淮安市科技計劃項目檔案管理思考

王東方++林靜++孫濤++朱小柱

【摘 要】科技計劃項目檔案作為科技檔案的一種，是在科技計劃項目實施全過程中直接形成的具有保存價值的第一手材料，是項目實施過程的完整、真實的反映。做好科技計劃項目檔案工作具有重要的現實作用和歷史價值。本文分析了淮安市科技計劃項目檔案的現狀、存在問題，并針對新形勢下如何進一步做好科技計劃項目檔案管理工作提出了相關建議。

【關鍵詞】科技 項目 檔案 管理

科技計劃項目是政府促進科技和經濟發展目標的有力手段，是政府運用資金和政策調控，組織和協調各類科研機構的活動，解決對地方發展有重大意義的科技問題的重要措施。隨著創新驅動發展戰略的深入實施和科技創新體系日益完善，地方政府對于科技計劃項目的實施也提出了更高的要求。科技計劃項目檔案作為科技檔案的一種，是在科技計劃項目實施全過程中直接形成的具有保存價值的第一手材料，是項目實施過程的完整、真實的反映。合格的科技計劃項目檔案可以為科技計劃項目全生命周期的管理提供及時、有效的信息，是對科技計劃項目執行、管理、監測、評價的重要依據。因此，做好科技計劃項目檔案工作具有重要的現實作用和歷史價值。另外，《檔案法》、《政府信息公開條例》等法律法規的頒布實施，也對科技檔案工作提出了更高的要求。因此，在新形勢下如何進一步做好科技計劃項目檔案管理就顯得尤為重要。

1 科技計劃項目檔案的概念及特點

（1）科技計劃項目檔案一般是指政府部門、社會組織或個人在科技計劃項目活動中形成的檔案。“科技計劃項目活動”主要包括對科技計劃項目的管理活動以及項目實施過程中開展的科研活動。因此，科技計劃項目檔案不僅包括科技計劃項目管理活動中形成的文書檔案，也包括科技計劃項目在研究過程中形成的技術檔案。

（2）科技計劃項目檔案貫穿了整個科技計劃項目的生命周期，真實記錄和反映了科技計劃項目從申報、立項、研究、結題以及實施跟蹤管理的各項工作內容，是重要的科技信息資源，也是對科技計劃執行和管理情況進行監測、評估的直接依據。而且，淮安市每年立項的科技計劃項目數量就達數百項，項目實施周期也較長（一般為1年及以上）。因此，淮安市的科技計劃項目檔案具有專業性、成套性、數量龐大及形成周期長等特點。

2 淮安市科技計劃項目檔案管理現狀

2.1 淮安市科技計劃項目體系

淮安市科技計劃項目主要包括：應用研究與科技攻關、產學研協同創新、知識產權戰略推進、軟科學研究（發展戰略研究）等四個基本專項和科技創新平臺與產學研載體建設、科技成果轉化、科技金融等三個重點專項。但是，每年，淮安市科技局會根據國家和省科技廳的科技計劃項目指南并結合實際情況進行相應的調整。以2015年度為例，淮安市設立的科技計劃項目體系如圖1所示。

2.2 淮安市科技計劃項目檔案分類

淮安市科技計劃項目的活動過程主要包括：項目申報、項目受理、項目評審、項目立項、項目實施、中期檢查、項目結題驗收、成果轉化、跟蹤管理等。因此，淮安市科技計劃項目檔案主要可以分為兩大類，一類是項目管理檔案，主要由項目管理部門保存和歸檔；一類是項目科研檔案，主要由項目承擔單位保存和實施歸檔。

2.3 淮安市科技計劃項目檔案管理現狀

由于科技計劃項目類別多，數量多，實施周期長（至少為1-2年），涉及到的項目承擔單位和主管部門也較多，因此，目前淮安市科技計劃項目檔案管理現狀主要為分散管理。科技計劃項目主管部門保存在項目申報、立項、結題驗收等過程中形成的檔案材料，項目承擔單位主要保存項目在申報、立項、科研、結題驗收過程中形成的檔案材料。目前，淮安市科技局作為市級科技計劃項目的主要管理單位之一，主要保存在項目申報、受理、評審、立項、監管、服務及結題驗收和后期持續跟蹤等過程中形成的檔案材料，而不同類別的科技計劃項目檔案又由各業務處室（根據職能）分別保管和歸檔。

3 淮安市科技計劃項目檔案管理中存在的問題

3.1 項目檔案管理不規范

跟項目檔案相關的制度制訂不完善，項目檔案的歸檔范圍和管理方式沒有明確規定，或者有了規定也未能堅決執行。

3.2 項目檔案材料不完整或缺失

少部分項目資料由于未能及時歸檔，已經查找不到。很多項目檔案材料存在缺胳膊少腿的問題，不能體現項目實施的全過程，不利于實施項目監管和促進科研成果轉化。

3.3 檔案管理方面投入不到位

由于部分領導不夠重視或者經費緊張等方面的原因，導致檔案工作人員配備不到位，檔案工作經費投入不足等，不能保證檔案工作的正常開展。

3.4 部分人員保護項目檔案的意識不強

覺得項目檔案可有可無，在項目活動過程中，不能及時的收集和歸檔項目材料，項目結題驗收之后，更是將項目實施材料歸檔拋之腦后。

3.5 檔案管理方法落后

淮安市科技局作為科技計劃項目組織實施和管理單位，在檔案管理方面仍然主要以紙質材料歸檔為主，未能全面實現檔案的數字化管理，給科技項目檔案的利用帶來了一定的局限。

4 關于做好淮安市科技計劃項目檔案管理工作的幾點建議

4.1 加大宣傳和培訓力度

加大《檔案法》、《政府信息公開條例》等相關法律法規的宣傳，提高檔案管理工作的積極性和主動性。對項目管理和項目實施相關人員要加大檔案專業知識的培訓力度。

4.2 加大檔案管理方面的投入

確保檔案人員的配備到位，強化檔案人才隊伍建設，提升檔案管理工作人員的素質，并提供足額的檔案管理工作經費。

4.3 在科技計劃項目合同中，針對科技計劃項目材料的歸檔，對項目承擔單位提出明確要求

市級科技計劃項目管理單位及項目主管部門在項目實施過程中，要定期或不定期地對項目檔案材料的形成過程進行跟蹤、管理。

4.4 制訂和完善淮安市科技計劃項目檔案管理相關制度

明確歸檔范圍、歸檔方法和保管年限等，并確保制度執行到位。

4.5 加快推進檔案數字化

檔案數字化有利于提高科技計劃項目檔案的利用率、有利于檔案材料的保護、有利于促進政府信息公開。

4.6 科技項目管理部門要明確各相關處室檔案管理的職責和分工

在項目實施過程中，可由業務處室按照相關規定，按照項目實施進度，分步驟地及時將有保存價值的材料歸檔。項目實施期結束后，業務處室要及時將項目檔案按照規定的要求，及時將完整、真實的項目檔案交由部門檔案管理人員進行集中保管。要嚴格落實責任。對檔案管理工作中發現的問題要及時解決，對檔案工作不到位的相關人員要嚴格追究責任。