論檔案信息服務的創新

曾照軍

摘 要：檔案是社會的樞紐，在時空上前后相繼，綿綿延續，是人類認識的軌跡，過去我們過分強調檔案資料“保密”，使檔案資料成為“死”材料。面對著網絡化、智能化、多樣化的知識經濟社會，面對著世界范圍內的信息產業化程度的增強，伴著互聯網++，對檔案信息服務也提出了新要求，本文從當前檔案信息，檔案信息服務存在的現狀以及創新策略等方面進行分析，為檔案信息服務獻計獻策。

關鍵詞：檔案；檔案信息服務；創新

21世紀，檔案，檔案信息，檔案信息服務作為一種社會現象，對人們再認識，再利用起著不可抹滅的作用。21世紀，信息技術，計算機技術，網絡技術的結合使得檔案信息走出傳統的紙質模式，走出傳統的檔案館，揭開神秘的“紅蓋頭”，展現自己的價值。1984年鄧小平在《經濟參考》報題詞“開發信息資源，服務四化建設”成為了檔案工作的指導思路。檔案信息漸漸走出封鎖的檔案館，走入平常百姓生活，為人們所共享。“依法治檔、科學興檔、強化服務、提高效益”的工作思路讓人們越來越重視檔案信息。面對著互聯網信息社會，對于檔案信息服務提出了更高的要求。

1 檔案、檔案信息、檔案信息服務

（一）檔案名稱的演變

檔案，最早的稱呼從資料看，叫做“典”和“冊”。甲骨文中就有“典”和“冊”兩字，在周代，檔案又有“中”的叫法，在商周簡牘檔案和縑帛檔案，開始用“簡”“牘”“簡策”“簡牘”“簡書”“竹帛”“帛書”等稱呼文書，檔案和書籍。漢唐后，又稱“文案”、“案牘”等。“檔案”一詞初見于明末清初，現存清代檔案，康熙十九年的《起居注冊》中就有“部中無檔案”之語，直至現在留傳的成語“名留竹帛”“罄竹難書”等還依稀可以反映當時文書檔案的成分。

（二）檔案的演變

檔案并非自人類出現就同時誕生的一種社會現象和物質實體，它是人類社會發展到一定階段的文明產物。縱觀歷史，最初的“結繩記事”、“刻木為契”、“編貝”、“結珠”等對了解檔案起著一定的現實意義。中國檔案起源致力于文字，是檔案產生的條件，最為流行的是黃帝時期倉頡始創文字。商代甲骨文是迄今我國大量發現的最早的較為系統的文字和古代檔案。國外，古代埃及是世界文明的搖籃之一，史官們用墨水把文字寫在儲物罐上等，泥板檔案是保持下來的兩流域，古埃及等重要的古代檔案。以我國為例，自進入歷史文明時期以來，我國的檔案經歷了甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、音像檔案、電子檔案。當今時期，電子文件已在國內外具有其旺盛的生命力，成為檔案信息的又一支主力軍。

（三）檔案、檔案信息、檔案信息服務

檔案是機關、組織和個人在社會生活中直接相成的，保存備查的文字，圖表，聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。檔案信息是社會信息的一部分，從廣義上，是指來源于檔案的能消除人們不確定性的，反映已經發生的各種事物運動狀態，方式及其規律的征象或知識，通俗地說是檔案的內容及表達檔案內容的文字、圖形等信息。狹義上，檔案信息是指依附于檔案載體但不包括載體的檔案內容信息。檔案信息服務從廣義上講，檔案信息服務是指檔案機構的整個業務工作，即所有促進檔案信息的流通，加快檔案信息的傳播，提高檔案信息的利用率，便與利用者獲取檔案信息所進行的各項活動，它包括了檔案信息的收集，整理和編研。從狹義上講檔案信息僅指檔案信息機構接待利用者，利用檔案信息服務設施，采用檔案信息服務方法，從檔案信息資源中提取有用的信息，直接為利用者提供檔案信息的工作。

2 檔案信息服務中存在的問題

傳統的檔案工作觀念落后，淡薄開放意識和創新意識，阻礙檔案信息的數字化、網絡化，管理服務現代化的因素，經費不足檔案保密和檔案安全面臨的挑戰。為了更好地做好檔案信息服務我們應該清晰地認識到檔案信息服務中的攻堅戰。當前檔案信息服務中的瓶頸主要來源于檔案網站建設與數字檔案館建設的阻力。

（一）檔案網站建設的問題

近年來，國內陸續建立了一批檔案網站，檔案網站還存在一些缺陷和不足。

（1）目標不明確

目前有些網站“跟風上網”，為建站而建站，沒有把網站作為檔案管理的重要工具，設計定位不準，僅將檔案網站作為裝飾門面，大量可查數據等利用率不高，使得檔案網站建設流于形式，最終造成網站訪問率較低的問題。

（2）整體性差

各館室的檔案網站之間還是處于孤立狀態，主要表現在缺乏宏觀指導，缺少“龍頭”網站以及站點網外鏈接不夠，從而在一定程度上影響檔案信息網絡工程的推進。

（3）內容貧乏

在檔案網站上，大多數網站僅反映一些本單位的信息，而缺乏宏觀的一些信息，并且大部分網站僅限于介紹館藏指南和全宗目錄，網站缺乏在先咨詢，網站內容雷同，專業內容欠缺等。

（4）網站質量欠佳

檔案網站的主頁一般由工作人員自行設計，在色彩及計算機技術上或多或少不能達到完美統一。網頁設計單調，難以吸引訪問者，在策劃及總體設計上還需不斷完善，以求吸引更多的訪問者。

（二）數字檔案館存在的困難

（1）資金不到位

數字檔案館是一個現代化的縮稱，面對著大量的檔案綜合設計、個性化設計等需要投入大量的資金。

（2）技術不到位

當前檔案信息數字化的技術還需不斷完善，現階段信息資源數字化的主要方式有鍵盤錄入和掃描。鍵盤輸入速度低、效率低、成本高、掃描則質量不夠，掃描速度低以及漢字識別率低等缺陷。同時缺乏足夠的數字檔案信息介紹、評價和篩選工作，檔案信息現代化系統的用戶界面復雜，檔案信息檢索系統功能不強，國內檔案館網站還很少具有系統的搜索引擎。檔案網上咨詢服務工作還需推進，檔案館網站提供的服務工作往往不分用戶對象與用戶需求，檔案信息個性服務系統處與研制階段，社會上廣大用戶獲取數字檔案信息的能力普遍較弱。

（3）數字化對象種類復雜

傳統檔案館保存的檔案種類復雜良莠不齊，各種檔案信息價值不同，開放利用時限不同，保密程度不同，在限定哪些檔案資源可以數字化的限界上存在分歧。

（4）橫向合作存在差異

各級檔案機構均面臨檔案信息數字化的現實問題，各機構相互之間就數字化對象的選擇上是否能達成共識，是否能分工合作，存在一定的困難。

3 檔案信息服務的創新

隨著檔案信息化的加快，檔案信息服務已成為人們社會活動、經濟活動的主要內容，網絡功能如此便利，手機等為信息的短時效獲取信息更是提供了便捷，隨著互聯網++的時代，互聯網檔案館（InternetArchive）與線下檔案館的相互融合等也為當前檔案信息服務創新提出新思考。

（一）.創新傳統的檔案服務模式

在當今的檔案管理和利用中，存在一個普遍現象，檔案館與人們的距離較遠，說到檔案館就蒙上一層神秘的面紗。封閉性成了檔案服務者和利用者之間橫亙的大山。由于檔案工作大都實行專業化管理。在這種專業化、獨立化的管理過程中，檔案被動地從社會生活中“剝離”出來，這就人為的割斷了它與社會現實生活廣泛而深刻的“有機聯系”，使檔案不能發揮其作用，出現了“重要卻難于發揮重要作用”的局面。創新傳統服務模式迫在眼前。

（1）改變坐堂服務，建立主動服務的新模式

檔案管理方式不同程度地存在著“看攤守堆”歷史原因，檔案信息服務局限于狹隘的領域，檔案館保護，管理檔案不是僅僅為傳統的起收藏的目的，關鍵的作用是為了能更好地應用檔案信息資源，要改變這種消極地檔案利用方式，從傳統地被動方向向現代化的主動方式轉變，改變這種舊的治檔方式，在認真履行《檔案法》的基礎上，在“看和守”的同時，做到“開和放”。我們不能在滿足于“等客登門借閱”的坐堂式服務和“皇帝的女兒不愁嫁”的服務作風，應建立新型的“快速服務”、“跟蹤服務”、“系列服務”等模式。例如一些部門編史修志工作采用系列服務，全程服務。對一些經濟糾紛，房產權屬糾紛，可實行快速服務。當今現代化建設中，檔案館的工作人員要走出館門，變封閉型服務為開放型服務，主動登門服務。

（2）改變單一的服務作風，建立因地制宜的服務新模式。

在檔案信息服務的活動中，打破單一的為本單位為部門服務，拓寬服務的領域，多深入到機關、團體、企事業單位，非公有企業中去調研發現問題，了解社會和本行業需要什么，尋求新的服務方式，從而明確檔案服務的重點，同時因地制宜有的放矢的為百姓提供服務，專門設立一些網上查檔，多從利用者的角度出發，一切服務于利用者，事實證明社會需求，百姓需求是檔案工作賴以存在和發展的基礎。

（3）改變單調的封閉作風，建立多方位的宣傳服務新模式。

要讓利用者充分地利用檔案信息資源，對于檔案信息服務的工作人員來講，要做好產品的宣傳工作，廣告工作。檔案信息服務的工作人員要通過調查，主動將檔案信息介紹給利用者，讓利用者使用所需的檔案信息，從而提高檔案的利用率，宣傳是為了檔案信息尋找用戶，為用戶主動提供檔案信息，手段可以多樣化、多層次化。首先對檔案開放利用的重點對象進行重點宣傳，其次可以通過電臺，電視等新聞媒體方式或舉辦檔案展覽來主動向利用者宣傳檔案館指南，檔案利用實例，公布檔案的史料，介紹館藏，宣傳檔案的價值和作用，讓人們熟悉檔案信息產品的功能，便于了解檔案信息的類型和提供利用等方式，揭開這一層神秘的面紗。從而使得過去過分強調檔案資料“保密”的觀念開放出來，深入到百姓中去，提高檔案史料的利用率。

（4）改變無償的服務方式，建立有償與無償相結合的模式。

20世紀70年代以來，隨著信息技術和信息產業的發展，信息的價值越來越得到社會的認可，昔日的死檔案，今天變成“活信息”隨著改革大潮的推動，我們也要建立擋案信息商品化的觀念，增強檔案館的“造血”功能，在不損害國家利益或他人利益的前提下檔案信息產品可以進入市場，參與競爭，創造效益，實現檔案信息商品化。這種有償與無償結合的方式能更好地推動檔案信息網絡服務。

（5）改變手動機械方式，建立檔案信息網絡服務。

在檔案信息服務工作中，要使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理，不斷增加現代化的設備，如利用計算機進行檢索，檔案的縮微技術，掃描技術，傳真技術網絡技術及現代化的檔案保護技術。網絡技術在檔案中的廣泛應用，為檔案信息服務提供了最佳的技術手段和實現途徑。檔案信息網絡化將是今后檔案信息服務的發展方向。以

（二）加強檔案館的軟硬件

檔案館是檔案信息的聚集中心，交流中心。為了更好地發揮檔案信息服務應注意檔案館的整體視覺形象，充分體現文化品位和服務檔次。這些視覺形象主要包括檔案館的建筑，館容，館貌，檔案館的服務環境，檔案館的辦公及保管設施，給公眾留下一個清凈，舒適、美觀的好印象，另一方面豐富館藏，豐富檔案信息資源。不同的檔案館應加強自身的建設，建立科學合理的館藏體系，不斷增加造血功能，創造良好的經濟效益。

（1）豐富館藏，優化結構

建立合理的館藏結構，充實檔案信息資源，處理好檔案信息的數量與質量的關系，縮短接待時間，放寬接收范圍，最大限度的滿足利用者的需求。優化館藏應從源頭抓起，把好進館檔案質量檢查驗收關和立檔單位檔案工作的監督指導。解決檔案門類單一，文件重復，利用率低的現象。只有建立一個結構合理，門類齊全，富有特色的檔案館藏系統，檔案館才會有旺盛的生命力，吸引利用者主動上門。

（2）齊全設施，服務大眾

要使檔案信息服務的主動者——利用者樂于上門來獲取信息，一流的設施是吸引利用者的關鍵因素。檔案館應該為利用者創造良好的環境。其中利用者使用最多的外借服務設施和閱覽服務設施需重點投資，在管理中需分區明確，避免交叉，合理設置，如服務主層是檔案信息機構開展檔案信息服務的主要樓層，目錄廳，總出納臺，主要閱覽室都設在這一層.一般將其放置在底層或二層.再如閱覽室；大小和容量應適當，室內采光自然，除配置桌椅和一些縮微還原閱讀機外，還需配置現代化設備以輔助利用者來獲取檔案信息。

（3）取長補短，資源共享

隨著社會現代化的發展，館藏數量的多寡已不再是制約檔案館職能實現的因素，所以在檔案館建設方面應加強宏觀管理，加強橫向交流，建立一系列現代化的檔案檢索網絡體系，實現檔案信息網絡化，取長補短，提高檔案的利用。各館藏你有我無或我有你無，需要用積極的方式來互補。同時，檔案館也要加強與圖書館，博物館等機構的合作與交流，加強軟件管理的開發，從而能做到館藏資源，人才資源，設備資源的共享。

（三）培養一支高素質的檔案信息服務人員

面對信息化社會的今天，檔案人員不再是單純的檔案管理員，而是充當了多重角色：檔案信息財富的管理者和提供者、檔案信息的顧問、檔案信息的系統專家、檔案信息資源的協調者等。信息時代，檔案工作的優劣很大程度上取決于檔案人員的業務水平，政治素質以及提供利用檔案基本功的高低，所以檔案館只有注重人才質量和素質的培養，才能更好地提供檔案信息服務.

（1）過硬的基本素質

知識經濟時代，檔案信息服務的工作者需具備以下幾個基本素質，⑴良好的職業道德，檔案信息服務人員的工作具有直接的服務性，多樣的層次性，強烈的時間性，相當的科學性，這就要求工作者能全心全意為利用者服務，熱情大方，不為名利，不怕麻煩.②開朗心理素質。檔案信息服務的工作者應具有開朗的性格，能勝任檔案館現代化才能熱情地迎接每一位利用者，讓利用者滿意而來，滿意而去。建設、服務和管理的重任③廣博的科學文化知識和豐富的檔案學知識，并且掌握一定的計算機知識及相應的軟件知識及外語和通訊技術，能對檔案信息進行綜合，深層次加工，提供高素質的檔案信息服務。④具有創新，才能不斷滿足現狀，不斷從工作中總結經驗，開拓創新⑤良好的身體素質。只有擁有健康的身體才能勝任繁瑣且工作量較大的檔案工作。

（2）更新的繼續教育

知識經濟時代，知識更新，技術更新的周期迅速縮短，作為專業性較強的檔案領域尤其顯著，要加強檔案信息服務的工作人員的繼續教育，與潮流同步。

（3）信息技術

隨著檔案信息網絡化，數字化的發展，對檔案人員提出了更高的要求，檔案工作人員必須掌握信息技術，包括計算機軟件，計算機網絡，多媒體等。通過不斷培訓，為檔案信息服務的網絡提供必備的技能，從而使檔案管理跟上現代化的步伐，讓利用者更多、更快、更廣地獲得檔案信息的服務。

（4）公關及社交能力

在檔案信息服務中，檔案工作者應學會與社會打交道，具有良好的公關能力。在繼續教育中，檔案人員應拓寬知識面，學習一些新型的現代管理理論，加強館際交流，為開拓檔案事業服務提供后備力量

（5）專業知識和政策

在知識經濟社會，檔案方面的政策和法規變化也是飛速的，檔案館作為一個重要的社會信息源，其傳播知識，提供服務也應該順應社會潮流，檔案信息工作者應及時了解當今檔案方面的一些法規政策，加強檔案管理方面的業務培訓，加強理論研究，從而在接待利用者能用嫻熟的業務知識來進行講解。有問必答，縮短接待時間，快速地讓利用者找到所需的檔案信息。同時在專業知識方面能有所側重。因為檔案的品種繁多，檔案館的工作人員在培訓時應有所側重，有所擅長，在管理方面應分工明確。從而做到專人專管，宏觀控制分工明確，從而更好地滿足不同類型的利用者的需求。

（四）加強網站建設

隨著網絡時代的到來，為檔案界提供千載難逢的歷史機遇，人們越來越多的通過網絡來獲取信息，檔案網站是檔案機構在公共信息服務網絡上建立的站點。檔案網站建設成了檔案工作信息化建設的重要步驟，它是檔案部門聯系社會，拓展職能的重要窗口，國內外陸續建立了一批檔案網站，這些網站起著服務功能，宣傳功能和交流功能，為檔案信息服務擁入了一股新生力量。根據種種問題，我國檔案網站建設在綜合水平上還有一段差距，在網站建設中需不斷改進，不斷完善，提高網站的訪問率

（1）加大投資建“龍頭”網站

抓重點以點帶面，從而帶動整個網站建立一個國家級的檔案信息總網站，各級檔案館建立自己的網站，從而從縱向上帶動各檔案網站，加強橫向交流，從而達到建網最主要的目的——資源共享，要廣開門路通過多渠道吸納和有效利用建設資金，改善軟硬件設備環境，從而形成龍頭網站，各網站相互融合。

（2）豐富內容，形式多樣。

網站應建立“以人為本”的方針，不斷為百姓服務，在內容的編排上應打破“閉門造車”的狀況，在內容上考慮周全，兼顧不同用戶需求，同時創建自身網站的特色，不斷拓展職能，樹立新的形象，可以設立現行文件查閱等，查閱城市建設，環境保護，新聞出版，財政稅收，人文地理等方面的內容。可以提供一些法律法規檢索及百姓生活息息相關的一些問題，建立在線咨詢。同時多配備一些專門人才，吸納和培養網站策劃和網頁制作方面的人才，從色彩、模式、鏈接等多方面綜合起來形成形式多樣、多層次、多元化的網站，提高網站的服務質量，走特色道路，從而更好地吸引利用者。

（3）快捷服務，以人為本。

檔案網站最終還是以利用者為基點，為利用者創造便捷的檢索，讓用戶隨時檢索之需，用戶只需按動一下鼠標即可進入相關網站瀏覽所需信息，真正融入到網絡中去，檔案網站要服務基層，建立為利用者服務的觀念。

（五）加強數字檔案館的建設。

隨著信息化的普及，當前檔案信息服務的焦點主要集中在數字檔案館的建設，一流的數字館建設才會讓檔案信息服務有飛躍，更好地做好服務工作。

（1）加大投入，建設數字檔案基礎，強化服務意識，提供個性化服務。

數字檔案館建設的最終目的是為了廣大利用者服務，故需加大投資數字檔案館基礎建設，積極提供必備的硬件條件，同時要把工作重心轉移到數字檔案信息服務及數字檔案信息資源的開發和利用。

（2）專業人才與計算機人才相結合

引進計算機人才，使計算機專業人才和檔案館中檔案專業技術人員達到完美結合，造就既具懂檔案工作又掌握檔案信息服務意識的復合型人才，從而更好地掌握處理好數字檔案信息的現代化技術，不斷更新網頁的內容，提高網頁制作質量，從而真正實現信息服務大眾和檔案信息共存。

（3）加強館際合作，處理好資源共享、資源建設與整合的關系。

無論是網站建設，還是數字檔案館，均要走出館門，走出國界，與同行交流，節省其中摸索的精力。吸收先進的經驗，共同討論，有效利用各個檔案館擁有的專業人才和技術設備，共同參與檔案館的數字化建設、維護、決策、咨詢和人才培養，并且在一些檔案檢索系統的軟件和用戶界面上能達成共識。不同數字檔案信息資源應有機結合，共同投入人力、物力、財力，來制定完善檔案信息化建設的標識，盡可能同行中形成較為統一、簡單的用戶界面，為用戶提供方便快捷的模式。

二十一世紀是信息化的世界，信息技術、計算機技術、網絡技術的結合。互聯網++時代的來臨，檔案信息也將步入數字化的行列，在未來的檔案信息服務中將會更快捷、更加方便直觀，從而使檔案信息服務真正服務于公眾，服務于社會。

參考文獻

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