城建檔案信息化建設的突出問題與完善策略

摘 要：隨著政務處理的信息化發展，當前各級單位部門已廣泛應用先進的電子管理系統以簡化政務處理的復雜性。對于城建單位來說，城建檔案一直是其政務工作中的重點與難點，檔案信息化的管理有效地提高了相關政務的工作質量。本文從當前城建檔案信息化建設中存在的典型性問題出發，詳細研究具體的解決策略以實現更高效的城建檔案信息化管理。

關鍵詞：城建檔案；信息化建設；策略

隨著我國社會城市化與信息化建設的深入，檔案管理逐漸成為城建部門日常政務中的重要工作內容，其對規范城建工作規劃與管理具有重要意義。從實際城建規模上來看，我國城建工作基數龐大且發展速度較快，因此城建檔案相應具有規模巨大的突出特點。另外從分布范圍來看，我國城建工作在經濟形勢的影響下具有明顯的區域性特點。因此檔案信息化建設是解決當前城建工作問題的重要途徑，其并不僅是外在設備上的改進更是城建管理模式的巨大完善。

1 城建檔案信息化建設的突出問題

（一）城建檔案信息技術有待提高

首先從管理技術方面分析，長期以來由于我國互聯網技術起步較晚，因此在政府各部門并未及時普及各種政務處理電子系統。對于城建檔案管理來說，一直以來檔案管理方式與硬件設施落后，即使在互聯網技術普及的當下仍存在各種典型問題，例如各地區與各級城建部門由于所使用的軟件系統的差異極大地限制了大規模城建信息的共享。對于最上級的城建領導部門來說，當前仍缺少一個規范化的可以實現信息共享的電子檔案系統與標準化數據庫。在當前城市建設中，大部分歸檔的工程檔案均為磁盤等電子存儲資料，但城建部門并不具備相應的電子檔案分類處理規范與標準，因此技術性缺陷是突出問題。

（二）城建檔案信息資源管理有待規范

對政務處理而言工作設備方面的改進為整個管理機制的完善提供硬件基礎，對于信息化建設來說，進一步規范歸檔工作才能發揮檔案電子系統最大作用。在實際檔案資源管理中，需要切實深入明確管理工作中存在的問題與漏洞才能有效規范整個管理體系。具體在聲像檔案歸檔工作中，部分部門忽視對歸檔后的電子文件的存儲，導致文件因存儲環境惡劣而損毀。另外一個突出問題是在城建檔案存檔后，大規模的檔案信息被擱置而并未實現高效的信息共享與高質量的數據庫管理。另外從信息存儲期限來看，雖然目前電子化工程文件已廣泛普及，當仍有較大規模的舊檔案需進行數字化轉換，對前期紙質材料的重新整理也缺少嚴格的工作規范。

（三）信息化管理的前期準備工作不充分

前期準備工作的準確與完善對整個檔案整理有直接影響，一旦前期準備未能保證資料的整齊與準確，后期的操作規范等措施都因無法改變文件質量而變得無效。城市建設作為一門綜合性較高的工程，因此檔案管理對相關人員的職業素養要求嚴格。在當前實際工程建設中，前期的城建檔案基本是由施工單位負責管理的，而對于施工單位來說其工作重心始終放在工程建設中，檔案編制對整個施工來說并不具有任何重要性。因此在整個工程施工過程中，由于缺乏專業性管理城建檔案的整理并不專業規范，而存在文件缺失、歸檔不及時等嚴重問題。

（四）主動服務意識不強

城建檔案管理的復雜性對其相關人員的專業水平要求嚴格，而基于行業發展現狀目前仍有一定規模并不滿足要求。由于缺乏專業人才隊伍與完善的管理監督評價機制，大部分人員的業務能力無法滿足當前檔案系統的發展要求。目前城建檔案管理人員廣泛存在主動服務意識不強的問題，其日常工作僅僅負責對檔案的歸檔分類與輔助查找，因而嚴重缺乏對檔案中有用信息的提取與歸納，故而無法發揮城建檔案重要的參考性作用。

2 城建檔案信息化建設的完善策略

（一）積極開發城建檔案信息化軟件

在互聯網時代，政務處理已越來越依靠計算機技術的輔助，因而城建檔案信息化建設的首要策略就是積極開發相關軟件系統。城建檔案作為地區政府重要的政務資料，安全性與保密性是政務處理的首要原則。因此要求相關的軟件系統需在日常的歸檔處理工作中保證數據的安全，尤其對于涉密文件要嚴格切斷與外部網絡的連接，而非涉密文件的查詢與處理也應配備完善的身份認證系統與數據備份等保障措施。在技術開發的基礎上，研發部門要加快建設城建檔案信息數據庫管理系統，以保障城建信息的分類歸檔與文件共享。

（二）實現城建檔案信息的規范化管理

對于城建檔案的實際管理工作來說，需要在先進軟件系統的基礎上大力加強管理體系與管理機制建設，完善在管理、業務、技術三個方面的工作管理標準。針對信息化建設，需要在行業層面上完善相關制度，以便為有效實施規范化管理提供完善保障與理論指導。另外，基于不同地區經濟現狀與城市建設需求的不同，檔案信息化也應緊密結合地方實際以適應地方建設需求。可設立工作質量評估體系以及時反饋成果與實施情況，不斷完善城建檔案的規范化與標準化。

（三）重視城建檔案電子文件的收集工作

隨著互聯網技術的普及，當前城建檔案工作處理的文件基本均為電子文件，因此加強電子文件的收集與整理也成為檔案信息化建設的工作重點。城建檔案具有突出的專業性與復雜性特點，因此檔案收集與歸檔工作對相關人員的專業素養與工作經驗要求較高。在檔案電子文件處理工作中，文件歸檔的處理規范、具體措施包括所涉及文件的范圍與期限都需要得到明確規范。為提高工作效率并保障檔案質量，可對電子文件整理過程各環節進行量化處理并與相應人員的績效考核關聯起來。另外對于前期存儲的較大規模的紙質檔案，也應將其進行電子化存儲以實現城建檔案數據庫的完整性。

（四）實現由檔案管理到信息服務的觀念轉變

基于現代企業的柔性管理理念的深入，企業與單位管理的核心是人員，因此城建檔案工作的提高需要依靠工作人員的專業化與服務觀念的轉變。檔案信息化在管理、業務與技術三個方面的建設都是以人才建設為前提的，高素質的專業化人才是管理措施的實際實施者。首先，信息化建設要求人員必須具備較高的計算機專業水平，以保證先進數據庫系統的高效運行。其次還要加強廣大基層員工的專業培訓，針對其職位要求制定針對性的知識技能訓練。另外，實現工作人員由檔案管理到信息服務的觀念轉變才能更大發揮其工作效率與城建檔案價值。思維模式的轉變會促進工作行為的改進，使得工作人員不再局限于簡單的歸檔存儲，而更加主動地參與到城市建設中去。

3 結語

城建檔案的信息化建設促進了城市建設檔案工作的規范化進步，有利于城市建設相關文件的資源安全與資源共享。城建檔案信息化有效地保存了區域發展各階段情況，有助于城市建設人員結合地區現狀更好地促進區域發展。本文從城建檔案管理存在的典型性實際問題出發對促進其信息化提出了切實可行的有效策略，對充分發揮城建檔案的指導性影響具有巨大的現實意義。

參考文獻

[1] 趙新燁.城建檔案信息化建設存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2012（2）：112.

[2] 梁懿.淺談城建檔案在城市建設中的地位和作用[J].城市建設理論研究，2015（24）：123-124.

[3] 高慧.城建檔案信息化建設探析[J].才智，2015（15）：354-354.

[4] 吳瑛.對城建檔案信息化建設的幾點思考[J].城建檔案，2014（03）：26-28.

[5] 孫曉蓉.關于城建電子檔案館與虛擬檔案館的思考[J].中國科技縱橫，2012（22）：219-210.

作者簡介

趙萍（1963—），女，重慶綦江人，綦江區城市建設檔案管理辦公室，館員，研究方向：檔案管理。