關于高校檔案利用的現狀調查和對策研究

張洪江

【摘要】本文主要闡述了目前高校檔案利用工作的現狀，并提出一些發展對策建議，以期幫助解決當前檔案利用工作中的問題，推動高校檔案利用工作的進一步發展和進步。

【關鍵詞】高校檔案；利用；現狀；對策

一、高校檔案利用存在的主要問題

（一）檔案利用意識欠缺。目前不少高校領導及檔案工作人員對檔案管理工作都存在不同程度的偏見，主要表現為“重保管、輕利用”的思想較為嚴重，使得學校檔案利用工作發展相當緩慢。

（二）檔案利用開放度不夠。當前高校檔案部門受傳統“檔案保密”工作觀念的影響，檔案館普遍封閉保守，利用對象僅局限為本校教職工和學生，對社會公眾的開放度不夠，阻礙了社會公眾對檔案價值的開發利用，這使得許多有價值的檔案長期被束之高閣，得不到充分利用。

（三）檔案館自身宣傳不足。長期以來，檔案館都給人以封閉、保守、沉默的印象，而檔案工作者也只是踏踏實實做好檔案的業務工作，缺乏對檔案館收藏、檔案利用方式、檔案館成果等的宣傳和介紹。檔案館的自我封閉和缺乏宣傳，影響了社會對檔案館的認知度。

（四）檔案價值開發深度不夠。目前高校的檔案利用大多還停留在“你查我提供”的初級階段，即為需求者提供檔案原件供查閱和借閱。檔案利用的“編史修志，宣傳教育，學術研究”等諸多核心價值基本沒有開發，大部分檔案整理歸檔后鮮人問津，檔案基于社會的真正價值沒有得到充分開發和體現。

（五）檔案專業人才缺乏。目前多數高校檔案工作人員配置標準偏低，專業人才少，臨時或兼職人員居多，而僅有的專職檔案工作人員大量時間都被耗在檔案的收集、整理、管理、服務等日常事務性工作中，檔案專業人才的缺乏導致檔案價值的深度開發利用工作停滯不前。

二、高校檔案利用改革和創新對策

（一）樹立正確的利用觀念。主要內容如下：1.改革高校檔案工作重心。如果說以前的重藏輕用是受到傳統的保密思想的影響，那么現在高校信息公開是不是給檔案開放利用工作提供了一個良好的契機呢？從國內外政府信息公開的實際效果來看，無不對檔案事業發展、檔案信息的利用起了重大的影響，帶來了館藏檔案利用的高峰。2.正確處理好利用與保密的關系。高校檔案機構在不涉及秘密、個人隱私和其它公開例外的情況下，應充分利用自由裁量權，減少檔案的保管期限，簡化利用手續，積極提供對外利用。3.從被動服務變為主動服務。高校檔案機構應改變“默默無聞”的傳統工作方式，通過宣傳來“消除檔案工作者與檔案利用者之間的信息不對稱”， 引起人們重視，引導更多的人來利用檔案。

（二）整合檔案資源，真正落實集中統一管理原則。做好高校檔案利用工作，就要真正落實檔案集中統一管理原則，把各類檔案統一納入到高校檔案機構的管理范圍之內。在制度建設上，可以通過向領導呈報專題報告、印發宣傳手冊等多種方式加強檔案法律法規的宣傳，讓整個單位熟知檔案法規的有關規定和要求，并結合實際，把檔案法規的要求落實到本單位的規章制度中去，明確檔案管理原則，做到有章可循。另一方面要爭取工作層的支持，求得響應效應，加速檔案資源的整合。高校檔案機構在做好應歸檔材料收集工作的同時，應根據學校每年總的工作安排，加強與歸檔部門的聯系并提前介入，認真指導和督促歸檔部門做好文件材料的歸檔，確保各種應歸檔材料齊全、完整、系統地移交到檔案部門。

（三）積極開發檔案信息資源，做好編研工作。受傳統重藏輕用觀念的影響，不少高校只注重收集和保管，并未重視檔案機構的完善和編研人員的配備，影響了編研工作的有序開展。我認為可以從兩個方面來建設檔案編研隊伍，一是在高校檔案機構內建立一支以檔案工作者為成員的編研隊伍，二是充分發揮高校人力資源優勢，成立一支以高校檔案機構參與、多部門聯合、不同類型人才共同組成的編研隊伍。各高校可以根據自身情況加以選擇，以確保檔案編研工作的可持續發展。從高校現有編研成果來看，存在只“編”不“研”的問題。因此，編研人員要緊扣學校發展主題，既要做好一次、二次文獻的編研，也要做好三次文獻的編研；既要注重常規編研，也要注重編研成果的創新，力求編研成果新穎、好用、針對性強。

（四）加大宣傳力度，提高檔案利用意識。高校檔案館要采取各種各樣的方式做好檔案宣傳工作，提高學校各界對檔案利用的認知度，促進學校檔案利用意識的形成。比如可采取的措施： 一是開辦檔案知識宣傳教育講座，普及高校檔案館的收藏內容、查找方式、借閱流程等知識，提高大家認識檔案、重視檔案、利用檔案的意識。二是編印“檔案利用指南”“學校檔案目錄”等宣傳冊，分發給在校師生、入校新生及社會大眾。

（五）加強部門聯系與合作，挖掘檔案利用價值。檔案部門應該加強與學校行政、科研、教學、后勤等部門的聯系與合作，共同開發有關項目，挖掘檔案在“編史修志，宣傳教育，學術研究”等方面的利用價值。比如利用的途徑有思想政治教育，整理挖掘歷屆優秀校友的“故事檔案”，作為先進榜樣用于新生入學思想教育等。

（六）探索現代化利用途徑。很多高校在現代化利用途徑上都開展了積極的嘗試，然而這種利用方式受到時間、空間和利用規模的限制，無法充分發揮檔案資源的價值。令人欣慰的是部分高校已著手建設數字檔案館，這給利用者帶來了諸多的便利，如無時空限制、可多人同時使用等，備受青睞。因此，應加快高校數字檔案館建設，為利用者提供現代化利用途徑。此外，高校檔案機構之間應加強合作，實現數字檔案資源共享。

【參考文獻】

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