醫院科研經費管理系統的發展及其應用分析

王麗

摘要：在國家對醫院科研經費大量投入的背景下，醫院對科研經費的精細化、規范化、科學化的管理需求也越來越大。本文通過對X醫院科研經費管理模式的剖析，得出大多數公立醫院目前科研經費管理的現狀；同時對X醫院原有的科研經費管理中存在的弊端進行了深入的分析，從而提出引進新科研經費管理系統的必要性和迫切性。文章還對X醫院新引進的科研經費管理系統的具體應用模塊進行了介紹，總結了這套系統在X醫院的應用價值。最后，提出了這套系統在后續應用中需要進一步改進的幾點建議。

關鍵詞：醫院 科研經費 管理系統 發展 應用

醫院的科研經費管理是醫院科研管理的一項重要內容，它不僅關系到醫院科研經費科學的預算、分配、使用，還可以促進醫院科研建設的發展。隨著醫療體制改革的日益深化，近幾年，科技廳、財政廳、教育部等相關部門對醫院科研項目的資金投入越來越大。科研課題的增多，科研經費的逐年加大，對醫院在科研經費管理的精細化、規范化、科學化等方面都提出了更高的要求。醫院原有經費管理模式的弊端開始顯現，一些大型醫院已經開始與軟件公司合作，借助信息化手段，對科研經費進行精細化、科學化、規范化的管理。本文以H省某三甲醫院為例（以下簡稱X醫院），通過分析新引進的科研經費管理系統的基本模式，探討其能解決的問題及需要完善之處，謹供各醫院管理者借鑒和參考。

一、X醫院及其原有的科研經費管理模式

（一）X醫院的簡介

X醫院是H省某知名三甲專科性醫院，醫院的研究所在某些專業領域也有一定的影響力和知名度。近年來，X醫院還經常和協作單位進行深層次交流，加強基礎與臨床的結合，注重科研的開展，使醫療、教學、科研同步發展。醫院的科研課題逐年增加，據初步統計，截至2015年，X醫院立項課題就有600多項，還不包括院內課題。2015年廳局級、省部級、國家級等課題收入達到677萬。

（二）X醫院原有的科研經費管理模式

1.科研經費使用手工本登記報銷

和大多數醫院一樣，X醫院的科研經費主要依賴課題本進行手工登記報銷。一個項目設立一個經費本，由課題負責人保管。為了不影響科研人員日常報銷工作，財務科一般到年末才把經費本統一收齊，來核對余額，核對工作量很大。科研人員也害怕報銷，因為找領導簽字走流程，耗時長，他們通常積累半年的發票一起簽字報銷，實效性差。

2.手工統計科研經費獎勵

科教科對科研人員的獎勵經費等采取手工統計的管理方式，紙質進行分配。由于某些科研人員同時有好幾個項目的經費獎勵，科教科要先按項目進行分配，再按人員匯總給財務科發放。科研人員也無法隨時查詢到獎勵的分配情況。

二、X醫院原有科研經費管理模式中存在的弊端

（一）管理工具無法實現事前與事中控制

雖然OA辦公系統下面有一套科研項目基礎信息管理模塊，記錄項目的基本信息情況，包括項目名稱、項目負責人、下撥經費、配套經費等基本信息情況。但由于無法提供課題和科目的計劃額度、支出數、結余數，所以這個模塊形同虛設，讓管理者無法做到事前和事中控制，只能事后控制。而且X醫院目前多數課題從立項到結題都是跨年度的，要求連續核算。科研經費來源渠道的不同，科研項目數量的攀升，對科研經費財務管理和會計核算都提出了更高的要求，使得專門處理科研經費的財務人員工作量較為繁重。

（二）管理工具無法適應趨嚴的外部監管要求

監管部門越來越嚴格，課題審計越來越規范，醫院配合檢查難度增加。科研課題在中期和結題的時候，監管部門經常會讓醫院出具課題執行情況統計數據。醫院科教科和財務科每次都需要花費很大的人力物力來配合監管的執行。由于目前這種模式受人為影響較大，存在一定的漏記或錯記的風險。若經費本一旦丟失，該項目的科研情況將無從考究。這種信息化脫節的管理方式給科研經費的管理帶來了很多不可控的因素。

（三）管理工具無法滿足科研經費的預算管理需求

科研經費使用不合理，醫院在科研經費預算控制方面缺乏有效的技術手段。部分科研項目負責人認為科研經費申請下來以后就可以自由支配了，因而在經費使用上并沒有按照計劃合同書在規定的預算范圍進行使用，有些甚至出現課題結題后，課題負責人還在報銷的情況。特別是2012年1月1日執行新的醫院會計制度后，科研核算科目分類細化，收、支、余分別在三個科目進行反映，無法再沿用以往對單一科目余額赤字控制預算的方法來控制預算超支。

以上這些弊端的存在，使得X醫院原有的科研經費管理模式跟不上整個醫院的科研體系發展，X醫院迫切需要一個統一的、科學的、現代化的科研經費管理系統，將課題從立項、預算編制、申報、審批、資金撥付、經費支出、結題等各個環節通過模塊管理整合起來。

三、X醫院科研經費管理的新系統及其應用。

（一）新系統流程圖

新系統流程圖見圖1。

（二）新系統的構成

新系統主要有四個模塊組成：網上查詢模塊、網上報銷模塊、網上追加模塊和OA銜接模塊。

1.網上查詢模塊

該模塊主要便于課題負責人直接在網上查看屬于自己的課題項目，以及課題的計劃金額、撥入金額、支出金額、結余額度。財務經費管理人員也可以實時追蹤每個課題的開支明細和結余狀況。

2.網上報銷模塊

課題負責人可以直接在網上填寫執行單（見圖2），實現網上報銷，在報銷的過程中，系統會顯示課題的剩余額度以及顯示課題的凍結資金，自動限制課題報銷的金額，科目可用余額，報銷科目。同時，對于填寫錯誤的執行單，課題負責人可以編輯修改，也可以撤銷單據。每筆經費支出都有對應的科目選擇，如材料費、設備費，出版文獻知識產權事務費、勞務費等。

3.網上追加經費模塊

經費調整流程按設定的金額權限處理，在一定額度內的由財務科審批。

4.OA系統銜接模塊

經費系統會自動把報銷單提交給OA，然后自動發起流程，領導可以在OA內直接審核單據，審核的同時可以看到報銷單的所有信息，目前還可以查看到發票的拍照信息，以及發票的明細信息。

（三）新系統的優勢分析

經過近兩年的使用，通過網絡實現科研經費管理工作，確實為醫院帶來了至少四方面的亮點。

1.提高了財務管理的工作效率

首先，將預算管理、財務管理、科研經費管理集成到一個統一的應用平臺；其次，采用系統簡化錄入和自動對接功能之后，不僅減少了科教和財務人員繁瑣的手工勞動，保證了財務數據錄入的可靠性，而且實現了科教科和財務科之間的數據有效及時的溝通，確保了數據的一致性。

2.提高了科研人員的報銷效率

課題人員報銷項目經費時走網上的簽字審批流程，減少等候領導簽字時間，讓科研人員能將更多的精力投入到研究中，調動了科研人員的積極性，提高了科研工作效率。另外，系統處理的數據量大，提供的信息快而且準確，同時節省了大量人力、物力和財力，提高了工作效率。

3.增強了科研經費的預算管理

加強經費的規范化報銷管理和OA協同審核管理，使用系統后，系統可以根據預先設定的預算控制方案，隨時給出提醒，實現了事前、事中、事后的經費控制系統，避免資金使用上的隨意性，使相關部門領導及時了解資金執行進度和實際使用情況，并做出合理的決策，使科研經費使用的預算制度真正得以實施，科研管理更加規范化和制度化，提高了科研項目管理的質量。

4.樹立了科研人員成本核算的意識

新系統設置了接口，可以統計以下幾張報表：經費執行進度表，經費執行預警表，經費執行分析表等。系統對科研支出的分類也進行了明細設置，可以讓管理者了解各個報銷科目的占比。對不同來源的經費，不同的報銷內容和金額，分別設置審核權限和流程，做到有據可查。

（四）小結

X醫院的新系統上線后，課題組、科教科、財務科都在系統中擔任不同的角色，對這個系統按其職能進行不同的操作，并設置相應的查詢權限。系統對這些角色加以定義，并針對不同的環節將相關制度嵌套在系統中。一切科研活動的申請及審批，都將走電子化會簽的流程，通過系統對整個科研活動加以控制。另外改變了科教科傳統手工統計科研人員獎勵的模式，提高科教科和財務科的工作效率和準確性。

四、對新系統后續改進的幾點建議

X醫院建立科研經費管理系統近兩年，為提升X醫院的整個財務管理體系做出了很大貢獻。然而，在這個科研經費管理系統的運用過程中，也暴露出了一些不足，筆者認為還有幾個方面需要進一步完善和探討。

第一，希望能設置自動靈活的核稅處理模塊，使得經費報銷自動生成財務憑證。因為課題組在發放勞務費和專家咨詢費時，需要代扣個人所得稅。以往都是手工計算，如果能通過系統模塊，既支持對院外人員發放勞務費，也支持對院內有工資性收入的人員發放獎勵性績效，并且能夠自動核稅，最終自動生成憑證傳遞給總賬。這樣通過財務業務一體化，簡化手工勞動，減少業務差錯。

第二，系統還需要進一步完善X醫院經費執行情況分析報表和支出科目分類明細報表，對科研成本進行二級核算。按照合理的占比分攤科研項目進行過程中的直接成本和間接成本，計算出各項目的真實收益。在運行過程中不斷完善科研課題的成本核算體系和科研經費使用績效體系，使之更適應科研經費管理的需求，配合醫院全成本核算。

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