PPT制作中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

鄭楚

【摘要】現(xiàn)代辦公常用的辦公軟件就要屬PPT了，但是在PPT的實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中卻存在諸多問(wèn)題和誤區(qū)，如簡(jiǎn)單的將PPT等同于演講稿、認(rèn)為PPT中形式越多、動(dòng)畫(huà)越多則效果越好。PPT之所以能夠吸引注意力，并不在乎其當(dāng)中運(yùn)用了多少類(lèi)型的Flash，而是在于其是否遵循邏輯清晰、簡(jiǎn)潔明了、風(fēng)格統(tǒng)一等原則，在PPT的制作過(guò)程中會(huì)受到諸多因素的影響，包括主題思想、形式內(nèi)容、制作者及受眾的審美情趣、構(gòu)思理念等等。本文以PPT制作中存在的問(wèn)題為切入點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際情況提出解決對(duì)策，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】對(duì)策 誤區(qū) PPT制作 效果

【中圖分類(lèi)號(hào)】TP317.4 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2016）33-0035-02

PPT的制作方法實(shí)際非常簡(jiǎn)單，也這是為什么PPT可以廣泛普及的主要原因，但是這并不意味著做好PPT非常簡(jiǎn)單，實(shí)際上大多數(shù)人很容易走進(jìn)誤區(qū)，若不及時(shí)加以糾正，將會(huì)影響制作者信息傳遞的有效性。

一、PPT制作中存在的問(wèn)題

1.錯(cuò)誤的將PPT等同于演講稿

在演示、講座、培訓(xùn)等過(guò)程中，時(shí)常運(yùn)用PPT來(lái)進(jìn)行活動(dòng)展示，有的時(shí)候制作者為了圖方便，直接在PPT上復(fù)制粘貼word中的材料，有的時(shí)候?yàn)榱讼蚴鼙姵尸F(xiàn)更多的解說(shuō)內(nèi)容，最后使PPT變成了以文字?jǐn)⑹鰹橹鞯难葜v稿，這并沒(méi)有充分發(fā)揮PPT預(yù)期的作用和效果，只不過(guò)是將承載文檔的載體由word形式轉(zhuǎn)換成PPT形式而已。

例如，在教師制作PPT課件時(shí)，通常會(huì)將教材中大段的文字、實(shí)驗(yàn)過(guò)程、例題等搬到PPT上來(lái)，導(dǎo)致每一頁(yè)幻燈片上都是密密麻麻的文字。在教學(xué)過(guò)程中，教師向?qū)W生一屏一屏的進(jìn)行展示，較大的教學(xué)信息量實(shí)際上增加了學(xué)習(xí)者處理信息的難度，在無(wú)形之中就會(huì)加重學(xué)習(xí)者的負(fù)擔(dān)。將這些內(nèi)容呈現(xiàn)在PPT上，實(shí)際上就是比較失敗的做法，不僅沒(méi)有達(dá)到PPT的預(yù)期效果，而且學(xué)習(xí)者會(huì)因此而感到煩躁，從而對(duì)教學(xué)內(nèi)容產(chǎn)生抵觸情緒。

2.錯(cuò)誤的認(rèn)為PPT中內(nèi)容類(lèi)型越多越好

PPT之所以會(huì)吸引人，主要是因?yàn)槠淇梢猿浞掷枚喾N媒體形式，如圖片、視頻、動(dòng)畫(huà)、聲音、文字等等，有的時(shí)候制作者為了變換聽(tīng)眾的口味頻繁的切換多種形式，希望可以激起并保持受眾的的興趣，但是實(shí)際上過(guò)于繁雜的形式會(huì)起到喧賓奪主的效果，在一定程度上模糊了制作者所要傳遞的信息。

二、針對(duì)PPT制作中存在的問(wèn)題采取以下解決對(duì)策

1.邏輯清晰

（1）保證PPT的大邏輯清晰

PPT的清晰性主要體現(xiàn)在其閱讀順序上，PPT不僅要包括結(jié)束頁(yè)、封面頁(yè)和內(nèi)頁(yè)，而且為了將整個(gè)PPT的內(nèi)容結(jié)構(gòu)充分展示出來(lái)，在封面頁(yè)之后要加上目錄頁(yè)，這是非常重要的。此外，轉(zhuǎn)場(chǎng)頁(yè)也不容忽視，在不同的章節(jié)內(nèi)劃分不同階段的內(nèi)容，每個(gè)章節(jié)要與之前制作的目錄進(jìn)行呼應(yīng)，使整體具有一定的連貫性。在即將完成PPT制作時(shí)，切勿匆忙制作結(jié)束頁(yè)，在這之前應(yīng)該重視總結(jié)頁(yè)的作用，可以在一定程度上引領(lǐng)受眾回顧之前PPT中所闡述的各個(gè)要點(diǎn)，不斷地強(qiáng)化PPT在受眾腦海中的印象。

（2）保證小板塊的小邏輯清晰

在保證每個(gè)小板塊的邏輯清晰的基礎(chǔ)上盡量減少其結(jié)構(gòu)層次，在關(guān)系上以并列或遞進(jìn)為宜。可以先將結(jié)構(gòu)在紙上清晰的畫(huà)出來(lái)，然后對(duì)每個(gè)框架進(jìn)行分析，從而填補(bǔ)素材，若沒(méi)有清晰的思路，可以將想到的部分先記錄下來(lái)，再整理成文檔的形式。

2.風(fēng)格統(tǒng)一

（1）統(tǒng)一背景圖

PPT風(fēng)格統(tǒng)一主要體現(xiàn)在色彩、布局，而PPT基本結(jié)構(gòu)中的內(nèi)容背景圖就是決定色彩的重要內(nèi)容，亦可以稱(chēng)之為底板。背景圖之所以會(huì)使PPT保持一定的基調(diào)主要得益于其使用數(shù)量較多，這種大基調(diào)對(duì)受眾的綜合感受將會(huì)起到至關(guān)重要的影響，例如，選擇淺色還是深色、選擇活潑型還是請(qǐng)新型、選擇商務(wù)型還是傳統(tǒng)型等等。風(fēng)格實(shí)際上是沒(méi)有好壞之分的，僅僅是一種藝術(shù)表現(xiàn)形式而已。但是無(wú)論采用哪種風(fēng)格，都應(yīng)該圍繞主體內(nèi)容和受眾來(lái)選擇背景圖。

（2）統(tǒng)一的文字

PPT中涉及到的文字主要有正文及大小標(biāo)題。統(tǒng)一文字風(fēng)格指的是相同層次的文字，在其處理效果、色彩、大小方面保持基本一致。

（3）統(tǒng)一的圖片

PPT制作中涉及到的圖片主要包括與內(nèi)容有深度聯(lián)系的照片或圖片，插圖的統(tǒng)一主要體現(xiàn)在自定義動(dòng)畫(huà)、處理效果及類(lèi)型方面的統(tǒng)一。

（4）統(tǒng)一的布局

布局實(shí)際上就是排版，將PPT中所要使用的元素排放在相應(yīng)的位置上，布局的統(tǒng)一性主要體現(xiàn)在版式中四周留白、標(biāo)志的位置、圖片和文字距離邊距的空間是否一致等等。

3.簡(jiǎn)潔明了

（1）用完整簡(jiǎn)單的語(yǔ)句來(lái)組織文字

PPT制作時(shí)，可以用圖來(lái)說(shuō)明就不用表格，可以用表格來(lái)說(shuō)明就不用文字，圖形的直觀(guān)性會(huì)加深人們對(duì)PPT內(nèi)容的理解，同時(shí)也容易留下深刻的印象。

（2）用簡(jiǎn)潔的圖片美化主題

首先，盡量選擇簡(jiǎn)單、干凈的圖片來(lái)用作背景圖，盡量少選用花紋、圖案較多的背景圖，若背景圖上的圖案較多，會(huì)影響受眾識(shí)別圖上的文字，也不利于受眾集中注意力。其次，在插圖選擇上要慎重，不要出現(xiàn)與內(nèi)容無(wú)關(guān)的插圖。

（3）用合適的形式增加效果

PPT制作中適當(dāng)加入一些動(dòng)畫(huà)、聲音，自然會(huì)有很好的效果，但是這并不是PPT制作的必須環(huán)節(jié)，制作者可以根據(jù)自己的實(shí)際情況并圍繞主題內(nèi)容來(lái)判斷是否需要加此環(huán)節(jié)，切勿為了效果而盲目的增加動(dòng)畫(huà)，過(guò)多的動(dòng)畫(huà)或聲音反而適得其反。

（4）用留白保持簡(jiǎn)潔

簡(jiǎn)潔明了的PPT，在其排版的過(guò)程中就要預(yù)留空白，留白的目的就是將不重要的、不必要的元素剔除出去，讓PPT上只顯示必要元素，提高PPT的視覺(jué)清晰度。

4.清楚醒目

（1）突出主體

主體突出就意味著其不能過(guò)小，但是突出在這里并不意味著要占滿(mǎn)四周的空間，主體過(guò)大會(huì)給受眾造成視覺(jué)上的壓迫感。

（2）圖文清晰

文字的清晰性主要體現(xiàn)在其大小和字體方面，在字體選擇過(guò)程中，盡量慎重使用傾斜，因?yàn)檫^(guò)多的傾斜字體會(huì)降低PPT的可讀性。為了保證盡可能多的受眾可以清楚地看到文字，正文字體選用范圍22—36為宜，標(biāo)題字體選用范圍36—44為宜。

（3）用好色彩

首先，選用明暗程度上或淺或深的背景圖；其次，對(duì)文字的色彩進(jìn)行恰當(dāng)?shù)倪x擇；最后，母版配色所使用的色彩盡量保持在3種以下，過(guò)多的色彩會(huì)造成受眾視覺(jué)上的混亂。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文通過(guò)分析在PPT制作過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出了切合實(shí)際的解決對(duì)策，希望可以給初學(xué)者及有需要的人提供一定的參考價(jià)值，但是本文所闡述的觀(guān)點(diǎn)并非全部，在實(shí)際制作PPT的過(guò)程中，依然要充分考慮實(shí)際情況及主題內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)：

[1]雷金東，李菲.高校PPT教學(xué)課件制作與使用中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2013，（14）：3318-3320.