淺議高校檔案管理信息化建設(shè)

摘 要：高校檔案管理對高校教育事業(yè)發(fā)展起著不可代替的作用。隨著信息技術(shù)在教育事業(yè)中的不斷應(yīng)用與發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)迫在眉睫，所以本文根據(jù)當(dāng)下高校檔案管理中出現(xiàn)的問題，分析并提出了實(shí)現(xiàn)高效檔案管理信息化的有效措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息化建設(shè)；必要性；具體措施

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會的進(jìn)步以及高科技技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使我們進(jìn)入了計(jì)算機(jī)時(shí)代、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代和信息化時(shí)代。教育事業(yè)的發(fā)展，使高校檔案管理也發(fā)生了質(zhì)的改變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前信息時(shí)代下高校教育對檔案的需求，所以為了滿足高校教育發(fā)展要求和適應(yīng)信息時(shí)代環(huán)境，必須實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化，加強(qiáng)高校檔案信息管理體系的構(gòu)建。

1 高校檔案管理中常見的主要問題

（一）檔案管理設(shè)施落后且管理意識薄弱

1.檔案管理設(shè)施落后。雖然高科技時(shí)代、信息時(shí)代有效帶動我國文化、政治及經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，相關(guān)技術(shù)也在各大領(lǐng)域得到了全面應(yīng)用和發(fā)展，但是很多高校因受到傳統(tǒng)教育方式及管理模式的影響，使很多高校管理部門還沒有掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其是檔案信息化管理技術(shù)，很多高校的檔案管理部門，其檔案管理設(shè)施落后，檔案庫房、檔案管理辦公、檔案閱覽都集中在一起，不利于檔案的優(yōu)化管理[1]。

2.檔案管理意識薄弱。部分高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重要性認(rèn)識不夠，導(dǎo)致對檔案管理意識不強(qiáng)，甚至，很多相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際工作中就直接忽略檔案管理工作，待發(fā)現(xiàn)檔案的使用價(jià)值時(shí)，檔案的管理作用就得不到及時(shí)發(fā)揮，嚴(yán)重阻礙了高校各項(xiàng)工作的進(jìn)度。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高且管理機(jī)構(gòu)不合理

1.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。很多高校檔案管理人員都是以前的老管理人員，他們大多數(shù)都是靠以往的管理經(jīng)驗(yàn)上任，所以隨著經(jīng)濟(jì)及高科技技術(shù)的不斷發(fā)展，他們的管理思想及方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)下信息時(shí)代對信息化檔案管理的需求和要求，因?yàn)楹芏鄼n案管理員隊(duì)伍老化，缺乏計(jì)算機(jī)技能、網(wǎng)絡(luò)技能等現(xiàn)代管理經(jīng)驗(yàn)及技巧。

2.檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。很多高校在檔案管理過程中，往往將檔案收集、分類、記錄及傳輸?shù)裙ぷ鞑块T集中在一起，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，這種檔案管理機(jī)制設(shè)置是及其不合理的，會隨著時(shí)代進(jìn)步和科技發(fā)展，走到被淘汰的邊緣。

（三）檔案利用率低且功能單一

1.檔案利用率低。高校檔案館中的檔案數(shù)量很多，其種類也很多，但是真正被使用到的只有少部分非常重要的檔案，這導(dǎo)致很多檔案利用率低，在很大程度上浪費(fèi)了大量的人力、物力及財(cái)力資源。

2.檔案功能單一。部分高校的檔案館只有檔案整理與保存功能，不能滿足廣大師生對檔案資源的需求。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）高校建設(shè)信息化檔案管理符合促進(jìn)高校發(fā)展的需要

隨著信息時(shí)代的到來，使很多網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)信息技術(shù)等高科技技術(shù)廣泛應(yīng)用于教育事業(yè)，尤其是信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用。高校建立信息化檔案管理系統(tǒng)， 不但使高校的現(xiàn)代化教育水平得到有效提高，還有利于高校素質(zhì)教育的進(jìn)一步發(fā)展和深化，更有利于高校檔案利用率及信息化管理速度的提升。

（二）高校建設(shè)信息化檔案管理滿足提升高校檔案服務(wù)水平的需要

傳統(tǒng)的檔案管理主要是通過手工完成，在完成過程中會出現(xiàn)很多程序，這些程序?qū)⒗速M(fèi)很多人力、財(cái)力和和物力，使資源出現(xiàn)不必要的浪費(fèi)，不利于檔案的優(yōu)化管理。而在高校檔案管理中使用信息技術(shù)，建設(shè)信息化檔案管理，不但有效降低了資源浪費(fèi)，還能夠提高高校檔案服務(wù)水平，為高校檔案管理提供強(qiáng)力的技術(shù)支持[2]。

3 建設(shè)高校信息化檔案管理模式的具體措施

（一）實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理

實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的高校檔案管理是高校檔案管理信息化的建設(shè)基礎(chǔ)和建設(shè)前提。第一，要求檔案管理人員要克服檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一且散亂的管理局面，努力打破打破現(xiàn)狀，建立統(tǒng)一性、系統(tǒng)性和專業(yè)性較高的管理機(jī)制，為信息化檔案管理營造良好的建設(shè)環(huán)境；第二，高校應(yīng)邀請專業(yè)人員研究和分析高校檔案信息化管理建設(shè)狀況，并提出符合高校實(shí)際的信息化檔案管理方案；第三，相關(guān)政府管理部門應(yīng)根據(jù)多數(shù)高校檔案管理問題制定符合適應(yīng)高校檔案管理的檔案管理技術(shù)、設(shè)備規(guī)范及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等，以此促進(jìn)高校信息化檔案管理。例如，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、通訊標(biāo)準(zhǔn)、信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)及文獻(xiàn)索引標(biāo)準(zhǔn)等的推出。

（二）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息管理

高校傳統(tǒng)檔案其載體一般都以紙質(zhì)為主，在實(shí)際管理工作過程中檔案管理工作者工作量較大，不僅查檔困難，檔案占用的空間也較大，致使高校檔案管理費(fèi)用支出逐年升高，同時(shí)由于其材質(zhì)以紙質(zhì)為主因此在長期保管的過程中易出現(xiàn)檔案發(fā)脆、粘連、泛黃等現(xiàn)象使檔案質(zhì)量受到一定程度的損壞。而及時(shí)地進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)則可以很好的彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的上述缺陷，使財(cái)力、物力、人力都得以極大的節(jié)約。數(shù)字化檔案是指以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫形式對檔案信息進(jìn)行存放和組織，并通過特定軟件對其進(jìn)行排序和整理，通過軟件檢索功能則能夠快速的查找到相應(yīng)的檔案信息。數(shù)字檔案具有可復(fù)制性在存放上相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加安全和便于管理，并且通過網(wǎng)絡(luò)的傳播功能能夠更好的實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享[3]。

（三）建設(shè)安全的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境

信息技術(shù)應(yīng)用在高校檔案管理中時(shí)，難免會出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題，如網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等，網(wǎng)絡(luò)問題如果處理不好將導(dǎo)致高校檔案信息化管理建設(shè)難度增加，不利于高校綜合教育的發(fā)展及檔案優(yōu)化管理的實(shí)現(xiàn)，所以高校檔案管理人員及部門必須建設(shè)安全的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境，具體建設(shè)措施如下：第一，高校檔案管理部門要根據(jù)高校教育、及檔案實(shí)際情況，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)特征制定具有針對性的檔案信息化保密制度和檔案信息化安全制度；第二，高校要利用現(xiàn)代高科技培訓(xùn)方法不斷強(qiáng)化和培養(yǎng)檔案管理人員的信息安全保護(hù)、保密意識和保護(hù)技能；第三，高校應(yīng)比較多種檔案信息管理及控制系統(tǒng)，結(jié)合高校實(shí)際選擇最適合高校的檔案信息管理系統(tǒng)及控制系統(tǒng)，然后將信息系統(tǒng)及控制系統(tǒng)實(shí)行責(zé)任到人，并引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防范系統(tǒng)，以此防范網(wǎng)絡(luò)“黑客”、“病毒”等危險(xiǎn)行為對信息檔案管理系統(tǒng)及控制系統(tǒng)的危害[4]。

（四）全面提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)及技能

現(xiàn)時(shí)代高校檔案管理人員的上崗要求不但是要求管理人員有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，還要求管理人員有良好道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)及專業(yè)技能，這要求高校必須全面提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、道德素養(yǎng)及專業(yè)技能，具體提高措施從以下幾方面著手：第一，高校要根據(jù)檔案管理人員的管理特點(diǎn)，構(gòu)建針對性、科學(xué)性和完善性的管理人員培訓(xùn)制度，以此提高高校檔案管理的業(yè)務(wù)水平，其管理培訓(xùn)內(nèi)容有現(xiàn)代化檔案管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、檔案管理法等；第二，高校要針對檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際，選調(diào)和引進(jìn)專業(yè)素質(zhì)高的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用人才，并對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用人才進(jìn)行高校檔案管理業(yè)務(wù)關(guān)知識培訓(xùn)，使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用人才在最短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)高校檔案管理信息化建設(shè)工作。

4 結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中常常出現(xiàn)檔案管理機(jī)制設(shè)置不合理、管理方法不全面及管理人員素質(zhì)不高等問題，導(dǎo)致高校檔案利用率不高、檔案信息出差錯(cuò)等現(xiàn)象，信息化檔案管理作為現(xiàn)時(shí)代最有效的檔案管理方法，理應(yīng)在高校檔案管理中推廣應(yīng)用，所以高校必須建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

參考文獻(xiàn)

[1]程玉敏. 論高校檔案管理信息化建設(shè)[J]. 福州大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會科學(xué)版），2012，03：109-111.

[2]郭鴻雁. 加快高校檔案管理信息化建設(shè)[J]. 商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，04：119-120.

[3]張學(xué). 淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013，21：145-146.

[4]過奐穎，李劍華. 高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策[J]. 黑龍江科技信息，2009，31：225+65.

作者簡介

徐蕾（1975-），女，漢，江蘇武進(jìn)，講師，本科/碩士學(xué)位，軟件工程。