計劃生育檔案管理創新及檔案管理數字化問題探討

崔慧

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-01

摘 要 隨著我國人口不斷增多，計劃生育檔案管理的問題也被提出，由于經濟時代的到來，國家信息化水平不斷地的提升，對于檔案管理也要有所創新，與數字化模式相接軌。本文就計劃生育檔案管理方面的問題進行探討，提出有建設性的創新性建議，提高管理效率和質量。

關鍵詞 計劃生育 檔案管理 數字化管理 創新性 管理問題探討

我國是世界上的人口大國，對于人口的管理一直是重中之重的問題。尤其對于計劃生育檔案管理方面，一直政府非常關注的問題。現如今是信息化時代，要把計劃生育檔案管理同數字化相結合，采取較為先進的管理方法，利用信息時代的優勢，在工作中，不斷的更新信息，對舊檔案整理、歸檔、上傳網絡、加入保密管理等，通過這樣的方式，既方便了工作人員辦公，又節約了空間，提高效率。

一、數字化管理檔案的優勢

采取數字化管理計劃生育檔案是目前較為新穎且較為高效率的管理辦法。其優勢如下：第一，借助于互聯網快速的運行模式，把計劃生育檔案逐步地更新和整理，縮短了工作時間，提高了辦事效率；第二，把計劃生育檔案上傳至互聯網，更加方便其他部門提取有用信息，改變過去手工查找的方式，為工作人員提供了較大的方便；第三，每個時期都會有不同的計劃生育類活動，而使計劃生育檔案管理數字化以后，就可以通過信息查找出所要尋找的人或者事件，便于活動的開展和工作的處理。由此可見，計劃生育檔案管理數字化是必然趨勢，也是最好的管理方法。

二、計劃生育檔案管理的創新策略

（一）深入理解創新、全面普及創新

要想真正的把計劃生育檔案管理做到全面數字化發展，就必須要認識到創新的重要性。在軟件方面，工作人員要總結出一套較為合適的操作方式和管理模塊，使之得以在軟件操作中實施；在硬件方面，單位要提高電腦硬件設施，使之可以承載較為龐大的計劃生育檔案信息，確保存儲不受影響。

（二）合理管理檔案、提高工作水平

計劃生育檔案管理一直是一項較為繁冗的工作，也是一項重復性較高的工作，針對這樣的工作狀態，要不斷的提高工作人員自身的業務水平，對工作人員普及數字化的優勢，把數字化充分的應用到工作中；與此同時，在更新信息時，要不斷的合適檔案錄入是否正確，對特殊標記的事項要做好記錄；此外，還要注意及時刪除無用的信息，對已經歸檔的檔案做好保密措施，不能隨意的泄露個人檔案信息，做好信息的維護工作，提高工作效率的同時提升工作水平。

（三）全民標準化管理、推進檔案管理落實

隨著時代信息技術的快速發展，計劃生育檔案管理工作也要普及數字化管理模式。單位要引進先進的操作軟件和設備，對過去手工錄入和辦公的操作予以取締。要求每一位工作人員能熟練掌握數字化管理計劃生育檔案的操作方法。在工作中積極發現問題，提出創新性的策略或者問題，全民重視數字化管理，查缺補漏，不斷的完善管理系統，逐步推進檔案管理與數字化操作的完美結合。

三、探討管理問題、提高數字化效率

（一）處理好保密檔案、做好防范工作

我國有很多計劃生育檔案是不能隨便公開泄露的，針對此項要求，對計劃生育檔案管理實施數字化是一項挑戰性的工作。工作人員要對保密檔案進行加密處理，同時，可以采取防火墻等方法對侵略性病毒予以防范。此外，也可以對檔案設定二維碼管理模式，借助于二維碼的復雜結構來提高檔案的秘密性。利用此類方法，可以更好的提高計劃生育檔案管理的安全性，保護公民的隱私。

（二）網絡存儲信息與實際檔案有效結合

數字化管理提倡把檔案信息存入互聯網絡，從而實現信息的集中化管理，以使得檔案可以更加全面和完善的保存。但是，數字化管理也存在一些問題，有些信息容易丟失或者存儲錯誤之后無法找到原稿進行校對更正。針對這樣的問題，工作人員就要做好實際檔案的保存和管理工作，在數字化信息錄入之后，必須要進行認真核對，對于有疑難問題的檔案，應該保存原稿，以備后用。另一方面，在查找檔案時，要設定一些快速查找檢索功能，方便查詢人員可以在較短時間內尋找到想要的結果，提高工作效率；在檔案歸檔之后，要定期維護和更新，確保檔案正確性、辦事效率化、管理數字化運行，通過良好的創新性策略使得實際管理與網絡管理可以融洽的結合，促進計劃生育檔案管理邁向新的發展道路。

四、結語

綜上所述，采取創新型的管理辦法，將計劃生育檔案管理與數字化相結合，使得計劃生育檔案管理不再是一個難題。隨著信息不斷的更新，計生管理方式也在不斷的創新和更改，緊跟數字化發展的步伐；同時，工作人員利用數字化管理，去篩選有用的信息，更好的為人民服務，從而全面的提升我國計劃生育管理水平，提高計生問題的解決能力，進而提高工作效率。

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