高校檔案資料規范化管理探索

劉曉靜

摘要：高校檔案資料具有重要的教育價值和使用價值，是高校記錄并分析自身教育教學及其他工作質量的重要依據。在新時期，由于高校事物的不斷增加，傳統的檔案管理模式急需改革。文中詳細談論了高校檔案資料規范化管理實現過程中存在的問題，并給出了對應管理建議。

關鍵詞：高校 檔案資料 規范化管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2016）15-0226-01

隨著管理理念與管理方法的不斷進步，高校檔案資料的管理也逐漸出現了多樣的變化，但是這些管理方式有些并不成熟，容易引起一些管理問題，降低高校檔案資料的價值。為此，高校檔案資料需要實現規范化管理，確保不同管理理念與方法的合理性與科學性，確保高校檔案能夠為高校的發展提供有利的幫助。

一、當前高校檔案資料規范化管理過程中遇到的問題

檔案資料的規范化管理是高校日常管理的重要內容，但是檔案資料的管理并不是一般人所熟悉的檔案管理，它的范圍更加廣泛且難度也更大。但是很多高校并未意識到這二者的區別，沒有區別看待檔案資料和檔案管理者二者的價值，出現了管理效果不佳、管理無序的問題。

高校的各個二級學院都是檔案資料的重要來源，但是很多二級學院并不重視管理檔案資料，經常出現資料分類不明確、資料整理混亂、丟失等問題。甚至很多二級單位沒有充分參考檔案資料的收集標準收集完整的檔案資料信息，這大大降低了檔案資料的使用價值，也為專業管理人員的工作增加了難度。

另外，大部分高校由于缺乏重視，并沒有將高校的檔案資料的管理水平納入到相關管理者和工作人員的年終測評與考核的體系之中。導致很多工作人員并不重視檔案資料的管理，出現工作拖沓、資料分類混亂等局面。另一方面，現階段高校的大部分工作都已經逐漸進入到了信息化管理的新階段，但是檔案資料的管理方式仍然比較落后和陳舊，傳統的文本檔案管理仍然是最為主要的檔案資料管理模式，這不僅容易導致資料丟失、遺漏，也會使檔案資料無法發揮出其自身的價值和作用。

二、實現高校檔案資料規范化管理的具體措施

首先，高校檔案資料的規范化管理需要從主觀意識上了解到規范化管理的重要意義。通過工作培訓、會議說明等方式，強化相關人員對規范化管理檔案意義的認知，進而更好地促進檔案資料的規范化管理。想要實現規范化管理，就要針對高校的檔案資料展開有計劃、有目的的工作。目前，高校的檔案資料主要分為文件資料和圖情資料兩大部分，不同類型的檔案資料，在管理模式和保存方式上也存在不同，管理人員需要對不同資料進行分門別類。

高校檔案資料的規范化管理，需要進一步加強現代化的管理水平和管理方式，對于不同類型的檔案資料需要實行集中與分層相互結合的管理模式。所謂集中管理，就是要求學校各個部門的檔案資料統一交由一個管理部門進行檔案資料的整理與管理。在此基礎上，需要進一步實施檔案資料的分層管理，也就是要根據高校不同的部門，將檔案資料分為不同的層次，由高到低，分別由負責人員進行統一管理。為了確保集中與分層檔案資料管理制度的順利實施，需要進一步加強對檔案資料管理人員的管理和培訓，提高其專業素質能力和業務能力，為了滿足分層管理的需要，高校需要進一步加強專業檔案管理人員的建設和招收，促進檔案資料管理規范化的順利實現。

為了更好地進行規范化管理，高校相關管理者需要對檔案資料管理部門進行全面的工作質量監督與考核制度。高校檔案資料管理人員急需要被納入到考核的體系中來，并將其考核審查的結果，融入年終工作質量的整體體系中。也有高校將檔案資料管理工作的工作質量納入到相應領導的工作評價之中，這樣可以進一步強化高校領導層對于檔案資料管理工作的重視程度，進一步推動檔案資料的規范化管理。

為了更好地實現檔案資料的規范化管理，需要逐步轉變傳統的檔案管理理念和方式，在管理過程中應用現代化的管理技術和措施，建立更加完善的高校檔案資料信息化管理體系。一方面，高校檔案資料需要按照國家的相關規定，聘請專業的檔案系統設計師，結合本校的檔案資料特點制定高校檔案資料管理系統，建立完善的檔案資料數據庫，實現檔案資料的數字化管理。另一方面，高校需要重視網絡化管理檔案資料，重點推進這個項目。

三、結語

綜上所述，高校檔案資料的規范化管理對于新時期提升高校的整體管理質量，促進高校的更好發展具有重要的意義，文中詳細論述了高校實現檔案資料規范化管理的措施，希望與同行檔案資料管理人員交流討論。

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責任編輯：孫 瑤