對民營企業檔案管理工作的思考

摘 要：民營企業檔案工作是企業管理的一項重要基礎性工作，抓好民營企業檔案建設與管理，促進民營經濟的發展是檔案管理部門和檔案工作者的重要工作內容。本文結合筆者工作實際，就目前民營企業檔案管理中存在的問題及解決方法進行研究。如何促進民營企業檔案工作實現規范化、科學化、制度化、信息化管理，對檔案管理部門和檔案工作者來說，既是挑戰，也是難題。

關鍵詞：民營企業；檔案管理；思考

民營企業檔案是記錄和反映企業各項活動和歷史面貌的第一手材料，是生產、經營、管理和科研等各項工作的依據和參考，也是企業的寶貴財富。

良好的檔案管理，有助于民營企業增加技術和知識儲備，促進企業保護好知識產權和商業秘密，為企業的可持續發展提供強有力的保障；有助于民營企業在國際國內市場競爭中增強抵御風險的能力，并在關鍵時刻發揮檔案的依據和憑證作用，維護企業的經濟利益和合法權益；有助于民營企業構筑企業信用體系，提高企業誠信度，樹立企業形象；有助于民營企業加強自身文化建設，利用豐富生動的檔案素材，展示企業創業發展的歷程，培養員工的認同感和歸屬感，創新企業經營理念，提升企業的文化品位。因此，我們要把企業檔案管理提到企業計劃日程上來，把它視作企業發展的一項工作來抓，要充分認識企業檔案管理的重要性。但在實踐過程中，發現企業對于檔案管理存在著很多弊端，需要我們去主動引導，及時監督，積極提升企業檔案管理工作的知名度和影響力。現結合筆者工作實際，探討一下民型企業檔案實際狀況。

1 存在的問題

（一） 民營企業主檔案意識不強。民營企業檔案工作的好壞，決定于企業主對檔案工作的重視程度。由于民營企業均以盈利為目的，經營理念趨向于追逐利潤最大化，精力和資金主要放在生產、經營管理和銷售上，相應地檔案資源也失去了展現自身價值的良好平臺。同時，檔案本身所能產生的效益又具有隱蔽性和滯后性，難以量化，檔案工作與企業的利益關系不存在著直接的聯系，它的投入與產出傾向于一種隱性和長時段的狀態。使得民營企業主缺乏加強企業檔案管理的動力，難以充分調動各種資源和力量推進本企業檔案工作的順利開展。

（二）檔案管理模式不統一。好多企業都存在檔案管理模式不統一，有的資料一直由企業主自行保存，有的存在企業內部領導手中，有的由各部門內勤保管，企業沒有集中管理的綜合檔案室，檔案管理方式也各不相同，有的只把相似的內容放在檔案袋中簡單標注，有的把可以歸類的資料分類一下，搞不清楚的資料就堆放在一起不去整理。甚至有的根本沒有分類，就把自己手頭的資料統統放在紙箱中，雜亂無章，長年累月，資料也容易受潮而損毀，很難查尋。這種現象也包括部分企業主，多數認為有價值的資料還是保存在自己手中比較妥當，尤其是保密性的材料更是不想讓別人知道，把有利用價值的資料拒為己有，獨自保存。但一旦幾年后要查用時，卻不知去向或翻箱倒柜的查找，給工作帶來極其不便，嚴重阻礙了民營企業檔案工作的順利開展。

（三）移交方式不統一，時間不按時，手續不規范。在實際工作中，總是存在每個部門每個人員零散移交資料，沒有統一的移交方式，各門類檔案的移交時間也是隨心所欲，有些人收到相關文件后連辦理都沒完畢就立馬移交歸檔，結果一而再、再而三的來辦理借閱手續；有些人甚至連自己部門的普通工作資料復印件都要歸檔到檔案室，認為檔案室最安全可靠，所以統統把資料都拿到檔案室來歸檔保管，把檔案室變成儲藏室；而有些人是一連再催也不愿移交，喜歡自行保管，認為自己分管的工作是自己的事，相關的工作資料是自己的資料，和檔案室移交歸檔無關，最終導致該人離崗后只剩下一串鑰匙或一堆廢紙或大量文件堆積的現象，檔案工作的開展受阻，給檔案移交和接收工作造成不利影響，從而嚴重影響了檔案全宗的連續性。而在辦理檔案移交手續方面，移交方往往把相關資料或一大堆資料捧到檔案室，由檔案員自行選擇進行歸檔，并由檔案員填寫目錄清單后再由移交人簽名，移交手續顛倒，導致有時檔案員因工作繁忙，不能及時登記而疏漏；有時因移交資料繁多，檔案員不能一一登記完畢，時隔多日，待檔案員把所有資料登記完畢后在移交（接收）登記單上雙方核對簽名時，發現資料缺少，這時雙方就顯得尤為尷尬，各執己見，都認為自己沒有把資料弄丟，所以這樣就會造成資料是否真的已移交或資料是否真的被檔案員弄丟存在質疑？因此，移交手續顛倒，不但增加檔案管理員的工作量，還違背了檔案移交制度，對移交接收的檔案缺乏真實性和可靠性，尤其對密級或重要文件的移交，更要嚴格執行相關手續，若顛倒移交手續，唯恐被有圖謀不軌、思想不正的人占空子，對個人和社會造成不可估量的危害和損失。

（四）檔案管理員隊伍不穩定，缺乏專業檔案知識，管理不當。當今大多企業的檔案工作者，要么是兼職，要么就是不屬檔案專業的人員分管，對檔案基本知識和管理水平相對比較薄弱，而且部分中小企業人員流動相對較大，各相關單位的兼職檔案員經常發生變動，導致一些新上崗的兼職檔案員對本單位的歸檔范圍和歸檔文件材料的要求不甚熟悉，即使在接受新的技能知識后也不懂如何將其運用于實踐中，只有照搬照抄，知識面較窄，甚至有些檔案工作者還存在職業情感淡薄，奉獻意識和敬業精神欠缺，不注重職業道德修養，工作上隨便馬虎，敷衍了事，對工作缺乏自覺性和主動性，大大制約了企業檔案管理工作的創新與發展。

（五）檔案室設施設備配置比較落后。對照民營企業檔案室設施設備標準，首先，檔案庫房的選擇尤為重要。大多企業主選擇庫房就顯得非常隨便，認為有一個能存放資料的庫房就足夠了，不管樓層高低，不管面積大小，不管專不專用，根本不考慮今后長期保管的后果。有的甚至把既沒有通風、又沒有采取“八防”措施中的任何措施的庫房作為檔案庫房，長年累月，造成資料發霉、蛀蟲爬行或破損、獎牌開裂等現象，對檔案造成嚴重損失。其次，檔案裝具也不規范。有的資料存放在木柜中，有的存放在紙箱里，有的堆放在桌子上，還有的甚至亂攤在地上。再次，計算機配置也相當落后。在檔案數據錄入或照片、錄音、錄像等聲像信息存儲時，電腦運行緩慢，常有死機現象，計算機的內存不夠或CPU不足以及沒有安裝刻錄機等問題，已大大影響了檔案工作者的工作效率和檔案工作的順利開展。

（六）檔案行政管理部門指導管理力度不夠。民營企業作為獨立的經濟實體，其所有制的特殊性決定了民營企業對于自身形成的檔案擁有完全的自主管理權，檔案的權屬明確，同時也對選擇什么樣的管理模式，建立什么樣的運行機制具有自主權。而檔案行政管理部門不能沿用和照搬對國有、集體企業的指導方法，用統一的指令、計劃、規范和標準去主導民營企業檔案工作的開展，監督、指導力度明顯削弱，缺乏足夠的監管力度。

2 針對民營企業檔案工作現狀，筆者認為應著重從以下幾個方面予以加強和引導

（一）確保領導重視，超前控制，齊抓共管。檔案是歷史信息，是歷史的見證。企業檔案是業務工作日常查考、總結經驗、決策研究、保障權益、編史修志的原始憑證和重要依據，是企業資產的重要組成部分。對檔案工作，領導要重視起來，落實責任，統一領導，分級管理，提高各公司各部門分管領導的檔案意識，身先示范，樹立全面收集、及時歸檔的好榜樣。為了防止部分人員長期存在重建設、輕資料的現象，有關領導必須超前控制，避免隱患。例如基建檔案中企業主應對工程項目施工檔案的套數、費用、標準質量、移交時間和違約責任，做到與項目資金結算掛鉤，不按規定移交檔案就不結算工程款，只有這樣才能引起施工單位領導的足夠重視，保證檔案工作所必需的人、財、物，保證基建檔案能夠按時保質保量地完成驗收和移交，從而能避免與相關單位一系列的矛盾和沖突，確保建設工程能順利交付。

（二）統一檔案管理模式，嚴格落實檔案制度。結合企業現狀，筆者認為大中型企業宜采取“統一領導、分級管理”的模式，分階段、分層次進行集中統一管理。小型或微小型企業可根據自身經營狀況或體制進行分類管理。無論采用何種模式管理，都要實事求是，因地制宜，充分尊重各企業自主權的精神，系統、規范地去管理企業檔案。并貫徹企業檔案管理制度，獎懲分明，嚴格執行，有效地提高企業檔案管理工作水平。

（三）規范移交手續，確保移交資料準確無誤。要提高企業員工檔案法制意識，使企業員工能正確對待檔案移交工作，把反映企業歷史面貌的、已辦理完畢的、對企業有保存價值的原始記錄一一移交歸檔，對濫交檔案的人員要進行檔案歸檔范圍知識培訓，對拒交或擅自銷毀檔案的人員，應嚴厲按法律條規執行。按照檔案規定，檔案移交應程序化，移交時應嚴格按照檔案移交接收制度，交接雙方應根據移交單目錄認真核對，準確無誤后雙方在移交單上簽字，移交單一式兩份，雙方各執一份備存。

（四）加強培訓，提升檔案專業人員的素質。檔案管理人員應具備良好的基本素質、求真務實的敬業精神、優良的道德素養以及相應的能力業務技能，加強學習，提高服務質量，才能更好地勝任檔案工作。檔案管理人員的素質直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，對發揮檔案資料整體效能有著不可替代的作用。培訓是提高檔案管理水平的重要途徑，隨著企業檔案信息化建設的深入推進，檔案工作由傳統型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術化轉變。檔案領域更需要一支具有較強綜合技術和管理能力的復合型人才。有條件的企業要給檔案專員進行適時的外派學習和培訓，密切貫徹國家檔案法規，鼓勵自學，把學習情況和晉升職位、待遇相掛鉤，最大限度發揮檔案專業技術人員的主動性、積極性和創造性，盡可能的使檔案專業人員相對保持穩定，不要經常變動，避免檔案資料散存和散失的嚴重現象。

（五）加大資金投入，進一步加強檔案工作基礎設施建設。結合工作實際，筆者認為須做好以下工作：一是要提高企業主對檔案工作的重視程度，要讓他們在思想上能夠深刻認識到，檔案工作不是可有可無的，平時不起眼，關鍵時候很重要，要對檔案工作引起足夠的重視，應根據自身經濟效率和社會發展的水平來重視和投入。二是要解決好檔案室硬件設施建設問題。要強化企業檔案工作基礎設施建設，把它作為檔案工作的重中之重，加強檔案庫房建設。三是要加強檔案軟件建設問題。軟件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，因此對計算機的配置也亟需提高，便于強化檔案信息化、現代化、網絡化建設。四是要解決好提高檔案服務水平的問題。檔案工作的最高境界是不僅要保管好檔案，更要最大效率地開發利用檔案。企業檔案史料承載著厚重的歷史、文化內涵，十分珍貴。如何提高企業檔案開發利用和服務水平是檔案工作者要認真研究、重點考慮的問題。要強力推進檔案資源建設、檔案安全管理、檔案信息化等工作，提高服務水平和服務意識，為企業發展提供服務。

（六）加強協調，與相關部門形成工作合力。民營企業的檔案管理工作牽涉多個部門，檔案行政管理部門應積極牽頭，主動做好協調工作，加強與工商局、發改委、建設局等與自身企業服務行業相關部門的協作，形成推進民營企業檔案工作的整體合力，促進民營企業提升檔案管理水平。

參考文獻

[1]何麗麗、田園、朱榮，醫院檔案管理中存在的問題和對策，中國人民解放軍蘭州軍區臨潼療養院，2010.02

作者簡介

駱永琴（1975—），女，浙江紹興人，本科，畢業于浙江大學檔案管理專業，從事檔案工作15年，現任浙江華聯集團綜合性檔案主管、館員，研究方向：如何提高檔案管理水平和開發利用工作。