電子檔案“四性”檢測要求及其實現方法

1　引言

電子檔案[1]是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。隨著信息技術的快速發展，國家信息化建設的不斷推進，檔案管理工作進入了電子化、網絡化發展的新階段。電子檔案以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特征[2]，逐漸成為檔案的主體形式。但電子檔案具有易逝性、易變性、對元數據的依賴性、信息與特定載體的可分離性等特性[3]，隨著電子檔案的大量產生，檔案部門的接收和長期保存工作面臨巨大挑戰，如何管理好電子檔案是新時期檔案工作需要直面的重要問題，而利用技術手段對電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測是有效措施之一。

2“四性”的定義與意義

電子檔案的“四性”是指真實性、完整性、可用性和安全性，根據《文書類電子檔案檢測一般要求（征求意見稿）》中的定義，真實性指電子檔案的內容、邏輯結構和背景與形成時的原始狀況相一致的性質；完整性指電子檔案的內容、結構和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質；可用性指電子檔案可以被檢索、呈現和理解的性質；安全性指電子檔案的管理過程可控、數據存儲可靠，未被破壞、未被非法訪問的性質。

真實性不僅能反映社會各項活動的歷史原貌，而且是構成電子檔案價值屬性的前提，是確保電子檔案具有行政有效性和法律憑證性的重要基礎；完整性是確保電子檔案憑證價值的重要保障；可用性是電子檔案存在和具有保存價值的基礎，如果電子檔案不能便捷使用，再有價值的檔案資料也會失去存在的實際意義；安全性是真實性、完整性和可用性的基礎，是維護電子檔案憑證價值、法律效力的保障[4]。

保證電子文件、電子檔案的“四性”是電子文件能夠成為電子檔案的前提，也是電子檔案能夠長期保存的關鍵要素。2009年發布的《電子文件管理暫行辦法》（兩辦廳字〔2009〕39號）首次提出了“四性”的概念，并且明確指出“電子文件歸檔時，應當進行真實、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測”；2012年國家檔案局發布的《電子檔案移交與接收辦法》（檔發〔2012〕7號）指出在電子檔案移交和接收過程中要對電子檔案的“四性”進行檢測。為了規范電子檔案的“四性”檢測工作，國家檔案局正著手制定電子檔案“四性”檢測方面的標準規范，目前已發布了《文書類電子檔案檢測一般要求（征求意見稿）》。

圖1：歸檔環節的“四性”檢測內容

圖2：移交接收環節的“四性”檢測內容

圖3：長期保存環節的“四性”檢測內容

由此可見，電子檔案“四性”檢測在電子檔案生命周期管理過程中具有舉足輕重的作用，是保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的重要手段，也是確保電子檔案憑證價值、查考價值和保存價值的重要措施。

3“四性”檢測研究內容

“四性”檢測研究應以電子檔案的全生命周期管理過程為基礎，并從檢測環節、檢測對象和檢測內容等方面入手。

3.1　檢測環節

根據文件生命周期理論[5]，電子文件從其形成到最終銷毀或永久保存，主要經過電子文件創建、電子文件辦理、電子文件歸檔和電子檔案管理、移交進館（電子檔案接收與長期保存）四個階段，其中與檔案部門密切相關的就是電子文件歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案長期保存三大環節。

一是電子文件歸檔環節。由于電子文件在歸檔過程中存在業務部門和檔案部門之間的權屬交接以及從電子文件到電子檔案的轉變，因此在此環節中需通過“四性”檢測手段對歸檔電子文件質量進行嚴格把關，將符合歸檔要求的電子文件歸檔并統一管理，把不符合要求的電子文件退回業務部門重新進行整理。

二是電子檔案移交接收環節。立檔單位按照檔案館要求，將需要移交進館的電子檔案移交至檔案館進行長期保存。由于電子檔案從立檔單位檔案室移交至檔案館的過程中存在檔案權屬的轉移，且電子檔案在移交過程中必須符合檔案館接收的相關規定與要求。因此在電子檔案移交接收過程中，檔案室移交人員應對移交的電子檔案進行“四性”檢測，檢測通過后方可正式移交；同樣，檔案館接收人員需對接收的電子檔案進行“四性”檢測，檢測通過后才能正式接收。

三是電子檔案長期保存環節。在電子檔案進入長期保存庫之前，需要對其“四性”進行全面檢測，嚴防不合要求的電子檔案進入長期保存庫。在電子檔案長期保存的過程中，由于技術更新換代或存儲介質損壞等原因，可能導致電子檔案損毀或無法讀取，因此需要設置檢測策略，對長期保存的電子檔案進行定期或者不定期的“四性”檢測，確保電子檔案長期可用。

綜上所述，“四性”檢測要與電子文件歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案長期保存這三個環節密切結合，要與電子文件生命周期管理密切結合，確保電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全。

3.2　檢測對象

圖4：電子檔案“四性”檢測工具架構圖

圖5：四性檢測工具檢測界面

從對檢測環節的分析研究可以看出，“四性”檢測的對象主要是三個環節中的信息包[6]，即電子文件歸檔環節的歸檔信息包（ASIP，Archiving Submission Information Package）、電子檔案移交接收環節的移交信息包（TSIP，Transfer Submission Information Package）、電子檔案長期保存環節的保存信息包（AIP，Archival Information Package）。根據《文書類電子檔案檢測一般要求（征求意見稿）》中的定義，歸檔信息包指電子文件歸檔時立檔單位內部業務部門向檔案部門提交的信息包，移交信息包指電子檔案移交時立檔單位向檔案館提交的信息包，保存信息包指按照長期保存要求形成的電子檔案信息包。

另外，從技術實現手段上看，由于信息包的技術表現形式既可能是離線數據包也可能是在線邏輯包，因此在“四性”檢測過程中，既要支持對離線數據包的檢測，也要支持通過數據庫或服務調用的方式對在線邏輯包的檢測。

3.3　檢測內容

要確定“四性”檢測的具體檢測內容，必須針對電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案長期保存三個環節進行分析，制定真實性檢測、完整性檢測、可用性檢測和安全性檢測的具體檢測指標項，實現對電子檔案“四性”的全面檢測。

電子文件歸檔環節，“四性”檢測的具體內容如圖1所示。真實性檢測內容包括：（1）電子文件來源真實性檢測：通過檢測歸檔電子文件中的固化信息是否有效確認電子文件來源的真實性；（2）電子文件元數據真實性檢測：檢測歸檔電子文件元數據是否符合DA/T46-2009要求，包括數據類型、長度、格式、值域以及元數據項著錄是否合理等；（3）電子文件內容真實性檢測：檢測電子文件內容數據中包含的電子屬性信息與電子文件元數據中記錄的信息是否一致；（4）元數據與內容關聯真實性檢測：檢測電子文件元數據與內容數據是否關聯，檢測元數據中記錄的文件存儲位置與電子文件內容數據的實際存儲位置是否一致；（5）歸檔信息包真實性檢測：檢測電子文件歸檔信息包的信息組織結構和內容是否符合國家有關規定，檢測歸檔的信息包與業務部門發送的信息包是否一致。

完整性檢測的內容包括：（1）電子文件數據總量檢測：檢測GB/T18894-2016表A.1《電子文件歸檔登記表》中登記的電子文件數量和字節數與實際歸檔的電子文件數量和字節數是否相符；（2）電子文件元數據完整性檢測：對照DA/T46-2009檢測元數據項是否齊全完整，具有連續編號的元數據項（比如歸檔號、件內順序號等）是否有漏號現象，反映重要問題的歸檔電子文件是否包括主要修改過程和辦理情況記錄等；（3）電子文件內容完整性檢測：檢測歸檔電子文件是否有對應的內容數據，內容數據是否齊全完整；（4）歸檔信息包完整性檢測：對照歸檔信息包的組織方式以及單位的歸檔范圍，逐項檢測信息包的內容數據和元數據是否齊全完整。

可用性檢測內容包括：（1）電子文件元數據可用性檢測：檢測電子文件元數據是否可以被正常訪問；（2）電子文件內容可用性檢測：檢測電子文件內容數據是否可以被正常打開和瀏覽，內容數據格式是否符合歸檔要求；（3）電子文件軟硬件環境檢測：檢測電子屬性元數據中記錄的軟硬件環境信息是否符合歸檔要求；（4）歸檔信息包可用性檢測：檢測歸檔信息包是否包含影響其可用性的因素，如使用非公開壓縮算法、加密等。

安全性檢測內容包括：（1）歸檔信息包病毒檢測：檢測歸檔信息包是否包含惡意代碼；（2）歸檔載體安全性檢測：檢測載體內是否含有非歸檔文件，通過外觀、讀取情況等判定載體是否安全可靠，檢測光盤是否符合DA/T38-2008的有關要求；（3）歸檔過程安全性檢測：檢測歸檔信息包在歸檔和保存過程中是否安全、可控。

電子檔案移交接收環節，“四性”檢測的具體內容如圖2所示。電子檔案移交接收環節的“四性”檢測內容與電子文件歸檔環節基本一致，不同的是在對移交信息包完整性的檢測過程中，需要對照《電子檔案移交與接收辦法》（檔辦發〔2012〕7號）的要求檢測移交信息包中的內容數據和元數據是否齊全完整。

電子檔案長期保存環節，“四性”檢測的具體內容如圖3所示。電子檔案長期保存環節“四性”檢測內容，相對于其他兩個環節最大的不同在于設置了檢測策略。在電子檔案長期保存過程中，需制定檢測策略進行定期和不定期的“四性”檢測，包括設置電子檔案的封裝格式、元數據與內容數據的關聯方式、存儲路徑、存儲方式、備份策略、各項檢測指標、檢測周期、長期保存格式、訪問授權策略和操作流程等。另外，對于采用EEP封裝包[7]方式進行長期保存的電子檔案，需要對EEP封裝包進行“四性”檢測；對于電子檔案長期保存所涉及的各類備份數據、保存載體也要分別進行檢測，以保證電子檔案的長期可用。

4“四性”檢測的實現方法

4.1　實現原理

基于對電子檔案“四性”檢測的研究成果，為切實提高電子檔案“四性”檢測的質量和效率，我們通過融合各種技術設計，開發出一款功能強大、操作便捷的電子檔案“四性”檢測工具，完全能夠滿足電子文件歸檔環節、電子檔案移交接收環節、電子檔案長期保存環節對電子檔案“四性”檢測的要求。

電子檔案“四性”檢測工具的總體架構如圖4所示。“四性”檢測工具總體上劃分為檢測工具和檢測引擎兩大模塊。檢測工具包括配置模塊和檢測模塊兩個子模塊，文件檢測引擎包括應用程序接口和檢測策略的設置。“四性”檢測工具能夠以獨立工具軟件方式提供應用，其內核是檢測引擎，實際上是在工具軟件中嵌入“四性”檢測的功能，實現對電子檔案的“四性”檢測。檢測引擎基于Java虛擬機開發，具有跨平臺運行的特性，便于集成到檔案管理系統，實現在檔案管理系統中進行“四性”檢測的功能。

4.2　功能介紹

“四性”檢測工具提供檢測項的配置功能，可靈活地按照電子文件歸檔環節、電子檔案移交接收環節、電子檔案長期保存環節的檢測要求進行檢測項的配置。同時，“四性”檢測工具也支持直接導入已經配置好的檢測方案。在具體操作中，用戶可根據檢測主體和保管環境的變化，通過配置檢測項，實現情境化、高效率的檢測功能。“四性”檢測工具的檢測界面操作十分便捷，在配置方案設置完成后，支持通過一鍵操作的模式實現電子文件歸檔環節、電子檔案移交接收環節、電子檔案長期保存環節的“四性”檢測。同時檢測過程也非常直觀清晰，發現問題能及時進行預警和提示，并能在檢測完成后出具完整、詳細的檢測報告，如圖5所示。

5　總結與展望

本文從檢測環節、檢測對象、檢測內容等方面對電子檔案“四性”檢測進行了深入的分析研究，并設計開發出“四性”檢測工具，為電子檔案“四性”檢測提供了技術保障。但目前國內檔案界對于電子檔案“四性”檢測的研究才剛剛起步，《文書類電子檔案檢測一般要求》目前也還在修訂完善中，本文提出的觀點還存在很多不夠完善、不夠全面的地方。如，有關電子檔案來源檢測的指標可以作進一步深入研究，有關電子檔案安全性的檢測范圍還需進一步界定，等等。在今后的研究中，希望更多的學者能夠關注并參與進來，結合理論和實踐經驗，對電子文件和電子檔案“四性”檢測要求及實現方法進行總結和完善，提出更清晰的思路與更合理的方法。

注釋與參考文獻：

[1]DA/T 58- 2014,電子檔案管理基本術語[S].北京:中國標準出版社,2014.

[2]楊爽.淺談如何做好電子文件的歸檔管理[J].中外企業家,2012(08X):93-93.

[3]何嘉蓀,金更達.基于元數據的電子文件集成管理與服務[J].檔案學通訊,2005,5.

[4]李向前.論檔案工作中電子文件歸檔的“四性”保障[J].蘭臺世界:上半月,2008 (5):28-29.

[5]Erlandsson A, International Council on Archives. Committee on Electronic Records.Electronic records management: a literature review[M]. Paris.: International Council on Archives, 1997.

[6]ISO 14721-2012空間數據和信息傳輸系統——開放檔案信息系統(OAIS)——參考模型.

[7]DA/T 48-200基于XML的電子文件封裝規范.