論企業架構調整后的文書檔案整理

劉小增

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-01

摘 要 文書檔案作為企業檔案管理的重要組成部分，對于企業和各部門有著重要的指導性作用。天津地鐵作為城市建設的主打項目，運營公司是市政府大力扶持的重點企業。為適應軌道交通事業建設，運營公司推動企業重組升級，完成架構調整，根據實際業務合并與設置了新的職能、生產部門，這對原有的企業文書檔案管理方式提出了新的要求。針對架構調整，本文對公司文書檔案的管理方式及從業人員工作規范進一步完善，達到文書檔案本身的實效性、科學性。

關鍵詞 文書檔案 分類 鑒定 企業改組 管理

天津市地下鐵道運營有限公司作為天津軌道交通集團的下屬公司，承擔市政府規劃地鐵車站建設、既有線路運營和服務的職責。在公司發展過程中，形成各類重要文件，包括命令、指示、決定、公告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，這些文件對公司高層決策、日常事務處理等各項職能運轉起到重要查考功能，是地鐵事業發展的可靠憑證和記錄。為優化企業管理模式，實現網絡化運營，運營公司響應軌道交通集團統一部署，完成架構重組調整。為確保架構調整后各部門文書檔案管理工作有效對接，需要重新完善文件保管方法，做好從業人員培訓，達到提高文件使用效率的目的。

一、架構調整前文書檔案管理方法

尊重《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第七十一號）第三章“檔案的管理”、第四章“利用和公布”等規范，對公司在經營管理、生產管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，采取按件整理的方式，進行集中保管、利用。

（一）文件收集

依據《檔案法》要求，公司對本單位工作中形成的文件材料、上級主管部門或集團下發的文件材料、企業與企業之間相互抄送的文件材料、下屬部室及部門上報的文件材料，按照規定，每年年初組織相關部門及從業人員向公司檔案管理部門——辦公室進行移交，集中管理。

（二）文件鑒定

檔案管理員對收集的文件材料進行統一鑒定，確認其是否屬于歸檔范圍，剔除沒有保存和查考價值的文件材料。架構調整前，公司檔案管理制度中規范的文書檔案歸檔范圍包括：

1.記錄地鐵建設、生產、服務、經營、管理等各項活動和原有基本歷史面貌的，對運營公司各項業務和企業發展具有利用價值的文件；

2.公司在各項活動中形成的對維護國家、企業和職工權益具有憑證價值的文件；

3.公司需要貫徹執行的有關上級單位和機關的文件材料，軌道交通行業發來的需要執行或查考的文件材料；社會其他機構出具的與公司有關的文件材料；所屬部門部室報送的重要文件材料；

4.國家及市檔案局法律法規規定的應歸檔保存的文件材料。

（三）文件分類

分類是檔案整理工作的重要環節，是文書檔案管理標準化、規范化工作的具體表現。運營公司采用“問題—年度—保管期限”分類法，將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。文書檔案的保管期限定為永久、定期（30年、10年）。

二、架構調整后存在的普遍問題和原因分析

（一）架構調整后存在的普遍問題

1.文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應納入歸檔范圍的重要文件材料沒寫入保管期限表中，尤其是一些新業務產生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。

2.機構問題混亂。文件材料“機構問題”存在原部門名稱與現部門名稱重疊情況，一套完整文件中出現兩個機構問題，或是存在原部門機構問題仍未辦理完結的現象。

3.表述不準確。文件材料內容使用的詞語易引起歧義，同一含義內容前后使用不一致詞語，或是不使用標準化用語。

（二）原因分析

公司文書檔案管理在架構調整過程中造成上述問題的原因主要有：文件收集、鑒定沒有嚴格按照新架構各部門職責的設置和說明來進行，照抄照搬原有檔案管理制度要求，甚至將公司原有文件進行復制重新蓋章后直接報審；部分文檔管理員沒有認清文件來源和事由，單純按照時間順序進行排列，忽視文書檔案基本作用。正是上述原因導致文件材料歸檔質量不高。

三、改進方法

（一）完善公司檔案管理制度

從公司架構調整后梳理各部門職能，重新修編檔案管理制度，完善制度中關于歸檔范圍、檔案鑒定等流程。

1.公司各部門進行業務流程梳理，依據流程、法律法規和公司級部門級制度文本提出記錄保存要求，形成各類文件材料歸檔范圍和檔案鑒定規范。

2.公司檔案管理部門重新規范歸檔周期，在依據《企業檔案工作規范》DA/T 42—2009“7.3.3文件歸檔時間”條款基礎上，對于公司決策、上級重要指示、業務承辦類事項相關文件材料執行隨時歸檔原則。確保重要文件材料保管的及時性、完整性。

以上兩點從歸檔范圍、檔案鑒定、歸檔時間方面對運營公司檔案管理制度進一步完善，由辦公室將修編后的初稿下發公司各部門評審和意見征集，辦公室可依據實際業務的可行性，對于補充意見進行添加或刪減。經討論通過后，公司檔案制度定稿、下發。

（二）做好檔案從業人員培訓

文書檔案管理不僅是檔案管理部門的職責，也是其他業務部門的職責，需要充分發揮各部門檔案鑒定，確定保管期限的作用。因此做好檔案從業人員培訓至關重要。辦公室應該周期性開展各類檔案專業知識培訓，及時宣貫國家、市政府頒布的各項檔案法律法規。培訓對象不僅局限于各部門文檔管理員，更應該將知識普及到公司領導決策層，要讓檔案意識提升從上到下的貫徹落實。

參考文獻：

[1] 馮惠玲，張輯哲.檔案學概論（第二版）[M].中國人民大學出版社，2006.11.

[2] 馬永飛.文書與檔案管理基礎[M].高等教育出版社，2002.12.