基于“互聯網+”的高校檔案數字資源分析

徐葳

摘 要：在信息化背景下，高校檔案數字資源比較豐富，推進了高校各項管理工作的順利進行。對高校檔案數字資源建設現狀進行分析，并提出基于互聯網+的高校檔案數字資源整合方法，以提高高校檔案管理質量。

關鍵詞：“互聯網+”；高校檔案；數字資源；檢索系統

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.23.033

在信息化背景下，高校以數字化校園建設為主，而數字檔案資源的數量也越來越多。當前，高校在數字檔案資源建設中取得了突破性進展，提高了高校檔案管理工作質量。與此同時，高校檔案數字信息資源比較分散，無法滿足高校檔案信息資源獲取要求。相關負責人要在“互聯網+”環境下對高校檔案數字資源進行分析，并提出具體整合方法。

1 高校檔案數字資源建設現狀

1.1 全文數字檔案資源缺乏

部分高校尚未將全文數字化工作落實到位，它們只是成立了案卷目錄數據庫和文件目錄數據庫，在網上信息資源中所占比例很低，無法在網上查閱檔案全文。即使公眾能夠在網上對所需檔案信息進行查詢，也無法滿足具體應用要求。

1.2 檢索利用難度大

高校檔案數字資源建設工作不夠成熟，也沒有完備的檔案信息導航系統為其提供支持，使檢索工具比較簡單，或者專業性強。這增加了檢索難度，用戶也無法直接輸入關鍵詞對檔案進行檢索，只有專業用戶才能夠獲取檔案信息，使非專業用戶在該過程中受到了限制。

1.3 高校數字檔案資源建設不科學

相關負責人沒有對高校數字檔案資源建設工作進行統一規劃，信息數據庫和管理基礎軟件也沒有統一的標準，檔案信息資源比較分散，很難實現信息共享，導致檔案信息資源利用率普遍偏低。對此，高校要結合自身發展背景，對檔案數字資源建設工作進行統一規劃，使數字檔案資源體系更加完整、規范。

2 高校檔案數字資源分析要點

對于高校檔案數字資源分析要點，主要有：①應用校園網絡對數字檔案信息資源進行整合。依據當前高效網絡辦公系統和教學系統，構建校園數字檔案信息管理和服務平臺。②統一高校數字化資源標準，實現檔案數字資源分析及整合。依據當前高校數字化檔案信息資源，對新型標準體系進行構建，實現數據資源的交換、共享和傳輸等。③依據高校檔案管理需求，建設文件目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫等完整的檔案信息數據庫，使高校數字檔案信息資源能夠滿足社會檔案信息資源獲取要求。

3 基于“互聯網+”的數字資源整合方法

3.1 建立數字檔案信息資源系統

在“互聯網+”背景下，建立數字檔案信息資源系統能夠實現高校檔案數字資源整合。現代信息技術的應用離不開數字信息資源系統的建設。采用高速寬帶通信網絡技術，對綜合檔案信息資源進行有效管理。受“互聯網+”環境的影響，系統采用數據庫技術、多媒體技術和計算機網絡技術等對數字檔案信息進行創建、處理、存儲、獲取和交換等，以實現電子網絡檢索。

3.1.1 建設高質量數字檔案信息庫

在該過程中，要確保數據準確、完整、規范和穩定。對數字檔案資源進行整合，建立標準化和規范化體系，以提高數字檔案信息庫的質量。在檔案數字資源信息庫建設中，要將數據庫及軟件建設工作落實到位，確保其質量及功能，使系統和數據具備兼容性，提高高校檔案數字資源分析管理質量。

3.1.2 整合館內數字檔案資源

高校要依據館藏情況，對數字信息資源進行優化。采用正確的方法收集和管理電子檔案，實現數字資源和實體資源的同步建設，并依據實際需求，將數字資源納入檔案資源管理中，將電子文件保管和安全維護工作落實到位，確保其真實、完整、安全。同時，也要推進館藏實體資源數字化建設。高校檔案館信息資源比較豐富，要立足于館藏資源，對檔案數字資源進行分析和整合，實現實體資源數字化建設。相關負責人要建立案卷級目錄數據庫、文件級目錄數據庫和檔案全文數據庫，真正實現數字檔案信息數據庫建設。應用SOA架構的數據交換模式，實現檔案館和學校各業務系統數據集成。

3.2 建立檔案信息集成系統

高校檔案館都是以獨立數字信息資源庫的形式存在，建立各種關聯和鏈接，對檔案數字資源進行整合，進行高校檔案信息庫連接。將單個的檔案館信息源架構成以數字形式存在的信息資源庫群實現校際檔案信息集成，以構建綜合檔案資源庫，并進行資源互補。對各高校檔案信息資源進行整合，實現數據共享，以構建統一的檔案信息數據庫。在集成平臺的數據資源信息庫中，對各高校優秀的數字信息資源進行統一和整合，提高檔案利用率，實現校際檔案工作交流，使教育資源更加豐富。

3.3 建立導航式檔案信息檢索系統

在“互聯網+”環境下，高校檔案數字資源整合主要是為了實現檔案信息共享。檔案館可采用鏈接技術，連接相關主題的數據源，使檔案信息查詢更加便利，并實現以廣域網為基礎的導航式檔案信息檢索系統構建。該系統能夠對各檔案館資源進行有效整合，使用戶及時查詢到所需信息，并確保信息的完備性。用戶只需要輸入關鍵詞，即可實現信息查詢，繼而選取所需信息。

導航式檔案信息檢索系統有以下功能：①使高校檔案識別及利用更加便利；②確保查詢信息充足；③依據具體標準提供檢索結果。相關人員可采用全文搜索或分類目錄兩種方式搜索檔案。分類目錄技術和全文搜索技術都能夠被應用到導航式檔案信息檢索系統中。在高校檔案數字資源分析中，要制訂標準規范，對檢索功能進行審核，提高檔案管理及服務質量。

4 結語

“互聯網+”時代對高校檔案數字資源整合及分析工作提出了越來越高的要求。檔案管理人員要依據高校實際發展情況，明確高校檔案數字資源分析要點，提出具體的數字資源整合方法，提高檔案管理質量，使高校檔案數字資源管理更加科學、合理，確保其服務于高校各項工作建設。

參考文獻

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〔編輯：王霞〕