工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子檔案的管理

曹豫斌

摘 要 由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，推動(dòng)我國工程設(shè)計(jì)企業(yè)的發(fā)展，特別重視電子檔案管理，因此本文針對工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子檔案管理的研究提出以下內(nèi)容。

關(guān)鍵詞 工程設(shè)計(jì)企業(yè) 電子檔案 管理策略

中圖分類號(hào)：TP319 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

在工程設(shè)計(jì)領(lǐng)域中，由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展和CAD技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的普遍運(yùn)用，工程項(xiàng)目中的電子文件已經(jīng)在一定程度上成為企業(yè)生產(chǎn)、管理活動(dòng)過程中的產(chǎn)物之一，同時(shí)也是企業(yè)重要的知識(shí)財(cái)富。新時(shí)代背景下，怎樣利用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案進(jìn)行有效管理，保證電子檔案的完整性，發(fā)揮重復(fù)使用效率，是工程設(shè)計(jì)企業(yè)面臨的主要挑戰(zhàn)和重大課題。

1工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子檔案管理歷程和普遍存在著的問題分析

1.1電子檔案管理的主要?dú)v程分析

電子檔案管理在設(shè)計(jì)企業(yè)中的興起是從20世紀(jì)80年代中期而發(fā)展到至今，經(jīng)歷十多年的發(fā)展歷程，主要分為兩個(gè)發(fā)展階段：一是電子化階段，工作內(nèi)容是引進(jìn)圖檔案管理系統(tǒng)軟件，通過對其利用，能夠?qū)n案信息的整編以及錄入有效的完成，對檔案手工檢索卡片進(jìn)行甩掉，實(shí)現(xiàn)檔案檢索的網(wǎng)絡(luò)化，保證借閱管理的電子化。二是電子化檔案管理，該階段的檔案管理呈現(xiàn)出和以往不同的許多新特點(diǎn)，表現(xiàn)為：檔案文件的管理已經(jīng)為電子化文件，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，并且存在各種管理信息系統(tǒng)中。對于電子檔案管理來說，其自身的新特點(diǎn)以及新變化，大多數(shù)設(shè)計(jì)企業(yè)都進(jìn)行有效管理探索。

1.2存在問題

一是電子文件不能得到完整收集，由于企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，所做項(xiàng)目也逐年呈現(xiàn)增多趨勢，相關(guān)電子文件的大量產(chǎn)生給電子文件歸檔以及管理帶來困難。主要因?yàn)槭占瘹w檔電子文件沒有通過規(guī)范化處理，沒有實(shí)施分類和有效的整理就將其存在同一電子文件名下，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，不能充分保證電子文件的真實(shí)性。二是電子文件的特點(diǎn)就是易更改和丟失，所以電子檔案在管理過程中的重點(diǎn)內(nèi)容就是安全存儲(chǔ)問題，電子檔案數(shù)據(jù)量大導(dǎo)致存在一定安全隱患，如果服務(wù)硬盤出現(xiàn)損壞，或者人為因素對服務(wù)器上的數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除，都會(huì)帶來不可彌補(bǔ)的損失。所以應(yīng)該探求新的解決措施，對服務(wù)器存儲(chǔ)壓力進(jìn)行緩解的前提下，還要促進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)的安全保存。

2工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子檔案管理新技術(shù)措施和方案分析

2.1保證電子檔案得到有效利用

由于企業(yè)在綜合管理信息系統(tǒng)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)背景下，新的圖檔管理系統(tǒng)不僅支持局域網(wǎng)本地訪問，同時(shí)也在一定程度上支持廣域網(wǎng)的異地訪問，不管在哪里，只要能上網(wǎng)，相關(guān)設(shè)計(jì)人員都可以對系統(tǒng)中的文件查詢功能進(jìn)行利用，檢索或者瀏覽工程項(xiàng)目類等電子檔案資源。如有需要可以通過審批手續(xù)獲得相應(yīng)授權(quán)后，設(shè)計(jì)人員對系統(tǒng)中在線下載這一功能合理利用，對已經(jīng)完成的設(shè)計(jì)文件進(jìn)行下載，在新設(shè)計(jì)項(xiàng)目中對已有設(shè)計(jì)知識(shí)合理借鑒，對設(shè)計(jì)過程簡化，減少項(xiàng)目整體設(shè)計(jì)周期，保證電子檔子的資源共享。

2.2保證電子檔案中的數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)

由于現(xiàn)階段企業(yè)電子檔案的日積月累，尤其對歷史檔案資料實(shí)施的數(shù)字化處理導(dǎo)致出現(xiàn)較多的電子化檔案數(shù)據(jù)，給檔案管理服務(wù)器帶來嚴(yán)重安全隱患的基礎(chǔ)上，也加大存儲(chǔ)量。為了能夠?qū)Ψ?wù)器存儲(chǔ)容量壓力進(jìn)行有效緩解，實(shí)現(xiàn)電子檔案在數(shù)據(jù)上的安全存儲(chǔ)。運(yùn)用光盤與服務(wù)器兩者相結(jié)合方式，不僅保證電子檔案數(shù)據(jù)得到安全存儲(chǔ)，同時(shí)還能管理光盤載體資源。電子檔案數(shù)據(jù)在備份過程中可以完全利用光盤庫存儲(chǔ)，如果存儲(chǔ)數(shù)據(jù)一旦刻錄，就會(huì)形成不可更改的數(shù)據(jù)，提高安全系數(shù)，促進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)，進(jìn)一步為服務(wù)器節(jié)省出較大的存儲(chǔ)空間。

3工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子檔案的備份

電子檔案要想安全存儲(chǔ)的主要前提條件就是檔案具有真實(shí)性和完整性。不管使用哪種介質(zhì)作為載體，都可以在數(shù)據(jù)備份的方式上對存儲(chǔ)的安全性進(jìn)行加強(qiáng)，最大限度的減少數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者損壞的風(fēng)險(xiǎn)。在硬盤上存放的電子檔案數(shù)據(jù)可以數(shù)據(jù)中線對其實(shí)施統(tǒng)一備份和管理，備份服務(wù)器會(huì)結(jié)合之前制定好的計(jì)劃在規(guī)定時(shí)期內(nèi)發(fā)起備份，對于服務(wù)器而言，它向硬盤數(shù)據(jù)區(qū)對讀取控制指令進(jìn)行發(fā)出，需要備份的數(shù)據(jù)就會(huì)在局域網(wǎng)的作用下傳輸?shù)絺浞莘?wù)器，致使備份達(dá)到服務(wù)器的磁盤陳列中。為了不給相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行帶來影響，可以實(shí)施每周一次完全備份，對數(shù)據(jù)在備份過程中的效率進(jìn)行保證。

4工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子檔案載體的存放環(huán)境以及定期檢驗(yàn)

4.1存放環(huán)境

現(xiàn)階段由于工程設(shè)計(jì)企業(yè)對電子檔案存放的載體主要以光盤為主，但是光盤載體大部分使用的是聚碳酸酯作為盤基，鋁或者其它相關(guān)金屬質(zhì)膜作為反射層，保護(hù)層是聚丙烯酸脂。如果在使用過程中或保存不當(dāng)，容易被損壞。所以要為載體創(chuàng)造出較好的保管環(huán)境，促進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)的安全。光盤匣自身存在防磁和放光功能，將光盤放在光盤匣中可以降低對光盤的磨損程度，周圍環(huán)境應(yīng)該在十七到二十?dāng)z氏度之間，相對濕度為百分之三十五到百分之四十五之間，存在的地點(diǎn)應(yīng)該防火和防濕，避免在高溫環(huán)境中。

4.2定期檢驗(yàn)

電子檔案光盤載體需要進(jìn)行定期抽樣檢驗(yàn)，這樣做的目的能避免光盤由于外界環(huán)境因素的影響出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，降低數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失風(fēng)險(xiǎn)。對電子檔案存儲(chǔ)光盤載體進(jìn)行抽樣機(jī)檢驗(yàn)，如果存在不能讀取的光盤，應(yīng)該在第一時(shí)間內(nèi)找出備份光盤，將數(shù)據(jù)復(fù)制工作做好，充分保證數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。

5總結(jié)

工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子檔案主要是企業(yè)的技術(shù)資源和寶貴的知識(shí)財(cái)富，因此做好工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子檔案管理工作，充分發(fā)揮出電子檔案重復(fù)使用效率，使其更好的為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理提供出相應(yīng)活動(dòng)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化以及信息化，同時(shí)也是企業(yè)檔案管理部門的重要職責(zé)，是檔案管理工作的最終目標(biāo)。

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