淺議財務信息化平臺建設對提升企業財務管理水平的推進作用

王青

摘 要 本文主要探討企業利用信息技術手段，將原本分散、管理層次不一的各類軟件系統進行有效的融合，徹底實現財務、業務一體化管理，在提升經營業績的同時兼顧企業風險防控，使得經濟業務開展更規范，財務監管范圍更全面，促使企業資金使用和防風險水平快速提升，實現服務與監督機制相均衡的財務管理狀態。

關鍵詞 信息化 集成 財務管理 提升 目標

一、引言

伴隨著中國經濟的強勢發展，企業對管理效率的要求不斷提高，高效、領先、穩定的信息化系統已經成為企業開拓市場經營、增強市場競爭和堅持可持續發展的一把利刃。以筆者所在企業（以物流、物資貿易為主業的央企二級集團公司，以下稱“公司”）為例，近年來企業持續發展擴張，業務規模日益壯大，日常管理難度隨之不斷增加，財務管理風險，特別是資金風險日益突出，而傳統的管理模式已經不再適應企業的快速發展和市場變革頻率，企業管理者清楚意識到信息系統的開發與利用程度決定著企業發展的速度和發展前景，信息系統的優化與集成已成為企業立足市場的新的核心競爭力。

二、傳統財務管理模式弊端及改進措施

為了適應經濟形態轉化和社會進步，提升企業自身競爭力，財務管理模式必須要配合好企業內部管理轉型。財務管理必須順應潮流，充分利用互聯網資源，對所有的分支機構實行數據的遠程處理、遠程查賬、遠程報表和遠程審計等遠距離財務監控，掌握和監控業務銷售和庫存等實際情況。也就是說，企業要從過去的局部、分散管理向遠程處理和集中式管理轉變，只有這樣才能實時監控財務狀況、統一調配資金，回避高速運營產生的巨大風險。現在，越來越多的企業集團已經對財務管理模式有了新的認識，明顯意識到集成財務在企業管理與投資活動中起到的導向作用，越來越多的公司財務負責人也開始重視財務信息集成化的管理。那么，什么是財務集成管理和信息化集成管理，實施財務集成化管理對企業發展到底能發揮怎樣的作用？

三、集成化財務管理的意義

集成化財務管理可以為企業帶來的巨大經濟效益的吸引與誘導，使得集成管理理念逐漸滲透到傳統的財務管理實踐當中。其發揮的作用主要體現在以下幾個方面：

第一，有利于降低交易成本。傳統財務管理由于企業之間的交易活動存在許多障礙，導致成本居高不下。實行集成化財務管理后，各個企業在區位上可以相互靠近，通過空間集聚可以大大減少交易成本。

第二，有利于資源共享，獲得外部規模經濟。其實就是通過實現資源共享，加快資金周轉，降低各類成本，利用人才優勢促進企業技術創新、開放和競爭，從而獲得外部規模經濟效應。

第三，集成化財務管理可以大大加速企業理財的運作能力，既提高自身在資本市場上的應變能力，又提高在產品市場、內部管理方面的應變能力。

第四，有利于風險防范，通過信息匹配實現標準化操作，提高了內部審核監督，規范了制度執行，有效防止人為性質造成的風險漏洞。

四、信息系統集成和提升管理的關系

目前，我國企業信息系統的運用正面臨一個新的發展階段。一方面應用程序得到了迅速發展和普及，出現了不少高效的單項系統成果；另一方面，信息系統普遍分散存在，即每個公司，甚至到個別部門都開發了適用本身工作的管理系統，導致多重硬件平臺和軟件平臺共存，不能為企業決策提供綜合統一信息服務。

五、筆者所在企業基本情況及財務管理中存在的急需解決的問題

（一）企業基本情況

筆者所在企業以物資貿易銷售為主業，主要經營鐵路運輸、建設所需的鋼軌及配件、油料、火工品，大型基建項目所需鋼材、水泥等相關物資貿易、工程物流、物資倉儲、配送等業務，同時是鐵路建設項目部管物資代理公司和鐵路建設用鋼軌招標代理服務商。下轄20個全資子公司、8個控股子公司以及4個參股子公司，在多地區地設有70余分支機構，擁有全國25個交通樞紐城市的31處大型倉儲基地。

（二）行業現狀

到目前為止，真正意義上的鋼貿企業數量從原來的15萬家下降到8萬家左右，有2/3已經退出或正在退出市場，并且這種洗牌還將持續。幸存下來的鋼貿企業中，留守觀望、不能正常開展業務的空殼公司也占到20%左右，真正能夠保持以往年度經營水平的不到40%。

（三）自身財務管理現狀及問題

限于外界環境因素，筆者所在企業多少也受到了市場環境的影響，出現了不小的資金回流風險。眾所周知，貿易型企業是資金密集型企業，資金就是企業的“血脈”，筆者所在企業內部組織層級多，業務范圍廣，資金需求量大而分散；業務環節中上下游客商數量多，自身要求與客戶需求各有不同，導致了業務模式或流程細節煩瑣，結算方式多樣化，這就更加要求企業財務在商品流轉、儲藏和資金運籌方面必須具備謹慎的管理素質。

財務資金管理與控制方面，近年來公司一直實行資金集中管理，主要表現為定點上劃、審批下撥，充分發揮資金內部調劑作用，建立收支兩條線原則。特別是在“NC資金管理軟件”的開發上線后，公司銀行賬戶的開立審批、資金需求計劃的報批、資金定點上劃、資金分配撥付和資金占用情況的計算全部實現線上處理，有效提高了公司資金使用效率和降低了融資成本。這些舉措主要體現在公司賬面現有資金的管理和分配上，公司資金管理雖然取得了一些成效，但依然存在一些管理缺失，特別是在公司業務開展過程中對資金去向和回流情況一直無法做到實時監督，導致很多隱形風險。

主要問題表現有：

第一，銀行賬戶監控不到位，資金集中管理有提升空間。實際情況中，個別下屬成員單位為了資金使用便捷，減少審批流程，存有私自開立銀行賬戶不上報現象，并將經營回流資金藏匿于此賬戶中不做歸集，在集團監管外私自支配使用，大大增加了資金使用風險。

第二，內部資金使用不規范，易于出現違反支付規定的現象。集團公司要求所屬下級單位在申請內部調劑時必須明確款項用途，但資金撥付后可能存在滯留或挪作他用的情況，嚴重影響到集團公司整體資金支配和資金安全。

第三，合同簽訂不嚴謹、業務開展較為隨意。實踐中，個別下屬成員單位合同簽訂不嚴謹、不規范，不按規定嚴格履行合同義務，出現賒銷行為多、客戶回款慢的現象。很多企業都建立了合同評審管理體系，但審閱合同人員可能由于個人疏忽將不合規的合同審批通過，從前端就埋下風險。再有情況，合同條款內容是合理的，評審是通過的，但在落實執行中常有背離，如公司明確指出嚴禁賒銷，但對企業來說由于激烈的競爭，產品賒銷是永遠存在的，大量賒銷造成資金嚴重占用。另外，由于回款期限長、金額小，存在不同等級的減值風險。

六、財務信息集成體系的建立是解決企業現存問題的重要手段

我們既然清楚地看到了自身存在的問題和產生問題的原因，為了企業健康、平穩的發展，必須通過有效手段解決舊問題，遏制新問題萌生。而最好的辦法就是順應社會和經濟發展，建立企業自身強大的財務信息化集成體系。

（一）公司信息化推進進程

2009年，公司終止了財務端浪潮和業務端鋼聯系統的使用，全力打造了適合自身業務模式的ERP管理系統，將財務與業務信息在同一軟件中呈現，形成了從采購入庫到銷售出庫的一個鏈條管理，對提升庫存管理有了極大的幫助。而隨著市場的不斷變化，業務模式不再單一，ERP的使用也出現了弊端，特別是在資金支付環節上不能有效防控。為配合資金集中管理，將更多的人員從繁重而重復的基礎工作中解脫出來，公司投入大量時間和財力研發集團層面推廣的“NC資金管理軟件”。同時，公司門戶網、合同管理系統、客商系統和集中采購管理管理系統陸續開發完成，加之電商平臺“大宗物資網”的建立，公司已經有了較為全面，但又各自單一的信息化體系。2013年，公司開始研發“NC供應鏈系統”，并努力實現與企業客商系統、合同管理系統、物料系統和NC資金管理系統的有效銜接。

（二）信息集成系統建立成果

2013年9開始，公司選擇了業務較為全面的子公司作為試點企業開始“NC供應鏈系統”的研發，至2014年9月初見模型，后期將研發的中心轉入集團公司層面，繼續完善系統設置，在滿足現有模式的運行基礎上，同時考慮未來業務模式的變化，根據各成員單位的業務特點，不斷完善流程建設和流程管理。

“NC供應鏈系統”的運行模式是以合同為起點，以資金為主線，將客商、物料分類、會計科目、銀行賬戶的基礎資料進行統一管理，支持不同類型業務開展，通過合同管理系統、客商系統、物料系統、與資金管理等軟件的有效結合，形成系統集成體系，實現上級監督職能，加強資金支付控制。后期我們還將與更多的單項系統實現對接，實現更為高效的集成效果。

1.與合同管理系統對接，建立合同跟蹤，努力提升財務業務一體化進程。“NC供應鏈系統”是以合同發起，同時又以合同結束為閉環，也就是說每一筆業務的執行過程都必須在系統中與合同相關聯。以往業務人員自己登記合同臺賬，容易疏忽造成錯誤，查閱起來也不方便，現在由于與合同管理系統做了技術并聯，合同信息可以被直接提取，合同具體內容一目了然。系統關于商品入庫、出庫、付款、回款等操作環節，其中的商品型號、數量、價格等信息都要與合同信息相對應，財務人員對單筆合同的執行情況可以實時掌控，解決了付款依據不充分的問題，隨后系統還會將合同執行情況回寫到合同管理系統，形成信息對應，便于更多的人掌握合同執行情況。

2.與物料系統對接，改善庫存管理與監督。“NC供應鏈系統”建立了統一的物料分類原則，建立了龐大而標準的物料信息庫，有效提升了數據統計的準確性。在以往對庫存核算時，財務并不能完全實現數據實時管理，很多庫存信息嚴重滯后，財務人員無法掌握真正的庫存情況。比如貨物長期滯待或發出貨物未做結算的財務根本無法得知、債權確認不及時、回款期被人為拖后，新的業務開展又需要資金支持，嚴重增加了公司資金壓力和資金成本。

現在，系統對業務權限進行了細分，設置了采購崗、銷售崗和庫管崗，要求職權分離，后期一旦有商品入庫或售出業務人員就必須在系統中錄入出入庫信息，完全實現了商品流轉實時跟蹤，財務人員可以清晰了解本單位的庫存管理情況，可以有效督促業務結算和款項催收。

3.與資金管理軟件對接，規范資金支付和回收，嚴格執行合同條款。“NC供應鏈系統”與NC資金管理軟件同時運行后，在付款環節，集團公司可以對撥付資金的使用流向進行實時監控。單筆支付時，業務人員在編制付款申請時必須注明對應的合同信息，財務審核人員在付款審核時必須查閱該筆對應合同的情況，根絕合同結算方式和支付條款對付款信息進行審核，確保每筆款項支付都嚴格按照合同執行，當合同呈現大量預付且長期無商品入庫時，財務審核人員要詳細了解發貨情況，并合理控制支付。系統全面上線后，公司將更多地選擇銀企直聯和電子承兌的支付方式，從業務申請付款到款項支付出去全部在NC系統中完成，提高款項支付的時效性和實時跟蹤功能。在收款環節，各單位的收款賬戶首先必須是已經通過資金管理系統審批的，從而杜絕藏匿賬戶、藏匿資金的情況。單筆回款時，要求由業務發起，即收到款后由業務人員編制應收單，單據需與合同、出貨批次信息對應，明確是哪個合同、哪批次貨物的回款，當某合同呈現大額應收賬款時，財務人員可以控制出貨、控制開票，減少賒銷行為。

4.與客商系統對接，規范統計口徑。公司新增客商必須先走客商系統審批，審批通過后在“NC供應鏈系統”可以自動提取，以往各單位隨意添加客商，多字少字的現象頻繁，通過集中審核，避免了重復客商出現，集團公司財務可以直接查看同一客商下各下屬成員單位的業務開展以資金收付情況，對公司掌握債權債務關系有直接的幫助。

5.與久其報表系統對接，實現報表數據實時匯總功能。“NC供應鏈系統”將建立統一的報表模板，然后設計好提數公式，每月的報表數據將會自動生成，再通過與“久其報表系統”的技術并聯，今后報表的填報將變得尤為簡單，也許只需要輕輕點擊或者將模板數據導入即可生成，即準確又及時。通過此功能，集團公司層面可以輕松對下屬單位報表進行稽核，無需擔心賬表不一致的現象出現，有效提供財務分析與財務評價的數據支持。

（三）集成系統建立的最終目標

公司集成信息平臺建立的最終目標之一就是強化財務管理，通過對各類信息系統的技術銜接和信息提取，公司基本形成了符合自身需求的信息集成效果，對日后提升公司財務管理水平和領導決策建議有了強大保障，但這也僅是冰山一角，我們將通過不斷努力，爭取在以下三個方面取得更大地進步。

1.繼續優化資金調控。進一步提升資金控制和使用水平，后期將堅持以預算和計劃指標為管理導向，提升資金上存度，在準確了解各單位資金需求的前提下集中辦理資金分配、銀行授信、貸款、票貼等業務，切實降低公司整體的財務費用。通過對業務支付的集中審核，不單單要掌握資金流向，更重要的是控制資金流向，填補資金對外收支的風險漏洞，有效防止資金的坐收坐支現象出現。我們可以根據準確的資金計劃，將未來可能閑置的資金進行有效整合，通過銀行短期理財實現即期收益，創造資金價值。

2.增強財務執行監督。以往業務開展中，財務審核常受公司不同層面影響，可能出現個別違背規定或需要變通的情況，信息系統建立完善后，審批流程環環相扣，所有審批均按設定好的標準執行，杜絕一切人為操縱，防止潛在風險問題萌生。以往，公司多通過收集下屬成員單位上報數據的形式了解公司全面經營和資金情況，現在通過集成系統，公司財務人員可在事前、事中全程監控，強化預算執行分析。

3.提升領導決策。集成模式建立后可以全面綜合的反映企業資金、基礎核算、報表數據、預算執行的真實情況，為財務領導和公司領導提供完善的問題對策依據和發展決策依據，以保證企業領導在最短的時間做出最合理準確的選擇，帶領企業健康、快速發展。

七、實現集成化管理的保障措施

第一，注意內部溝通協調與管理。公司財務部應該充分借助信息化平臺，加強公司內部部門間的溝通和約束；加強對下屬單位成本費用、投資決策等財務事項的控制；充分發揮資金中心作用，優化資金結構。

第二，加快信息平臺和網絡技術建設。在適應自身組織結構變化和管理模式的前提下加快信息系統開發，為集成化財務管理提供堅實的基礎。

第三，改變思想，注重人才培養。人是集成管理的組織者和實施者，要通過學習培訓從根本上改變財務人員對集成管理思想的認識和執行，努力推動財務集成管理成型并深入。企業管理中財務管理是核心，而在外部市場風險突出和內部管理存在缺陷的前提下，如果能夠有效加強企業財務管理，特別是實現資金風險控制、規范會計核算，必能促使企業管理水平顯著提升，站穩腳跟。在國際化發展的今天，我們將繼續借助集成的管理思想和技術手段努力改善現有管理模式，為企業更好地服務。

（作者單位為中鐵物資集團有限公司）