計生檔案工作的現代化管理探討

馬莉

摘 要 目前，隨著全國各地區衛生系統與計生系統的合并，衛生計生檔案管理工作也進入了一個新的階段，機遇與挑戰并存。對于在新形勢下如何開展衛生計生檔案管理工作，是兩個機構合并后檔案管理人員需要認真思考的一項重要課題。

關鍵詞 計生檔案 現代化管理 重要意義 措施

一、引言

計生檔案是國家檔案的重要組成部分，但受基礎條件、觀念、體制、人力和經費等因素的制約和影響，人口計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環節。在社會發展的新常態下，進一步規范計生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農村建設服務，對促進人口計生工作必將起到重要的推動作用。

二、新形勢下計生檔案工作的重要意義

計生檔案可以說是計生部門的基礎性工作。社會的進步離不開檔案工作，檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，是社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產具有重要意義，對整個社會也如此，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

計生檔案，是計生部門在進行各項職能活動時形成的全部檔案的總和。檔案工作就是負責管理檔案專門業務，即在統一管理計生檔案的原則上，建立專門的檔案制度，科學地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映計生工作活動的計生檔案，既可以為單位領導者提供決策依據，又可以為檔案利用者了解國家各項方針政策提供幫助，還能為制定計劃、開展今后工作、處理問題等提供可靠的參考材料。

在計生工作活動中，無論是全國性的人口普查、人口統計的數字調查、計生人員的工資調整，還是行政執法工作的深入開展、基建工程的規劃與實施、計劃生育隊伍的建設與整訓、計劃生育經費的管理、再生育人員調查、獎勵扶助對象的獎金發放等都離不開檔案，如果檔案資料不齊全、不準確，就會影響甚至延緩這些工作的正常開展。計生檔案是計生工作中一個不可缺少的重要組成部分，是其他工作不能替代的，同時也是計生部門管理工作中不可缺少的一項基礎性工作。

三、計生檔案工作的現代化管理措施

（一）轉變檔案管理理念，逐步完善相關軟硬件設施

首先，計生部門領導要重視檔案管理工作，將其納入計生工作的長遠規劃中。其次，要將計生黨政一把手作為第一責任人，讓其親自督促檔案管理的信息化建設。實行目標管理責任制，將責任層層落實到位，逐步構建起計生檔案網絡化管理體系。對專兼職檔案人員的職責要加以明確，并定期開展匯報工作，收集檔案管理中存在的主要問題與管理漏洞，制定整改措施，從而不斷提高檔案管理水平。同時，要加大資金投入，逐步配備相關軟硬件設施，抓好辦公自動化建設。最后，要根據計生檔案管理工作實際，加強檔案信息資源建設。計生檔案資源是檔案信息化建設的基礎條件，因此計生檔案人員要重視檔案資源建設，挖掘檔案信息資源，盡量豐富室藏資源，同時加大檔案編研力度，以滿足社會對于計生檔案信息的需求。

（二）強化檔案的規范化管理

首先，要制定文件材料的歸檔范圍和保管期限表，做到應歸檔的文件材料齊全完整，保管期限劃分準確。其次，確保檔案整理規范化，制定會計檔案、文書檔案、計生檔案、科技檔案（基建、設備等）、特殊載體檔案（照片、音像等）等分類方案，并按各門類檔案的要求進行統一規范的整理，使用符合國家標準化規定的檔案卷皮、卷盒、裝訂材料等檔案裝具。最后，加強檔案保管，安排專門的檔案庫房，并且庫房應配備吸濕機、溫濕度儀等設備；采取防火、防蟲等防護措施，設立存放全部檔案的金屬柜架，以符合國家和省市的有關要求。

（三）加強檔案管理專業人才的培養與引進

要提高計生檔案管理水平，關鍵是要加強檔案管理專業人才的培養與引進。從目前計生單位檔案管理人員的專業素質來看，雖然基本可以滿足檔案管理的要求，但面對網絡新形勢下檔案管理的新問題、新情況，其應對能力明顯不足，這也是計生單位提升檔案管理水平的關鍵問題。此外，計生檔案信息化建設也對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求，僅僅依靠對現有檔案管理人員的培訓，是無法較好地滿足檔案信息化建設的要求的。因此，引進具有專業檔案管理知識與技能的人才對于完善計生單位檔案管理人才結構具有十分重要的意義，必須對其加強重視。

（四）從嚴把關，認真鑒別歸檔材料

計生檔案管理人員對所有送來的材料要填寫移交單，對每一份材料都要認真鑒別。一看材料有無使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等新型但不耐久的字跡，若不規范則退回重新填報。二看材料是否經單位和組織審查部門蓋章或本人簽字，在簽字蓋章后才能歸檔。三看所送材料是否規范、有無漏填、表格印制是否規范，所有不符合要求的都要退回返工。經過認真鑒別審核后再核實填寫的檔案移交單，看看還缺少哪些材料，對沒有送來的應及時催交，檔案收齊整理完畢后及時立卷歸檔。同時，定期把整理好的案卷及時向檔案相關部門移交。移交的計生檔案材料應做到不遺不漏、及時。為解決立卷中存在的問題，計生檔案管理部門要建立健全嚴格的歸檔制度，使收集整理工作經常化，不拖延、不積壓，輕輕松松，認真鑒別，及時歸檔。只有牢牢把握入口關，長抓不懈，計生檔案立卷工作才能走上正常化軌道。

（五）加快推進計生檔案管理的信息化進程

在信息技術全面發展并廣泛應用于各個領域的背景下，計生檔案管理工作應有效地運用信息技術，以加快推進計生檔案管理工作的信息化進程，形成電子化的檔案管理，提高計生工作的科學管理水平。計生檔案管理工作中，要逐步提高工作效率，通過對計算機技術和網絡技術的應用，建立完善的計生檔案數據管理系統，推進無紙化辦公，并實現聯網管理，在提高管理工作效率的同時，提高檔案查閱和使用的有效性。在進行計生檔案管理信息化建設的過程中，一方面要堅持循序漸進的工作準則，但管理要分清輕重緩急，根據案卷的重要程度、價值、利用率、開放性對檔案進行排序，優先將利用率和價值較高的檔案進行電子化歸檔處理。另一方面，在輸入檔案信息的過程中，要劃分不同的層次，并根據檔案信息價值的高低選擇不同的檔案信息錄入方法，從而使檔案管理省時省力。

四、結語

計生檔案的管理工作不是一件隨隨便便就可以做好的事情，容不得半點草率、馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點、每一步，才能達到理想的效果。

（作者單位為中國建筑材料工業地質勘查中心云南總隊）

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