人事檔案管理信息化建設研究

孫文

摘 要：人事檔案的管理是一個城市發展的基礎，也是保證員工安定工作的重要保障。近年來，隨著科學技術的不斷進步，信息化社會已然來臨，對于人事檔案的管理工作產生了非常大的促進作用。筆者根據自己的工作經驗，對人事檔案管理信息化建設的相關內容進行了解析，希望能夠有所幫助。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；必要性；建設策略

人事檔案管理工作的首要任務是信息資源的管理，而資源的管理質量和效率則直接影響到縣市的發展，隨著科學技術的不斷進步，人事檔案管理信息化建設變得越來越高效，進行了升級和變革。在新的形勢下，我們要做好人事檔案的管理，適應時代的發展需求，為縣市的人才利用和城市發展打下堅實的基礎。

1 人事檔案管理信息化建設的必要性和作用

人事檔案管理是一個城市的重點工作，濮陽市對這項工作給予了充分的重視。通過井然有序的人事檔案管理工作，可以使城市建設各方面工作得到發展。近年來，我國的信息化建設有了突出了提高，也廣泛應用到了人事檔案管理的工作當中，起到了很好的效果。

1.1 人事檔案管理信息化的建設是時代的需要

人事檔案管理工作從很早就已經開始了，從封建社會時代，戶籍制度就已經存在了，封建王朝會對自己的臣民的情況進行登記，從而更好的開展各項社會的工作，投影到現代社會也是一樣的。隨著時代的發展，這項工作逐漸演變成了人事檔案的管理工作，以往，我國的人事檔案管理主要是通過紙質版文件的形式來記錄和保存的，而近年來，這種形式的弊端已經逐漸的顯現，需要耗費大量的人力、物力和財力，對于城市各項工作的良好運行是不利的，所以，隨著科學技術的不斷發展，信息化的手段慢慢的走上了歷史的舞臺，也給人事檔案的管理工作提供了新的可能性。檔案管理單位利用信息化技術和管理系統，對人事檔案進行管理，使檔案管理工作更具有條理性，加上網絡技術的發展和人事檔案的管理開放化、社會化轉變，為人事檔案管理信息化建設提供了有利的條件，這是時代發展的趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

1.2 人事檔案管理的信息化建設改變了工作模式

人事檔案的信息化管理是網絡技術和計算機技術的產物，改變了傳統的以紙質版檔案形式進行管理的工作模式，使人事檔案管理變得更加高效而便捷，也使檔案管理工作的條理性變得更好。此外，通過信息化的檔案管理工作，不僅能夠為人事管理提供更加全面的信息，還能夠有效的避免信息的丟失。這種工作模式的改變對于人事管理質量和效率的提升是非常有效的。城市的檔案管理是一項十分艱巨的任務，信息量大，數據復雜是其主要的特點，所以，利用信息化的手段能夠提高檔案管理的效率，并將數據進行一定層次的分類，將檔案管理工作逐步納入正軌。

1.3 人事檔案管理的信息化建設有助于加快信息的更新

人事檔案的管理工作更多的是對資料和信息的管理，特別是對于縣市的檔案局來說，大量的新生人口、死亡人口的檔案管理，以及一些重要人員的檔案更新的工作量是非常大的，所以，通過網絡技術和信息技術可以實現信息量的最大更新和錄入速度，有利于檔案工作的建設。同時，檔案管理的信息化建設能夠實現資源的共享，使各個部門形成聯動，對檔案進行全方位的掌控，有利于工作的有條不紊開展。

此外，人事檔案的信息化管理還能夠有效避免對檔案的破壞。因為對檔案等信息的修改和完善都是在電腦上進行的，所以，修改的版本和以往的版本都能夠保存下來，同時，也不會對檔案造成破壞，解決了紙質版檔案存在的弊端。這是非常重要的一點，以往，在縣市的檔案管理工作中，常常因為一些紙質版檔案的丟失和破壞，導致了不良的影響，所以，檔案管理單位要切實落實好信息化的建設，從而實現人事檔案的有序管理。

2 加強人事檔案管理信息化建設的相關舉措

2.1 加強信息化建設的指導思想

隨著社會的發展和科技的進步，人們對信息化建設的重視程度越來越高，所以，加強人事檔案的信息化建設已經成為了一種趨勢，檔案管理單位要統一思想，轉變觀念，逐漸摒棄以往的紙質版檔案的管理模式，將信息化的人事檔案管理作為重要的工作模式，并對相關人員進行專業技能的培訓，讓他們充分重視起信息化的建設。為了加強信息化建設的指導思想，主要包括以下幾點。第一，對于檔案管理人員的要求和標準越來越高，所以，管理人員要積極上進，及時的轉變思想觀念，對信息化的人事檔案管理給予充分的重視，同時，要具有改革創新和開拓進取的能力，為人事管理創造出更多的價值。第二，要提高檔案管理人員的檔案意識，做到以人為本，科學合理，統一全面。第三，檔案管理工作是一項長期應當堅持的工作，不能三天打魚，兩天曬網，所以，對于管理人員的耐心和責任心是一個很大的考驗，相關部門要選擇那些責任心強，有耐性的員工承擔這份工作，從而有助于信息化人事檔案管理的建設。

2.2 實現一體化的管理

人事檔案的信息化建設的一個非常重要的目標就是要實現一體化的管理，要加強對過程的管理，運用科學合理的管理手段加強對電子檔案的錄入和保存工作，確保安全性和完整性。檔案的管理工作不僅僅包括信息的錄入，還包括檔案的綜合查詢，信息接收和傳遞等工作，要做好這些工作，就要著力推動一體化的管理，使各個功能可以在統一的管理系統中實現，從而是人事檔案的管理工作更加便捷而快速。一體化管理水平的缺陷也是我國檔案管理工作的一個痼疾，特別是縣市的檔案管理工作。很多市民壓根不知道自己的檔案應該如何查詢，去哪里查詢，這也就造成了檔案管理單位和個人的割裂，這是非常不利于工作良好開展的。所以，檔案管理單位要加速一體化管理的進程，使檔案管理的各個環節形成聯動，從而更加有利于管理工作的有效開展。

2.3 營造良好的檔案管理信息化氛圍

營造良好的檔案管理信息化氛圍也是非常重要的一項工作，能夠有效的提升檔案管理者的工作的積極性。所以，國家要對檔案的信息化管理工作給予充分的重視，營造一個良好的氛圍，激發管理者的工作熱情，提高工作效率，不斷改革創新。同時，檔案管理局要建立定期培訓機制和獎懲機制。對從業人員進行定期的培訓，提高他們的信息化系統使用水平，提高他們的從業能力，而建立獎懲機制可以使員工工作積極性得到極大的提高，有助于工作的順利完成。我們要著力營造一個良好的信息化氛圍，從而有效的提高人事檔案管理信息化建設。

此外，我們還要加強信息溝通。實現人事檔案資源的開發和利用不僅僅是檔案管理部門的職責，它是與社會各界息息相關的，這就要求建立完善的協調機制，加強各部門之間的信息溝通，保障檔案信息形成的規范性和全面性。

3 結語

人事檔案管理是一個單位的重中之重，近年來，隨著科學技術的不斷提高，我國逐漸改變了以往的紙質版檔案管理模式，將電子化檔案廣泛的應用到了其中，極大的推進了人事檔案工作的進步。人事檔案管理的信息化工作一直在路上，檔案管理部門要積極學習先進的工作方法，轉變老套的工作理念，實現人事檔案基礎設施現代化、檔案信息數據化、安全保密合規化、管檔人員專業化、服務利用網絡化、檔案信息管理制度化。

參考文獻

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