堅持做好事業單位人事檔案管理工作

孔潔霞

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-02

摘 要 在事業單位人才選拔與任用方面，人事檔案為其提供了有價值的參考依據。為此，人事檔案管理工作在事業單位發展中發揮著不可替代的作用。在事業單位改革深入的背景下，人事檔案管理仍存在諸多不足之處，而且很難滿足事業單位改革需求。為此，必須要積極采取完善措施，全面提升事業單位的人事檔案管理水平。文章將體育類事業單位作為研究對象，針對其人事檔案管理工作進行了全面探討，以供參考。

關鍵詞 事業單位 人事檔案 管理工作 探究

在社會經濟穩定可持續發展的背景下，各領域也呈現出繁榮的發展態勢，以期能夠更好地應對挑戰。基于此，工作創新也突顯出自身的重要性。其中，人事檔案管理工作的系統性很強，不僅涉及到檔案收集整理與保管、鑒定以及統計等多種內容，同樣檔案管理工作也十分關鍵，在人才考核以及選拔方面可以提供更為真實的參考依據，關乎人力資源開發及實際利用效率。特別是在體育類事業單位當中，必須要認真地貫徹并落實人事檔案管理工作，采取有效的創新措施，促進人事檔案管理工作的可持續發展。

一、當前事業單位人事檔案管理問題解構

（一）基礎設施不健全

現階段，體育類事業單位的人事檔案主要包括兩種形式：傳統紙質版人事資料與電子檔案。但是，不同部門在人事檔案信息化方面的需求不同，且部門間互相獨立，所以，呈現出各自為政的情況。由于不同部門所使用的軟件難以聯系與交流，導致管理軟件本身的規模化與通用化特點無法發揮自身作用。另外，電子錄用檔案基本的配套設置并不完善，基礎儀器數量不充足，嚴重制約了人事檔案的信息化建設，同樣也對事業單位本身人事檔案管理信息化的發展帶來了負面的影響。

（二）管理標準不合理

現階段，體育類事業單位人事檔案管理的信息化建設不具備規范且統一的管理標準，任何事情都需要有標準的約束，并將標準當做目標與依據。在這種情況下，事業單位的人事檔案管理工作質量難以得到保障，而且工作效率也不高。當下，人事檔案管理工作開展過程中，事業單位各部門始終考慮自身特點與問題管理，并未綜合衡量其他部門。由于不同部門管理標準存在差異，所以，管理標準不統一也不規范，無法共享人事檔案的數據信息。

（三）人事檔案利用率不高

開展人事檔案管理工作，主要的目的就是向人事部門提供所需材料信息，為用人單位檔案使用提供大力支持，進一步促進人力資源工作的開展。原有檔案管理的內容資料相對安全與保密，所以，被調用的幾率并不高。在這種情況下，人事檔案管理人員就會忽視檔案的重要性。但是，人事檔案的作用就是為各級部門提供服務，能夠將有價值的信息內容保存起來，所以，也是資料查閱方面的重要途徑。然而，人事檔案的實際利用率卻不高，導致其僅處于形式化階段，且檔案服務的意識不健全，難以正確認識人事檔案工作的重要作用。

（四）人事檔案管理方式落后

在新時期背景下，信息化的發展速度加快，而檔案管理方式同樣應與時俱進。但是，當前體育類事業單位在人事檔案管理錄用方面仍然存在手工與半手工的操作方式，即便已經轉變為電子檔案，但是包含的內容僅僅是人員基本的信息材料，管理缺乏系統性，所以，并未實現人事檔案管理工作質量與效率的提升。另外，當前所采用的檔案整理與分類的方法，甚至是相關規定都已經嚴重落后于事業單位人事檔案數字化的發展需求。

二、全面完善事業單位人事檔案管理工作的策略

在社會經濟快速發展的背景下，事業單位的人事檔案管理機制同樣應進行適當地改革與創新。通常情況下，人事檔案管理工作的主要內容就是校對并整理以及歸納檔案，所以相對繁瑣與枯燥，必須要具有一定的耐心。但是，人事檔案工作對于事業單位人員的選拔與任用具有積極的作用，能夠有效地促進人力資源工作的可持續發展，然而，在人事檔案工作長期發展的過程中，存在諸多不足之處。為此，要想確保事業單位人事檔案管理工作發展與社會需求相吻合，就必須要采取具有針對性的完善策略。

（一）人事檔案信息化管理機制的完善

1.對基礎設備設施的完善。為更好地開展人事檔案管理工作，完善的基礎設備是不可缺少的，所以，應當充分考慮具體情況采取措施來滿足人事檔案管理工作信息化需求，不斷完善人事檔案管理的信息化機制。對于人事檔案管理工作而言，電子檔案應當確保各個部門之間可以共享。為了解決管理軟件難以聯系與交流的問題，必須要對電子錄用檔案基本配備設施進行有效地完善，確保基本設施的配備更加完整。只有基礎儀器有保障，才能夠全面創新人事檔案的信息化建設，進一步推動事業單位人事檔案管理工作的開展。

2.管理機制要標準且規范。現階段，事業單位人事檔案管理的信息化建設重點就是要實現規范性與統一性。針對事業單位檔案管理存在的問題，一定要與具體情況相結合，確保針對不同人事檔案管理工作的問題進行有目的與有計劃地處理，建立并健全人事檔案管理機制。

（二）提高人事檔案的利用率

針對人事檔案利用率不高的問題，相關管理工作人員應當適當地放寬檔案中部分不重要的信息，進而為有需要的人員提供相應幫助。另外，人事檔案當中的人員基本履歷以及工資等內容也可以開放，實現人事檔案開放度的提高，為利用率的增加提供保障。這樣一來，人事檔案就可以將自身功用充分發揮出來，同樣使得管理工作人員更加重視檔案保管的作用，使得人事檔案價值得以踐行。

（三）人事檔案信息化管理要提高安全程度

因為檔案管理工作要保證檔案內容的安全與保密，所以，必須要有效增強管理的安全程度，積極構建人事檔案信息化管理機制與法規，甚至是安全標準，以保證實現信息的安全。另外，還應當建立并健全人事檔案的數據備份以及恢復機制，對檔案的借閱制度予以嚴格規范，確保信息保存與使用的安全性。另外還應當定期組織人事檔案信息化管理人員，開展安全教育與安全技術的培訓，使其自身的保密安全意識不斷增強，在安全使用技能方面有所完善。最關鍵的就是要保證信息存儲的安全性。最好將數字檔案與紙質檔案分開保存，在使用方面也盡可能地分開。

（四）人事檔案管理信息化人才機制的構建

在構建檔案管理人才機制方面，一定要針對檔案人事部門工作人員展開思想教育，使其更加重視檔案管理工作的作用。其中，工作人員必須要正確了解人事檔案工作作用與特點，進而給予人事檔案工作大力支持。另外，還應當不斷完善相關的規章制度，配備完整人員設備，充分發揮人事檔案管理工作的基礎作用。

三、結語

綜上所述，對于體育類事業單位而言，在人才選拔與任用方面都需要有人事檔案管理工作作為重要前提。因此，在人事檔案管理機制創新發展中，也必須要踐行科學發展觀，全面提高管理工作的質量與效率，正視人事檔案管理工作在事業單位中的重要地位，進而為事業單位的未來發展奠定堅實的基礎。

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