電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展

周映月

【摘要】本文將從電子檔案和紙質檔案自身優缺點入手，結合現實背景分析二者整合利用與共存發展的現實意義和相關途徑，希望能為數字化時代下的檔案管理工作提供借鑒意義。

【關鍵詞】電子檔案；紙質檔案；現實意義；整合

隨著“十三五”規劃逐步推進科學技術的進步，電子信息化的辦公手段廣泛地應用在我國各個機關、團體、企業、事業單位，其中以電子檔案為主的檔案管理方式逐漸應運而生，但是傳統的紙質檔案因為其自身的優勢，使得兩種載體檔案在檔案管理工作中共存。這一狀態的出現是由于二者自身存在著各自的優勢和局限，同時具有合理的現實意義——我國大部分機構的電子檔案管理仍處于紙質檔案與電子檔案“齊頭并進”的階段，因此，在實際的檔案管理工作中，一般奉行的是電子檔案與紙質檔案的整合利用與共存發展理念。

一、電子檔案和紙質檔案的優點和缺點

電子檔案與紙質檔案作為文件存在的形式，承載著多種信息，真實地記錄著人類歷史社會活動的方方面面，可以通過保存、管理等方式為后人提供參考、利用價值。二者雖然有很多共同的特點，但是其自身的特殊性也決定著它們存在優勢和局限，正是這些優缺點，兩者之間的共存狀態起到了優勢互補的作用。具體來說有如下不同：

（一）信息存儲的載體。光盤、磁盤、硬盤、軟盤等都是電子檔案常用的存儲介質或者載體，它們能夠傳遞多種媒介的信息內容，如文字、圖像、聲音、視頻等等。而其存儲空間具有“海量”之稱，無論是磁盤還是光盤，它們對信息的存儲密度都非常高，同時節省了很多存儲空間。而紙質檔案主要以紙質為載體，對音頻等信息無法記錄保存，具有一定的局限性。這種檔案管理模式所需的存儲空間也遠遠超于電子光盤的存儲量。

（二）所需的物質基礎。計算機作為電子檔案運行的物質基礎，在檔案的收集、整理、鑒定、保管等方面都起到重要的作用。電子檔案以代碼的形式存儲于特定的介質上，依賴計算機軟件、硬件以及數據庫和網絡系統進行查閱或共享，因此電子檔案對計算機具有絕對的依賴性。而紙質檔案依靠人工手段進行收集和整理，采用了人們可以辨識和認讀的符號系統來記錄，因此紙質檔案具有相對獨立性和可識別性。

（三）信息安全可靠性。由于電子檔案特殊的信息存儲方式，其記錄的信息不完全依賴于載體和記錄方式，可以通過計算機系統拷貝在不同介質之間以達到信息共享的方便性。但是與此同時，這種方便性也帶來了不安全性，電子檔案所承載的信息可以隨意更改、復制、傳輸，使得檔案的安全性和可靠性都受到了影響。相對于電子檔案，紙質檔案就具有相對的穩定性，因為其信息載體是紙質實體，信息與載體之間不易分離，保證了檔案信息的安全性和可靠性。

二、電子檔案和紙質檔案整合與共存的現實意義

電子檔案和紙質檔案雖然存在不同的特性，但是擁有相同的本質屬性，在大檔案管理思想的基礎上，二者的管理思想是和諧共存的。盡管電子檔案不斷更新變化，但是，紙質檔案在檔案管理工作中仍占據重要的地位。這種檔案管理現狀不僅存在于中國各級檔案館的館藏中，西方發達國家的紙質檔案資源在檔案館館藏資源中也占據重要的比重。例如美國國家檔案館為了向公民和各個行政機關、國會、法院等機構提供必要的證據，收集和整理了100億具有憑證價值的紙質文件和計算機生成的各種格式的文件，其中紙質文件的種類和數量如下表1所示：

由此可見電子檔案暫時不能完全取代紙質檔案，紙質檔案具有其存在的現實意義。而面對電子檔案與紙質檔案長期并存的局面，我們檔案工作者應該主動迎接挑戰，分析現實新形式，尋找科學、合理、全面的檔案管理模式，促進電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展。一方面，發揮電子檔案管理的優勢；另一方面，完善紙質檔案管理功能。通過“雙軌制”即記錄相同內容的電子檔案和紙質檔案一并保存，既能夠保留歷史真實原貌，提供原始憑證，又能發揮電子檔案優越的檢索和利用功能。

三、電子檔案和紙質檔案整合與共存的相關途徑

現實國情決定著我國各個單位團體的辦公手段將長期處于電子檔案和紙質檔案共存的階段，針對新型的電子檔案，我們不能將傳統紙質檔案的管理模式生搬硬套到電子檔案管理中，因此對二者進行整合利用以達到共存發展的目的。

（一）文檔一體化管理系統的構建。為了應對日益增多的電子檔案，不少檔案工作者分別建立了電子檔案管理系統和紙質檔案管理系統，這為檔案管理工作增加了不少麻煩，而文檔一體化管理系統的構建就解決了這一難題。（下轉第104頁）（上接第102頁）首先必須為相同內容的電子檔案文件和紙質檔案文件建立相同的題名或者檔號，以降低工作繁復操作；接著在系統數據庫中分別標注文件的載體形式和存儲地址，以方便文件的后期整理。這樣有利于不同類型、不同載體的檔案管理集中在同一管理系統中，所有編目工作的繁雜性大大降低。

（二）檔案化標準接口的建立。若要實現電子檔案與紙質檔案一體化的管理，必須建立檔案管理系統與業務系統的檔案化標準接口，使得電子文件通過網絡系統及時歸入檔案管理系統。在相同的檔案管理系統中，一個檔案編號服務于相同內容、不同載體的文件，通過相同的分類標準來實現電子檔案與紙質檔案的一體化管理。而這一標準接口的建立，需要業務管理系統的主管部門進行核驗，確定其保存價值和保管時間，將電子文件及時歸入檔案管理系統的數據庫中。

（三）檔案服務平臺的設置。檔案管理工作包括整理和利用，在利用功能發揮方面，實現資源共享以及為人們提供方便快捷的檢索查詢等服務是電子檔案與紙質檔案共存的發展目標。這一服務平臺的設置涉及到檔案管理數據庫的及時更新、提供服務所依賴的平臺系統以及后期的管理運行，以此達到服務用戶、過程控制和結果控制一體化的實踐模式。為了實現經濟高效的服務效果，平臺功能要體現一站式的特點，例如提供在線查詢、預約、檢索等功能服務用戶。而用戶的涉及面可以根據平臺而定，不同角色擁有不同的管理權限，通過角色的選擇來限定不同的查閱權限，以此減輕檔案工作者的工作負擔，同時讓檔案管理系統的受益群體更廣泛，為人們的生活和工作帶來便利。

四、結語

總而言之，電子檔案和紙質檔案的整合利用作為一項系統復雜的工作，不僅考驗檔案管理人員的技術能力，其所涉及的影響因素也是多方面的，在實際的檔案管理工作中出現了二者重復建設的問題，以至于造成了資源的浪費。因此，檔案工作人員必須充分了解檔案管理的發展概況，嚴格按照規范組織檔案管理工作的開展，認真分析和總結現階段經常出現的實際問題，找出合理有效的解決措施，保證電子檔案和紙質檔案的整合利用高效進行，打造優質檔案管理系統，從而完善電子檔案和紙質檔案的局限性、提高兩者的融合力，滿足市民對檔案管理的使用需求。

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