現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響及對(duì)策探索

張紅星

【摘要】使用信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，不僅改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，而且實(shí)現(xiàn)了信息的傳輸和共享。有效地節(jié)約了人力物力，促進(jìn)企業(yè)信息的有效流通，推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。當(dāng)然凡事都有兩面性，企業(yè)檔案的信息化管理雖然帶來(lái)了積極的影響，但是也有著不可忽視的問(wèn)題所在，因此提高企業(yè)檔案管理的水平勢(shì)在必行。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；影響及對(duì)策

隨著社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入應(yīng)用，我們的生活已經(jīng)與信息技術(shù)息息相關(guān)。信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中得到了普及應(yīng)用，使得各個(gè)領(lǐng)域的工作都有了革命性的轉(zhuǎn)變。將信息技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)的檔案管理中，是企業(yè)發(fā)展的一大突破。因?yàn)槭褂眯畔⒓夹g(shù)獎(jiǎng)企業(yè)的工作資料轉(zhuǎn)換成電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅方便了企業(yè)的應(yīng)用和管理，而且提高了工作效率。企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是企業(yè)發(fā)展路線參考資源，對(duì)于企業(yè)中的資源整合和利用，有著極為重要的意義。雖然信息技術(shù)給企業(yè)的檔案管理帶來(lái)不少優(yōu)勢(shì)，但是仍然可以看到一些問(wèn)題的存在，因此在進(jìn)行管理的過(guò)程中，要揚(yáng)長(zhǎng)避短，才能為企業(yè)以后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理也從傳統(tǒng)的管理方式向信息化管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在此過(guò)程中，企業(yè)檔案管理也得到了一定的發(fā)展與完善。使得企業(yè)的管理者能夠從檔案中挖掘到更為有用的信息，方便了對(duì)企業(yè)資源的有效整合，因此對(duì)企業(yè)的管理更為完善。由于市場(chǎng)在不斷地變化，由于經(jīng)濟(jì)的全球化，導(dǎo)致企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力面向國(guó)際化，企業(yè)也逐漸脫離了政府。政府不再幫助企業(yè)管理檔案資料，再加上有些企業(yè)不重視檔案的管理，最終導(dǎo)致一些資料的缺失，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。我國(guó)企業(yè)大多數(shù)檔案管理制度存在著不可忽視的缺陷，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理成為空談，無(wú)法適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。因此提升對(duì)檔案管理部門的重視程度，是當(dāng)前最為重要的工作。

二、企業(yè)檔案管理信息化存在的問(wèn)題分析

我國(guó)企業(yè)雖然進(jìn)入到信息化時(shí)代，但是在轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，自然需要一定的適應(yīng)過(guò)程。企業(yè)檔案的信息化管理也是在逐步完善的過(guò)程中，存在一些問(wèn)題，主要有四點(diǎn)：其一，檔案管理人員的觀念并沒(méi)有轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)。傳統(tǒng)的檔案管理都是通過(guò)檔案資料室來(lái)進(jìn)行管理的，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)文本更加順手。檔案管理人員并不能很好地跟隨時(shí)代的發(fā)展來(lái)進(jìn)行信息化辦公，在這種情況下，自然存在著理念沖突。其二，檔案管理信息化存在安全性風(fēng)險(xiǎn)。雖然信息化辦公節(jié)約了人力物力，但是網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)很大，機(jī)密的檔案資料依舊存在著資料泄露等問(wèn)題。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)的漏洞，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的損失。其三，硬件設(shè)備不到位。檔案管理信息化需要企業(yè)花費(fèi)大量的資金來(lái)購(gòu)買先進(jìn)的電子設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的電子技術(shù)。這些對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，是一筆非常大的開(kāi)支，同時(shí)在購(gòu)買設(shè)備的時(shí)候，還需要實(shí)時(shí)對(duì)其更新和維護(hù)，這也是一筆不菲的開(kāi)支。其四，受外界影響很大。如果突然斷電或者機(jī)器故障，都會(huì)導(dǎo)致之前的工作毫無(wú)價(jià)值，因此對(duì)于電子化的檔案資料，多次備份是極為重要的。

三、企業(yè)檔案管理信息化的完善對(duì)策

企業(yè)檔案信息化管理一直處于完善的過(guò)程中，針對(duì)以上問(wèn)題，提出相應(yīng)的對(duì)策如下所示。

第一，改變傳統(tǒng)的管理理念。企業(yè)檔案管理要跟隨時(shí)代的發(fā)展而不斷地變化，因此采用現(xiàn)代化的管理理念是非常有必要的，因?yàn)樗梢蕴岣邫n案管理人員的工作效率。自經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展以來(lái)，企業(yè)面臨更為嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此提升其自身的競(jìng)爭(zhēng)力尤為重要，同時(shí)企業(yè)也需要應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的變化更對(duì)各方面的工作進(jìn)行改革，提高其管理的質(zhì)量。

第二，指定嚴(yán)格的管理機(jī)制。企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展需要制定詳細(xì)的管理方案，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都落到實(shí)處。提高企業(yè)決策者的重視程度，招聘安全性防護(hù)技術(shù)人才，用來(lái)保護(hù)企業(yè)的信息不被透漏出去。

第三，加大資金的投入。企業(yè)的檔案管理信息化自然離不開(kāi)軟件和硬件設(shè)備的支持，因此加大資金投入，引進(jìn)全進(jìn)的設(shè)備是非常重要的。雖然檔案管理可以手工完成，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，不利于企業(yè)的發(fā)展。第四，著重技術(shù)人才的培養(yǎng)。檔案管理質(zhì)量決定著企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展，而現(xiàn)今的管理理念需要優(yōu)秀人才的支撐。因此企業(yè)需要不斷提升管理人員的能力，在招聘檔案管理人才的時(shí)候，要嚴(yán)格進(jìn)行篩選，定期進(jìn)行職工培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠勝任工作。

四、總結(jié)

總之言之，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也步入了信息化管理。在檔案信息化的今天，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷變更，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，給企業(yè)的發(fā)展也帶來(lái)了極大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)為了市場(chǎng)的發(fā)展，對(duì)檔案管理也進(jìn)行了改革，雖然在變革的過(guò)程中遇到了一些問(wèn)題和阻礙，但是要對(duì)其進(jìn)行分析總結(jié)，找出相應(yīng)的對(duì)策，提高企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)以后的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

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