加強高校儀器設備管理 保障國有資產安全完整

趙慶雙, 高云峰, 竇 瑩, 陳 輝, 王旭東

(清華大學 實驗室與設備處, 北京 100084)

資產管理

加強高校儀器設備管理 保障國有資產安全完整

趙慶雙, 高云峰, 竇 瑩, 陳 輝, 王旭東

(清華大學 實驗室與設備處, 北京 100084)

從資產管理的角度,總結了高校儀器設備管理的主要特征及特點,分析了高校儀器設備管理中存在的問題；從規章制度建設、管理隊伍建設、信息化建設以及定期做儀器設備資產檢查等出發,提出了相應的措施和建議,以便加強高校儀器設備管理,保證高校儀器設備賬物相符、賬賬相符,保障高校國有資產的安全完整。

儀器設備管理； 國有資產安全； 規章制度建設； 資產檢查

高校儀器設備是學校進行教學、科研和社會服務的物質基礎和重要的條件保障,是衡量高校辦學規模和辦學水平的重要指標之一[1]。高校儀器設備是國有資產的重要組成部分,根據我校2014年底的財務決算報表,儀器設備資產(賬面原值)在固定資產中所占比例為50%,在國有資產中所占比例為16%,由于儀器設備在國有資產管理中的特殊性、復雜性以及在高校教學、科研中發揮的重要作用,保障儀器設備資產的安全、完整,任務很重,責任很大。

1 保障儀器設備資產安全完整的目的及意義

隨著國家“211工程”“985工程”等項目資金對高校的大力支持,高校儀器設備購置量顯著增加,擁有量逐年加大,管理工作量隨之加重。我校每年儀器設備新增3萬多臺件,價值8億元左右。對于每年如此大幅度增加的資產量,做好儀器設備資產基礎數據的管理非常重要。建立完整、準確的儀器設備資產檔案信息,及時、便捷地提供資產的基礎數據,實現從國有資產配置、招標采購、建賬、使用到處置的全過程增減變動的動態管理與監控,既有效降低資產管理成本、提高工作效率,又為學校領導科學決策提供依據[2]。

隨著科技的快速發展,儀器設備尤其是電子類設備更新換代日新月異,老舊、閑置設備的淘汰和報廢會與日俱增。對高等學校淘汰、報廢和閑置儀器設備的處置管理是學校儀器設備管理工作的重要組成部分,是國有資產管理的重要內容。做好儀器設備的處置管理工作,可以及時清理不良資產、促進教學和科研儀器設備及時更新、有效利用實驗室面積、改善實驗室環境、保障實驗室安全,有效提高實驗室的建設水平[3]。

2 高校儀器設備管理的特點

2.1 高校儀器設備數量大、分布廣

儀器設備在高校中數量大、分布廣。在我校,截止2015年底儀器設備存量達28.5萬臺,價值70億元。這些儀器設備分布在全校140個院、系、所、中心、部、處等行政單位,而且學校每個單位的研究所、實驗室、科室的個人都是設備的使用者、保管者,涉及使用的人數多,覆蓋面廣。再有,儀器設備存放地點廣,不僅分布在高校的教學、科研單位,還存在于行政辦公和后勤保障等單位。從分布的空間來看,有的儀器設備分布在天上,如小衛星、飛行器等,有的分布在地下,如環境及水利設施監測儀器等。

2.2 高校儀器設備品種繁多、專業面廣

高校儀器設備品種繁多,用于各個學科方向。有的設備體積很小,但是價值很高,如傳感器等,使用、保存的過程中很容易遺失；有的設備屬于兩用(辦公、家庭)設備,如照相機、筆記本等,容易公物私用；有的設備必須安裝在戶外或者在戶外使用,如環境監測設備等設備,難于回收；有的設備用于探索性或者破壞性實驗,如發射小衛星、汽車碰撞實驗,同樣難于回收并且報廢年限很短；有的設備用于放射性實驗,需要專業人員進行回收處置；還有車輛等特殊設備等。因此,由于高校儀器設備品種繁多、專業面廣,教師和學生都是資產使用者,有人比較負責任,有人則疏于管理,造成儀器設備比較難以保障安全和完整。

2.3 大型、精密貴重儀器設備擁有量較大

隨著高校教學、科學研究的快速發展,以及尖端科技的需求,對于儀器設備有更高的配置需要。到目前為止,我校單價40萬元及以上用于教學科研的儀器設備1 916臺件,價值24.43億元；200萬元以上的設備275臺件,價值11.02億元。這些大型、精密貴重儀器設備為學校的核能、生命科學、信息技術以及自動化等研究提供支持。有了這些世界先進儀器設備,學校科研團隊可以在某些科技前沿領域進行深入的研究,獲得科技新成果,并在國際頂級刊物上發表文章。做好儀器設備的管理,保證貴重儀器設備的正常使用及安全運行才能保證學校教學、科研的正常開展。

3 儀器設備資產管理中存在的問題

3.1 儀器設備資產賬外滯留

高校儀器設備購置渠道多元化,絕大多數設備的資金來源是財政性經費,但是有相當一部分是接受捐贈的,有橫向課題經費購置的,信息不對稱,資產管理員對本單位某些非主流來源的設備不清楚,因此造成部分設備沒有建固定資產賬,影響國有資產的安全和完整。

3.2 儀器設備處置工作重視不夠

高校比較重視儀器設備的采購和建賬管理工作,而對儀器設備處置管理不夠重視,因為沒有資產處置制約機制。特別是近些年電子設備的更新換代加快,有些過期淘汰設備放在實驗室角落里很多年,既不做實物處置,也不做資產賬務銷賬,造成儀器設備呆賬現象。

3.3 儀器設備報廢手續不健全

隨著高校教學、科研任務的調整,學科布局的變化,樓宇的新建、裝修、改造等基礎設施的更新,在搬遷、調整過程中有的單位隨意丟棄報廢儀器設備,沒有按照規定要求履行相應的報廢手續,因此形成有賬無物現象。

3.4 儀器設備管理意識淡薄

部分設備管理人員和使用人員對設備資產重視不夠；在教師退休或人員調離時,資產管理賬目或實物交接不清楚,使得儀器設備管理出現有賬無物或有物無賬現象。儀器設備管理不完善,甚至造成國有資產流失。

3.5 資產管理隊伍不受重視

儀器設備管理工作量大,有的單位資產管理意識不強,資產管理人員流動性強,尤其是實驗室的資產管理員經常有調整,人員素質參差不齊,業務不熟練,造成資產管理不夠規范。

上述問題盡管是資產管理過程中的少數現象,但是影響資產管理的賬實相符、賬賬相符原則的落實,造成違反資產管理的相關政策規定的現象,導致國有資產管理不完善。

4 加強儀器設備管理,保障國有資產安全和完整

根據《教育部直屬高等學校國有資產管理暫行辦法》(教財[2012]6號),國有資產管理的根本任務就是規范國有資產管理行為,合理配置和有效使用國有資產,防止國有資產流失,確保國有資產安全與完整,保障和促進高校各項事業發展。我校根據儀器設備管理的特點,落實教育部及學校的各項規章制度,從大局著想,從細節上嚴格把關,認真對待資產管理的每個步驟、每個細節,努力做好我校的儀器設備管理工作。

4.1 制度化、規范化管理儀器設備資產

我校非常重視儀器設備的制度化、規范化管理,重視規章制度的建設與實施。近些年國家越來越重視國有資產管理,隨著財政部、教育部對資產管理新政策及規定的不斷出臺,我校根據上級主管部門的方針政策,陸續修訂校內儀器設備等管理規定,包括“清華大學儀器設備管理規定”“清華大學儀器設備處置管理規定”“清華大學儀器設備損壞或丟失賠償辦法”“清華大學機動車管理辦法”等11項規章制度,制定、修訂儀器設備資產管理工作流程6項,制定、修訂3項工作指南。為方便校內人員學習和瀏覽,將這些規章制度、工作指南和工作流程放在校園網上,以便全校各單位教師和學生參閱，遵照執行。

4.2 加強資產管理隊伍建設,將崗位責任落實到人

我校儀器設備量大、面廣,因此我校資產管理隊伍實行校、院(系)、實驗室3級管理模式,指定專人管理、分級負責全校儀器設備資產。學校和院系級的資產管理隊伍絕大多數上能保持穩定,但是實驗室、研究所的資產管理員則流動性較大。根據學校現狀,我校采取措施加強資產管理隊伍建設,重視資產管理隊伍的培訓和提高其待遇,2年1次評選資產管理先進工作者,為他們頒發榮譽證書,以激勵機制調動資產管理員的工作積極性,將崗位責任落實到人,保證學校儀器設備管理工作的順利進行。

4.3 采取閉環管理模式做好儀器設備建賬管理

根據儀器設備資產管理的概念,所有購入、調入、自制、接受捐贈的儀器設備,不論其何種經費來源,凡屬固定資產管理范圍內的都要入賬,不得賬外滯留。做到賬物相符,賬賬相符,不重不漏。為提高資產管理效率,院(系)、實驗室將本單位新購儀器設備信息在本地計算機資產管理信息系統上錄入,并網上傳送至學校實驗室與設備處。實驗室與設備處在網上審核建賬信息,合格后賦予儀器設備編號。院(系)、實驗室在本地計算機上打印出建賬的儀器設備信息,作為儀器設備財務報銷憑證,附加相關的購置發票,才能進行財務報銷。這樣保證了每臺新購的儀器設備都能建立資產管理賬目,形成了規范的管理模式。

4.4 開發資產管理信息系統軟件,高效率地做好資產管理工作

我校非常重視儀器設備資產管理信息系統的建設。1998年利用網絡技術開發了資產管理信息系統,儀器設備建賬信息可通過校園網進行傳輸,實驗室與設備處直接在網上進行審核建賬,提高了工作效率。2004年對資產管理信息系統功能做了較大調整,將管理和查詢權限進一步開放到實驗室和課題組,對應院系以下的實驗室、研究所管理者,使建賬更及時、查詢更方便。 2005年在儀器設備管理上全面采用了條形碼識別技術,每臺儀器采用條碼標簽進行標志,方便資產清查時快捷掃描核實。2013年又開發了基于B/S模式的新的資產管理信息系統,軟件功能得到大幅度提高。

4.5 定期做好儀器設備資產檢查,及時解決存在的問題

為了保障國有資產的安全和完整,我校堅持每2年進行1次儀器設備資產檢查,至今已經實施了10多年。每次資產檢查除了指定檢查儀器設備的價值范圍外,還設立不同檢查重點進行專項檢查。有時以進口免稅設備的檢查為主,有時以地址遷移的院系儀器設備檢查為主,有時以接受捐贈儀器設備為主。每次要求各單位根據規定做全面的檢查,院系組織自查,并上交自查總結報告，學校組織抽查落實。

2016年我校積極配合教育部組織的教育部直屬高校資產清查工作,根據我校儀器設備資產的數量大、分布廣、品種多、價值高的特點,盡快制訂資產清查工作方案,提早布置工作,給院系留出更多的時間進行清理和檢查,以期克服困難,按時完成資產清查的任務。在全校各單位的共同努力下,在相關部處的支持下,不僅按時完成儀器設備資產清查工作,還對全校20個單位的儀器設備情況進行了比較全面的檢查。

通過開展儀器設備資產盤點,能夠對各單位儀器設備管理和使用情況進行全面的摸底,發現儀器設備管理存在的問題,針對問題及時提出解決方案,以避免類似的問題再次發生。

4.6 及時做好儀器設備資產處置,做好報廢儀器設備實物回收

根據學校規定,所有的儀器設備,無論是購入的、調入的，還是接受捐贈的,無論其經費來源如何,都屬于國有資產,任何單位和個人都不得擅自處置。儀器設備處置工作由實驗室與設備處負責。

4.6.1 嚴格按照儀器設備處置權限進行審核或審批

我校對于儀器設備的處置工作實行分級審批制度,嚴格把握設備的報廢審核標準,避免儀器設備在處置環節出現問題,造成國有資產流失。首先由實驗室資產管理員提出儀器設備報廢申請,實驗室主任審核后報院系領導審核。院系領導審核同意后報學校實驗室與設備處資產科匯總。主管資產科的副處長負責審批單價10萬元(含)～40萬元的儀器設備處置申請；實驗室與設備處處長負責審批價值單價40萬元(含)～100萬元儀器設備的處置申請；對于單價100萬元(含)以上的儀器設備的處置,則需要通過主管校長審核,根據需要將相關資料準備齊全后上報教育部或財政部審批。

4.6.2 及時組織報廢儀器設備回收入庫,做好賬務核銷

儀器設備處置申請得到審批后,學校指定專人每周到院系實驗室回收報廢設備,并運送到學校倉庫暫存。學校收到報廢設備實物后,憑學校和院系雙方簽字的“報廢報損儀器設備上交清單”以及“儀器設備處置申請”及時進行資產賬務核銷。如果發現有儀器設備丟失或損壞的現象,則責成院系對設備的情況進行全面的調查并做出解釋,提供丟失情況有關證據,并按照“清華大學儀器設備損壞或丟失賠償辦法”執行。對于正常的儀器設備報廢,可以及時銷賬；對于儀器設備報損或丟失,為避免國有資產流失,做好資產評估,公平處置,并做好資產管理方面的安全教育,起到警示作用。我校每年處置儀器設備近萬臺件,賬面價值(原值)超過1億元,所有儀器設備處置收入按照國家規定全部上交國庫。

5 結語

學校儀器設備數量大、分布廣、品種繁多、專業面廣,比較復雜,管理難度大,我校通過規范化、制度化管理儀器設備,通過開發資產管理軟件實施信息化管理,通過加強資產管理隊伍建設,將崗位責任落實到人,以及定期進行資產清查,及時解決發現的問題。總之,在保障儀器設備安全和完整方面做了許多工作。隨著科學的進步,學校建設的進一步發展,還會產生一些新的問題,需要不斷探索,采取有效措施,努力做好儀器設備的管理,保障學校教學科研工作的順利發展。

References)

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Strengthening management of instruments and equipment in colleges and universities to ensure safety and completeness of state-owned assets

Zhao Qingshuang, Gao Yunfeng, Dou Ying, Chenhui, Wang Xudong

(Office of Laboratory and Equipment, Tsinghua University, Beijing 100084, China)

From the asset management, the main characteristics and features of the management of university instruments and equipment are summarized, and the existing problems in the current management of university instruments and equipment are analyzed. In line with the construction of rules and regulations, management team construction, informationization construction, regular asset checks for instruments and equipment, etc., several measures and suggestions are proposed to strengthen the management so as to make sure that the accounts are in conformity with instruments and equipment and the accounts are accurate by themselves, and ensure the safety completeness of the state-owned assets.

management of instruments and equipment; safety of state-owned assets; construction of rules and regulations; asset check

10.16791/j.cnki.sjg.2017.01.065

2016-10-14

趙慶雙(1965—),女,河北唐山,碩士,副研究員,主要研究方向為資產管理.

E-mail：zhaoqs@tsinghua.edu.cn

G474

A

1002-4956(2017)1-0260-03