芻議民政檔案如何實現規范化管理

冷雪英

摘 要：民政部門相對于其他單位來說工作任務相對繁瑣，其承擔著聯系國家政府和人民群眾的重要職能。站在民政部門的角度出發，民政檔案管理工作的涉及面十分廣闊，也屬于民政管理工作中的重要組成部分。科學有效的組織開展民政檔案管理工作能夠在很大程度上促進民政部門各項管理工作效率的提升，也是民政部門改革與發展過程中的必然選擇。本文主要分析了當前民政檔案管理的現狀，并在此基礎上提出了規范民政檔案管理工作的幾點對策。

關鍵詞：民政；檔案；規范化；管理

民政檔案的數量與類型相對較多，同時也人民群眾的實際生活與基本利益存在非常緊密的聯系，因此做好民政檔案的規范化管理，確保各類文件材料得以有效保存，為民政工作帶來更多有價值的信息，這是具有重要意義的一項工作。民政檔案管理工作人員必須要充分認識到檔案管理工作的重要性，并聯系民政檔案管理工作實際，積極摸索出新的工作方法與管理措施，確保民政檔案能夠得以最大程度的利用，充分發揮出其價值。

1 民政檔案管理工作存在問題

首先是思想認識不夠深入。現階段因為民政局中的部分領導人員對于檔案管理工作的重視不足，加之檔案管理人員自身對工作重要性缺乏足夠的認識，導致民政檔案管理工作效率無法得以提升，檔案管理人員容易出現懶惰思想，他們在實際的工作中很容易出現應付了事的情緒，并未深入的去研究和挖掘檔案管理工作的價值，這是造成民政檔案管理工作效率降低的一個主要因素。

其次是檔案管理工作規范性有待提升。一些民政檔案材料中的信息內容可能存在一些小錯誤或者不具備真實性，導致這一問題的原因在于檔案管理工作規范性不足。檔案管理工作的目的是為了確保民政檔案材料得以安全、完整的保存，所以其質量與準確性應當有所保證。但現階段部分民政局內部并未制定相對完善的管理制度，因此沒有形成一套較為統一的檔案管理工作標準流程，造成檔案管理工作效率低下[1]。

再次是檔案管理人員專業素質能力不高。因為領導對于檔案管理的重視程度不足，部分領導覺得檔案管理僅僅是單純的資料收集和整理，所以也并未重視單位內部檔案管理人才的培養工作，很多時候都是隨意的任用檔案管理人員，不注重其職業能力培養。正是如此，很多基層民政局檔案管理工作人員的專業素質能力始終不能得以提升，無法真正高質量高效率的開展檔案管理工作。

最后是基礎設施建設滯后。部分單位在開展檔案管理工作的過程中并未應用較為先進的管理方法或技術，同時也沒有為檔案管理部門配置專門的辦公區域，配置完善的硬件設施，大部分民政局基本上是把一些空置不用的房間當作檔案儲存室，也沒有購置專門的防潮防水設備。另外，很多基層民政局檔案管理工作依舊還處于人工管理狀態，信息化普及率不高，沒有專門的信息管理設備，導致檔案管理工作效率無法提升。

2民政檔案規范化管理措施

（一）思想提高重視

第一，民政局領導以及檔案部門負責人必須要帶頭轉變思想認識，充分認識到檔案管理工作對于民政局內部各項事務的開展所起到的重要作用，強化管理層對檔案工作的重視程度，讓基層工作人員能夠主動樹立正確的思想觀念，認識到檔案管理工作對國家民政事業發展的重要作用；第二，應當在民政局內部組建檔案管理工作領導小組，主要負責對民政局檔案工作進行有效的監督管理，第一時間找出檔案管理過程中出現的問題，根據本單位具體情況采取有針對性的措施，不斷促進檔案管理工作效率和質量的提升；第三，應當從宏觀層面出發把檔案管理工作真正納入到民政局的戰略規劃發展中來，同時在工作中能夠抓準檔案管理的關鍵點，準確清晰的制定民政檔案管理的未來發展規劃。例如說為促進檔案管理效率的提升，可在單位內部各部門收集關于檔案管理的建議與意見，從不同的角度去思考如何促進檔案管理工作效率的提升[2]。

（二）健全管理制度

健全的制度是開展好各項工作的基本保證，民政檔案管理也是如此，科學完善的檔案管理制度是保證民政檔案管理工作有序開展的一個基本前提，所以檔案管理手段的更新，關鍵在于對管理制度的完善。在新時期新形勢下，過去那種傳統陳舊的管理制度已經不能夠符合社會發展的實際需求，不但無法促進檔案管理工作效率的提升，同時還可能導致民政檔案管理工作變得更為復雜。基于此，我們不但要聯系本單位具體情況對管理制度予以完善，確保檔案管理工作的有序開展，讓檔案管理人員能夠把更多的時間與精力投入到工作中去；同時還必須要盡快的制定出統一明確的檔案管理工作標準，如檔案收集、整理、分類、開發利用等標準，同時在工作實踐中對這些標準進行完善與調整，確保管理制度的內容可以和民政檔案管理工作實際相符合。另外，憑借完善的檔案管理制度對管理工作流程予以優化，確保檔案管理工作的高效開展。

（三）提升人員素質

檔案管理工作較為繁瑣，所以大部分人都會覺得檔案管理不但工作任務重，且沒有發展前途。尤其是在部分公立機關單位內部，檔案管理人員的晉升空間不是非常大，同時晉升存在一定的難度。所以大部分機關單位的檔案人員都屬于實習或臨時聘用的狀態，處于編制內的檔案管理人員非常少。正是如此，現階段很多機關單位的檔案管理工作人員普遍存在著學歷不高、工作經驗不足、專業素質欠缺等問題，因此要確保民政檔案管理工作效率的提升，我們還應當努力促進檔案管理人員專業素質能力的提高。一方面需要機關單位真正重視對在崗檔案管理工作人員的教育培訓工作，支持在崗檔案管理人員參與繼續教育，定期組織各種培訓活動，同時根據檔案管理工作人員的具體情況制定出有針對性的培訓計劃；另一方面要根據職工結構情況，為檔案管理工作人員提供更好的繼續教育條件，不但要促進其專業素質能力的提升，同時還應當確保其綜合素質的提升。另外，要注重培養檔案管理人員的信息技術能力，適當的提升對檔案管理工作者的薪酬待遇和福利制度，為其提供一個更好的工作環境，讓檔案部門能夠吸引和留住人才。

（四）加強數字建設

過去的檔案材料基本上屬于紙質檔案，在管理過程中也常常采取人工管理方式，不但要占據很大的空間位置，同時還容易出現損壞、檔案不完整的情況出現，不利于后期的開發利用，導致檔案管理工作效率無法提升。所以我們必須要進一步強化數字化建設，不斷提升檔案管理工作的信息化程度，依靠現代科學技術來建立電子檔案，借助于視頻、條碼、射頻技術對重要檔案材料予以備份。應用現代技術促進民政檔案管理信息化水平的提升，能夠在很大程度上讓檔案管理工作更加便捷化，高效化，讓檔案材料不受到外部環境的影響，更有助于檔案材料的保存。同時，在檔案管理中應用信息技術還有助于檔案的開發利用工作，為檔案利用者帶來更便捷的服務，可以確保檔案開發利用的各個環節都處于更高效的狀態，讓檔案管理工作人員可以從過去復雜繁瑣的工作中解放出來，有效推動檔案管理工作效率的提升，為單位提供更好的檔案服務[3]。

3 結語

總而言之，民政檔案管理工作的重要性是不言而喻的，缺少了檔案做基礎，民政部門的各項業務工作活動便會受到非常大的影響。所以在新時期下，不斷強化民政檔案管理，尤其是在當前信息技術普及應用的基礎上，充分認識到民政檔案管理工作中的問題并采取有針對性的措施，才能夠真正促進民政檔案管理工作水平的提升，促進民政局各項工作的有序開展。

參考文獻

[1]姜洪剛.淺談如何加強民政檔案管理[J].科技資訊，2015，（04）：147.

[2]張艷紅.民政檔案管理工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2015，（05）：97.

[3]田東鑫.新時期民政檔案信息化管理與利用問題探討[J].管理觀察，2016，（29）：72-74.