彩票行業檔案管理常見問題和對策研究

郭士杰

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-02

摘 要計算機技術的飛速發展，使人們進入了信息時代。網絡的普及，對彩票行業檔案管理工作提出了更高的要求。為了適應時代變化，必須加強彩票行業檔案管理工作。本文首先分析了彩票行業檔案管理工作存在的四大問題，并提出了加強彩票行業檔案管理工作的六大措施。

關鍵詞彩票行業檔案管理常見問題對策

一、彩票行業檔案管理問題分析

隨著社會經濟的不斷發展，人們生活水平的提高，購買彩票的人數增加，彩票業務的范圍也逐漸的擴大，與此同時，彩票行業檔案管理仍存在一些問題。

（一）行政功能與業務功能相統一，致使管理難度增加

在我國，彩票由事業單位（即彩票中心）進行售賣，故其行政功能與業務功能相統一。并且，彩票的管理部門較多，為該類型彩票的相關部門、財政監管部門、全國彩票發行機構，同時，全國彩票發行機構又分為中央與地方。多個管理部門使得檔案流向不明、檔案缺失現象時有發生，這導致檔案管理工作難度增加，彩票檔案管理落后于彩票行業的變化。

（二）市場變化快，致使彩票種類及數量多

社會經濟的發展，人們生活水平的提高，使得人們更加注重精神文化的享受，這間接增加了彩票的需求量。同時，彩票市場的不斷變化，科學技術的不斷發展，促使電視彩票以及即開彩票的種類增加，彩票的玩法增多。任何一種彩票的宣傳方案、銷售、發行方式的改變以及樣票的收集等，都涉及到彩票檔案管理的資料收集、歸檔、分類等。彩票市場變化快、彩票種類多，對于彩票檔案管理工作提出了巨大挑戰。

（三）缺乏統一管理系統，致使管理不規范

目前，由于各地經濟水平、管理水平不同，各地彩票檔案管理的標準不盡相同。如：收集標準不同導致歸檔編號不規范、檔案標題格式不統一；檔案管理標準的不一致，多部門管理導致部分檔案卻在缺少、混亂的現象等。因此，必須建立全國統一的彩票檔案管理標準，實現檔案的標準化管理。

（四）低標準管理，致使查閱效率低

雖然彩票行業檔案檢索有人工手動檢索與計算機檢索兩種方式，但采用人工手動檢索的比例很高。雖然有各種輔助工具，但人工手動檢索的效率仍比較低。同時，由于電子檔案不全，或者電子目錄名單不全，致使計算機檢索發揮的作用有限。

二、加強彩票行業檔案管理的重要舉措

（一）合理規劃檔案室

檔案記錄了彩票行業的發展歷史、彩票種類增加史，也記錄了彩票事業單位日常管理的具體情況，真實反映了該行業的每一次重大變化。為了更好的管理檔案，首先必須選擇一個合適的地方建立檔案室。基于檔案的安全，檔案室不能設立在辦公大樓的底層或者頂層，門與窗戶必須進行加固處理，避免檔案被盜。同時，檔案室應同辦公室分開設立，避免二者材料混淆。并且，檔案室必須具備良好的通風條件，有條件的情況下，在檔案室安裝溫控裝置，將溫度常年控制在14到24攝氏度內，且相對濕度應保持在45%RH到60%RH得而范圍之內。合理規劃檔案室，是科學管理檔案的首要條件。

（二）加強對檔案管理工作的重視

只有思想上意識到檔案管理工作的重要性，行為上才會重視檔案管理工作。彩票單位必須加大宣傳力度，讓工作人員從思想上提高對檔案管理的重視程度。同時，加大對檔案室建設的時間、人力、物力的投入力度，打造高標準的檔案室，從行為上突出對檔案管理的重視。建立健全相關的規章制度、人事結構，提高彩票檔案管理水平。

（三）完善檔案管理制度

檔案管理制度是實現檔案管理工作規范進行的重要依據，是實現科學管理的關鍵。為了建立健全檔案管理制度，首先，要設立專門的檔案管理領導小組，對彩票行業的所有檔案實現統一管理，規范檔案管理工作；其次，做好彩票檔案歸檔工作，由專人負責，任何人不得以何種理由私自阻止檔案歸檔；同時，為了對檔案進行日常的整理、維護，需設置專職或者兼職檔案管理人員。該管理人員必須認真、負責，定期查看檔案，避免潮濕、蟲蟻等對檔案造成破壞，做好防盜工作；最后，建立健全檔案收集、歸檔、分類管理、查閱、檔案保密即安全、電子檔案處理等制度，實現檔案管理有規可依。同時，依據相關法律法規，健全彩票檔案管理人事結構，明確各個崗位職責。對于重要的、秘密檔案的查閱、銷毀等，必須經過特定人員審核、批準才可進行，且實施過程中，需嚴格履行處理程序，不得為提高效率盲目地簡化程序。借閱檔案歸還后，必須及時檢查，發現損壞、失密等問題，上報領導，及時補救。

（四）推進檔案管理信息化進程

計算機技術的飛速發展，使人們進入了信息時代。網絡的普及，對檔案管理工作提出了更高的要求。為了適應時代變化，必須積極推進彩票行業檔案管理的信息化進程。首先，為檔案室配置檔案管理專用計算機，并對上面的檔案管理軟件及時更新；其次，將檔案室中的檔案進行掃描，錄入電子檔案庫中，并按照一定的順序錄入文件名，建立電子目錄，以便于查找；同時，必須安排專門人員對電子檔案庫進行管理，該工作人員必須掌握一定的計算機操作技術，能夠錄入、查找、調出檔案。并且，工作人員有責任意識以及安全意識，不私自下載電子檔案，不外傳涉密檔案；對于一些重要的資料，不論其為何種形式（文字、圖片、視頻、聲音等），都要進行編碼處理；在使用計算機查閱檔案時，不得私自對檔案內容進行修改或者刪減；最后，要加強電子檔案的安全防護工作。互聯網技術的發展，黑客的產生，使得電子資料泄露風險增加。為了做好安全工作，必須定期對檔案管理專用計算機進行檢測、殺毒，定期請專業人員對計算機進行維護。

（五）加強檔案管理安全防護工作

彩票檔案，尤其是即開型彩票檔案，必須做好安全、保密工作，其管理工作的好壞，直接影響到彩票單位、社會大眾的利益。

首先，彩票單位應嚴格遵循檔案法、保密法等相關法律法規。從物質條件上，為檔案室配備保險柜、防盜鎖等防盜設備，最大程度降低檔案室被盜風險。同時，對于一些失去價值的彩票、資料應按程序及時處理。

其次，注意檔案收集過程的保密。之所以進行檔案管理，是因為這些檔案本身有使用價值。在收集檔案時，首先要判斷該資料是否具有利用價值。這項工作必須由專業人員進行價值判斷，杜絕沒有價值的資料歸檔占用存儲空間。涉及到彩票發展歷史，或者與彩票相關的事件都應收集歸檔。對于歸檔的資料，可以按照時間或者事件類別進行管理。同時，對于歸檔材料還可設置保管時間以及保密程度。只有實現歸檔工作的規范進行，才能夠科學、有效的使用檔案。同時，對于借閱檔案的人或者單位，必須嚴格檢查，看其是否有借閱資格，對于不在其借閱范圍內的檔案，堅決不予提供。

（六）積極提高檔案管理人員綜合素質

彩票單位應定期組織檔案管理人員進行業務及知識培訓，讓其熟悉與檔案管理相關的法律法規，及時掌握新的檔案管理觀念、方法，引導其樹立責任觀、安全觀、保密觀。同時，還可以邀請專門研究檔案管理的專家開講座，讓管理人員明白其工作的重要性以及檔案管理的意義。當然，彩票單位在選擇管理人員時，應提高聘任門檻，對管理人員的學歷、技能、道德修養做出明確說明。

三、結語

信息社會的不斷變化發展，對彩票行業檔案管理工作提出了新的要求。為了解決彩票行業檔案管理現存問題，提高其管理水平，要做到：首先，重視檔案管理工作，合理規劃檔案室；其次，建立健全檔案管理相關的規章制度，實現檔案的標準化管理；同時，完善檔案管理人事結構，實現統一指導與管理；再次，引進檔案管理專用計算機，積極構建檔案管理信息系統；最后，運用多種手段，提高檔案管理人員的綜合素質，做好檔案的安全防護工作。

參考文獻：

[1]曾菊香.如何加強彩票行業檔案管理[J].商，2015（24）：17-17.

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