提高辦公室文書處理質量和效率策略探討

劉冰霜

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-01

摘 要 辦公室是單位的重要部門，也是重要科室，在工作上承當著信息傳達，綜合諧和，內部管理以及會議接待等工作職責。辦公室的文書處置成為單位綜合信息中心，在工作中具有重要的作用，要想提升辦公室文書處置的質量以及效率就需求停止戰略的優化和考量，基于此，本文對其停止多項性的剖析和研討。

關鍵詞 辦公室 文書處理 質量 效率 策略

辦公室文書處置工作的方式十分多，很多單位在文書處置方面遇到了十分棘手的問題，因而對文書處置工作停止細化和研討是十分必要的，不只可以提升工作人員的義務認識，還能夠提升對文書處置的程序認識，并且得到相關工作部門的支持。以下是對辦公室文書處置質量提升停止的戰略討論。

一、辦公室文書處理的主要內容分析

在辦公室中文書處置的主要工作內容包含對綜合部門各個類別工作事宜的處置，對各項文書的打印以及派送，將單位一些信息傳達給其他部門，收取相應的資料。文書的收發也應該停止及時的注銷和審閱，以此做好相關檔案的失密工作。此外，還要對投訴事情停止處置，借貸投訴者，關注單位考勤，及時接聽辦公室電話等，以便保證各項事物都可以墨守成規的完成。辦公室文書工作的內容很多，量很大，也十分復雜，需求在理清眉目的狀況下逐一處置，文書處置人員需求有義務認識，有主人翁認識，還有激烈的學習認識，這樣才干保證各項工作的有序、有效停止

二、提升辦公室文書處理工作效率的策略

（一）不斷增強工作人員責任意識，培養工作人員的辦事能力

辦公室的文書處置工作需求工作人員有一種義務認識，在這種義務認識的引導下，工作人員才干夠雜亂無章的停止工作，也可以提升工作效率。因而，作為辦公室文書處置人員，需求在工作中做到以下幾點：首先，將本人的思想道德程度和職業素質停止提升，在工作期間堅持豐滿的肉體態度，兢兢業業的工作，勤勤懇懇的學習，對文書處置一直堅持一種高度的熱情，經常參與到培訓過程中，注重本身技藝的進步，還要有努力研究的肉體，考究工作處置的效率與結果，注重過程，保證結果的稱心性。

（二）增強辦公室工作人員的程序意識，提升文書處理的效率

在辦公室中，要對各項文書停止處置，則需求工作人員有明晰的邏輯思想，保證各項工作展開的有序性，因而工作人員需求有縝密的程序性思想。從以下幾點動手停止工作：首先，在收錄文件工作的過程中，一定要有特地的人員停止拆封，根絕私自協助收取文件現象的發作，一切文件都要做好注銷，然后才干投入運用。在收取文件以后，需求對文件予以細致的，認真的核對，保證文件的內容和文書分歧，沒有出入。假如是標注“急”特”字樣的文件，工作人員能夠優先對其處置。其次，文件的注銷要分類處置。不同類型和不同用處的文件要分開處置，無論文件有多么緊急，都需求停止分類和注銷，這是必不可少的步驟，能夠運用標簽粘貼的辦法將文書按時按類別停止分類處置，以此更好的停止管理。辦公室人員在對文書停止審閱的過程中，要認真，要認真，本人檢查以后再送給指導停止二次審閱，以此保證文書沒有錯誤的狀況下才干停止下發。在指導指示以后的下發過程中，還要送到相關的部門停止閱文，閱文的狀況也要做好記載。關于一些秘密類型的文件需求在辦公室閱文，這樣做主要是為了避免泄密現象的發作。最后，文書立卷以后也要留意放置問題。安放的過程中，要留意一些防潮防蛀措施的運用，定時定期的對這些文件加以清點，及時的做好查找工作，以此保證文書的完好性和文書的失密性。另外，在發文的過程中，需求派專業的人員對資料停止打印或者校正和裝訂，并且對文件做好編號的處置，以便于發文能夠正常停止。從上述闡述中能夠看到，要培育文書工作者的程序認識，需求從工作的細節和方方面面動手，這也是文書處置的關鍵所在。

（三）不斷加強工作人員的學習意識，體現督查督辦的作用

首先，辦公室文書工作人員需求具備一定的政治素養以及道德質量，讓每一個部門的工作人員都可以樹立起一心一意的工作理念，讓工作態度愈加嚴謹有效，并且對本人的工作忠于職守，不但為指導效能，為整個工作部門和整個集體效能，成為組織的好助手，成為單位的主干員工，因而在平常的工作中要培育起踏踏實實做人和認認真真做事的態度，讓每一份工作都可以更好更快的完成。堅持廉潔自律的工作態度，積極的學習先進的文化學問，經常和文字接觸，從而學習政治、歷史以及經濟和法律方面的學問，并且熟習OA辦公系統的詳細操作方式。辦公室的督查督辦工作是為了更好的促進文書處置有效停止的一種工作方式，監視文書處置過程中存在的根本問題，以便于及時的開展問題和處理問題，促進文書處置效率的提升。

三、結語

本文對單位文書處置工作中的主要內容紀停止了論述，并且提出了文書處置工作效率提升的方法和戰略，以此讓文書處置工作可以更好的展開，不時的為單位作出更多的奉獻。除此之外，每一個文書工作人員還需求對本身素質和本身技藝有全面的認識，在日常的工作中留意積聚和提升。

參考文獻：

[1] 龔沙.提高辦公室文書處理質量和效率[J].環球市場信息導報，2014（45）：194-194.