民辦高校二級學院檔案管理工作探析

蔣奉君

摘 要：檔案工作是高校的基礎性工作之一。本文從高校二級學院檔案管理工作的重要性出發，分析了當前民辦高校二級學院檔案管理工作中存在的主要問題，提出了相應的對策。

關鍵詞：民辦高校；二級學院；檔案管理

隨著民辦高校的蓬勃發展，下設的各個二級學院的規模也不斷擴大，甚至有的二級學院學生規模多達幾千人，相當于一下規模較小的學校。二級學院在進行日常的教學和管理過程中，產生了大量的教學管理、教學過程、學生管理、科研、行政等方面的檔案材料。但是目前許多民辦高校二級學院對檔案管理工作缺乏正確的認識和足夠的重視，沒有形成統一管理，檔案工作比較混亂，造成一些檔案遺失，甚至給學校帶來無形或有形的損失。因此，對民辦高校二級學院檔案管理工作探討十分必要。

1 高校二級學院檔案管理工作的內容

高校二級學院檔案工作是高校管理的基礎性工作，它既是學校檔案的重要來源，也是檢查和評估二級學院辦學質量和管理水平的重要方面。參考高校檔案工作規范，高校二級學院的檔案管理工作的主要任務是根據學院的職能及其特點，完成檔案的收集與鑒定、整理與保管、檢索與利用等工作。

1.二級學院檔案的收集與鑒定，就是要對二級學院在教學管理、教學過程及學生管理中產生的各種材料進行收集，并依據歸檔的范圍要求及材料的價值和特性鑒定是否歸檔。收集的包括學院黨總支、輔導員任根據學校各項規章制定的制度等行政材料；培養計劃， 教學大綱等教學材料； 師資隊伍建設、專利申請、科技開發等教師材料； 學生報到注冊和統計、學業成績等學生材料。凡是能夠反映二級學院工作活動的具有查考和利用價值的材料， 都應完整地簽定收集。

2.二級學院檔案的整理與保管，就是將收集來的檔案分門別類組成有序體系，并進行系統存放和安全保護的工作，是檔案管理工作的基礎環節。檔案的整理是將所保存的檔案有序化、條理化。檔案的基本任務是維護檔案實體良好的條理化和有序化狀態， 延長其壽命，便于檔案利用者的使用。

3.二級學院檔案的檢索與利用。檔案的檢索是指對檔案信息進行系統存儲和根據需要進行查找。檔案利用是檔案利用者對檔案進行閱覽、借閱、復制、開具證明等，滿足其利用需求。它是檔案工作的最終目的。

2 民辦高校二級學院檔案管理工作存在的問題

2.1 學校對二級學院檔案管理工作不夠重視

由于國家對高校的檔案工作有明確的要求，民辦高校對學校層面的檔案管理工作還是比較重視的，一般都設有專門的檔案室或檔案館，有專門的檔案管理機構和專職管理人員。但是，對于二級學院的檔案管理工作，情況較好的民辦高校在二級學院設立了檔案室，設有兼職檔案管理人員，而有的民辦高校在二級學院至今沒有設立檔案機構，沒有指定的檔案管理人員。這主要源于學校對于二級學院的檔案管理認識不足，重視不夠，不愿意在二級學院的檔案管理方面出人出力。

2.2 二級學院檔案管理意識薄弱，文件散亂，檔案缺失或遺失嚴重

由于二級學院承擔著具體而繁重的教學工作、學科專業建設、課程建設、實踐教學與創新、師資隊伍建設等重要任務，往往對檔案管理工作有所忽略，檔案意識薄弱。如前文所述，二級學院在教學和管理過程中，形成了許多有價值的文件資料。但是，相關工作人員沒有檔案意識，許多重要的文件沒有及時歸檔，造成遺失。如在一些重要的教學活動中，教學秘書對活動過程中產生的相關文件、圖像資料沒有進行收集，或者雖然有資料但沒有進行整理歸檔，或者雖然歸檔了但沒有妥善保管，造成檔案缺失或遺失。目前，大多數民辦高校二級學院的檔案沒有集中統一管理，處于隨意堆放的狀態，分散在系部、教務、行政、輔導員等辦公室。當需要使用檔案時，難以及時準確的查找到所需檔案資料。甚至有的民辦高校二級學院的一些資料分散在相關工作人員手里，一旦人事發生變動，工作交接未跟上或交接時忽略檔案交接工作，導致這些材料往往隨之消失。

2.3 檔案管理人員素質不高，責任不明確

目前，有的民辦高校在二級學院設立了檔案室，有分管領導，并設置了兼職檔案管理人員。但是，筆者調查發現，一些二級學院的兼檔案管理人員由教學秘書或行政秘書兼職，他們根本沒有經過專業培訓，對檔案工作不了解，不知道自己的工作職責。有的高校對兼職檔案人員進行過專業培訓，但是由于其本職工作非常繁忙，而檔案的收集、整理、保管等工作要花費較多的時間與精力，這些兼職檔案人員往往力不從心，無暇兼顧。

3 加強民辦高校二級學院檔案管理工作的建議

3.1 學校領導要重視二級學院檔案管理工作，加大投入

如前文所述，由于對二級學院的檔案管理工作認識不足，重視不夠，民辦高校的領導往往不注重要實實在在地解決二級學院檔案工作中存在的問題和困難，必須讓校領導認識到二級學院的檔案工作跟學校的檔案工作一樣是高校基礎工作，在學校人才培養、教學、科研等方面發揮著不可替代的作用，加大對二級學院檔案工作的投入，設立專門的檔案管理機構和專職的管理人員。

3.2 二級單位要強化師生的檔案意識

由于二級學院的檔案來源于教學和管理的各個方面，學院的師生是二級學院檔案的直接形成者。因此，要加強檔案工作宣傳，讓學院師生認識到檔案工作的重要意義，促使廣大師生主動收集、整理、提交文件檔案資料。只有讓學院師生具有強烈的檔案意識，才能確保二級學院檔案齊全完整。

3.3 民辦高校要制定檔案管理工作標準

民辦高校的檔案管理一般都有比較完善的制度規范，有相應的檔案管理標準，但往往沒有具體到了二級學院，這是造成二級學院檔案管理混亂的重要原因之一。只有建立二級學院檔案管理工作標準，才能使二級學院各項具體的檔案管理工作做到有據可依，避免檔案管理的混亂無序。最簡單的方式是參照學校檔案的管理標準制定二級學院檔案管理工作標準，這樣二級學院就可依據這一標準來進行檔案收集，確保檔案齊全、管理有序。當然，注意檔案工作標準統一性的同時，還要準一檔案工作的特色性。在制定檔案標準時，不能忽視各個二級學院的差異性。高校的二級學院往往各具特色，如藝術類院系跟理工類院系的教學檔案必然有較大的差異，相應的檔案工作重點和特點也有所不同，如果制定標準時不注意這一點，影響操作性不少，還將扼殺二級學院的檔案管理工作特色性。

3.4 提高二級學院檔案管理人員素質

要加強二級學院的檔案管理，必須要有一支高素質的檔案工作管理隊伍，最好能配置專職的檔案管理人員。從目前民辦高校的實際來看，這一目標還無法實現，但建立一支素質相對較高的兼職檔案管理隊伍還是可行的。

1.合理選拔兼職檔案管理人員

二級學院設置兼職檔案人員時，一方面要考慮管理人員的綜合素質，另一方面還要考慮其本職工作的工作量。檔案工作是一項業務性很強的工作， 涵蓋了有黨、政、教學、科研管理等各方面的內容， 在收集與鑒定、整理與高管、檢索與利用等各個環節中都有不同的規范和要求。同時，由于檔案的收集、整理、保管等工作要花費較多的時間與精力，這要求兼職檔案人員必須有較多的時間投入到檔案工作上面。所以，在選拔兼職檔案管理人員時，必須選拔考慮其自身的綜合素質，又要考慮其本職工作確保檔案工作時間。

2.加強兼職檔案管理人員的培訓和指導

高校檔案館（室）要通過定期培訓和平時業務指導相結合的方法，加強兼職檔案人員的培訓和指導，提高其業務水平。還可以讓兼職檔案管理人員分到校檔案館（室）觀摩， 由經驗豐富的專職檔案工作人員進行操作演示， 使其對檔案材料的形成過程、分類歸檔、管理利用等環節有更直觀的認識，提高二級學院兼職檔案管理人員的專業化水平。

3.強化兼職檔案管理人員的責任意識

由于民辦高校兼職檔案管理人員的本職工作一般都比較繁忙，如果沒有較強的責任意識，必然極大影響二級學院檔案管理工作的質量。所以，一方面要有相應的制度明確兼職檔案管理人員的工作職責，另一方面還要通過形式多樣的檢查、評比、考核， 在評優、職務晉升等方面給予傾斜， 激發二級學院兼職檔案管理員工作積極性和上進心，確保學院檔案管理工作規范有序。

4 結論

目前，我國民辦高校的發展勢頭迅猛，而一些民辦高校對二級學院檔案管理工作不夠重視，檔案工作管理混亂，將不利于學院的發展和管理水平的提高。民辦高校要充分認識到將二級學院檔案管理工作是高校基礎性工作，加大對二級學院檔案管理工作的投入，強化檔案意識，建立起一支高水平的的檔案管理隊伍，有效的保護和利用檔案，才能使二級學院的檔案工作更好地為學校教學、科研及其他各項管理工作服務，更好地為社會服務。

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