做好學(xué)校綜合檔案管理工作的研究與討論

摘 要：檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，現(xiàn)階段我國學(xué)校的檔案管理工作還相對落后，存在不少的問題，本文主要對學(xué)校的綜合檔案管理工作進(jìn)行了研究討論，分析了學(xué)校檔案管理中常見的一些問題，并針對性的給出了一些改進(jìn)對策。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案；管理

1 引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、學(xué)校改革的深入，學(xué)校檔案管理工作面臨著越來越多的問題。學(xué)校檔案工作對新形式下人才隊伍的培養(yǎng)以及建設(shè)有著非常重要的作用，同時它也是了解教育工作的重要信息的來源。目前，學(xué)校檔案管理工作呈現(xiàn)出許多弊端，舊的管理方式已經(jīng)不能適用于新形勢下學(xué)校檔案發(fā)展的發(fā)展需要。

2 學(xué)校綜合檔案管理現(xiàn)狀

在多年的工作實踐中，發(fā)現(xiàn)在對檔案管理工作的認(rèn)識上很多人存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。其實，檔案管理工作對我們高校各方面健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，再加上一些高校的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在學(xué)校發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)。再就是對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個學(xué)校不利于形成學(xué)校管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個學(xué)校的檔案意識進(jìn)一步弱化，從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險。

3 學(xué)校綜合檔案管理存在的問題

3.1對檔案管理的重視程度不夠

雖然學(xué)校對于檔案管理投入了人力、物力、財力，但是受到傳統(tǒng)觀念的影響，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的工作還是不夠重視，他們把精力大多投在辦公室里，雖然配備了檔案室，但是也只是流于形式，對于檔案管理人員的安排也很隨意，很多是由兼職人員來管理。加之檔案室的位置往往處在樓層的角落內(nèi)，附屬于辦公室，工作本身比較封閉，導(dǎo)致管理人員覺得自身的崗位比不上那些坐在辦公室的人，缺乏自信心，產(chǎn)生自卑的心理，對于檔案管理工作不上心。

3.2 高素質(zhì)檔案管理人才不足

在檔案管理人員的選擇上，學(xué)校管理者受重視程度的影響，往往喜歡把那些沒有一技之長、非教育專業(yè)、文化程度不高的人員安排在檔案管理工作上去，他們認(rèn)為檔案管理工作比較簡單，不需要太多的專業(yè)知識。但是在實際的工作中，檔案管理工作比較繁瑣，有時還要利用計算機(jī)去檢索、查詢，信息量比較大，這就要求檔案管理工作人員要有吃苦耐勞的精神，而且還要具備一定的專業(yè)知識。但是現(xiàn)有的檔案管理人員往往都是一些非專業(yè)的人員，不能很好的勝任這個工作。

3.3 檔案管理方式落后

在檔案管理工作中，并不是所有的學(xué)校都有一套完整而獨立的學(xué)校檔案管理軟件，很多中小型學(xué)校還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

3.4 檔案管理制度不健全

學(xué)校檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統(tǒng)，管理尚未達(dá)到規(guī)范的程度，檔案管理中心不能及時、完整的收集、歸檔、整理各個科室的資料，每個科室的資料都分布在自己的科室。加之，檔案管理部門對收集上來的資料不能進(jìn)行規(guī)范化的管理，在擺放、查詢流程中出現(xiàn)諸多的問題。比如在使用檔案時，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。

3.5 檔案管理的信息化水平較低

目前檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的管理模式，大多數(shù)手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕的保存要求，查找資料時效率比較低，耗用的時間比較多。大部分的資料采用的是紙質(zhì)型，缺少大數(shù)據(jù)、存儲設(shè)備的現(xiàn)代化管理手段，很多聲音和視頻資料因為缺乏保存的條件而被舍棄，從而影響了檔案的完整性。

4 學(xué)校綜合檔案管理的改進(jìn)方向

4.1 加深對學(xué)校檔案管理工作的認(rèn)識

一項工作能否順利開展與領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度密切相關(guān)。因此，學(xué)校部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更加重視檔案管理工作，給予財政支持和人力支持，必須的時候提供軟硬件的支持。學(xué)校的檔案管理工作的是一項非常重要的工作，它是對過去工作的記錄和反映，以供人們查詢、參考、利用，是以后工作得以順利開展的強(qiáng)大支撐。為了提高學(xué)校的工作質(zhì)量，就必須重視檔案管理工作，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為主題思想，創(chuàng)建一個有序、簡便的工作環(huán)境。

4.2 引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才

學(xué)校檔案部門要加大對現(xiàn)有員工的管理培訓(xùn)，聘請信息化專業(yè)人員不定期對檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識傳授和實踐演練，促進(jìn)理論與實踐的結(jié)合運(yùn)用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實施檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作同時，帶動其他工作者的進(jìn)步，形成良好的檔案工作環(huán)境。同時還要注重檔案管理人才的培養(yǎng)，具備專業(yè)的檔案管理知識、有較強(qiáng)的整體規(guī)劃能力，保證檔案保管等工作的順利進(jìn)行。要更好的做好檔案管理工作，還要進(jìn)一步將兩種專業(yè)的人才融合培養(yǎng)，加強(qiáng)具備多能力人員的存在。

4.3 大膽改革，探索檔案的現(xiàn)代化管理方式

通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為學(xué)校業(yè)務(wù)、日常管理服務(wù)。要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施。二是要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。三是要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，使學(xué)校檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。

4.4 完善檔案管理的績效考核制度

績效考核是一種有效的激勵手段，建立科學(xué)合理的績效考核體系有利于提升檔案員的工作積極性，還能引起領(lǐng)導(dǎo)層的重視，建立獎罰分明和晉升制度，可以讓檔案員端正工作態(tài)度，提高他們的工作熱情，主動的完成繁瑣、復(fù)雜的檔案工作。通過對檔案工作的分解、考核，建立績效考核體系，將會實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

4.5 加強(qiáng)檔案管理的信息化水平

檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環(huán)節(jié)的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作管理機(jī)構(gòu)。檔案信息化工作管理機(jī)構(gòu)主要對檔案工作進(jìn)行總體布局，并制定詳細(xì)發(fā)展和工作計劃，同時推進(jìn)和監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，但也是我國學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好的完成。

5 總結(jié)

學(xué)校的檔案管理工作是一項非常重要的工作，它的順利開展有利于推動教育工作的進(jìn)行，提高對檔案工作的認(rèn)識、檔案員的素質(zhì)，并建立科學(xué)合理的檔案管理體系，實施績效考核都是提升檔案管理工作的有效手段。搞好學(xué)校的檔案管理，不僅對學(xué)校自身的建設(shè)與發(fā)展有著幫助，而且還對國家教育事業(yè)有巨大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]朱建敏.基層學(xué)校部門檔案管理探討[J].科技向?qū)В?012（24）

[2]范喜慧.新時期如何規(guī)范和強(qiáng)化學(xué)校工作中的檔案管理[J].行政管理，2011（30）

[3]趙惠芳.新時期基層學(xué)校部門檔案管理芻議[J].產(chǎn)業(yè)觀察，2015（14）

[4]許鵬.學(xué)校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].文化-管理視野，2015（08）

[5]劉瑛郭宏學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)[J].綜述，2014（15）

[6]孟思恩，王穎，何芳.我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考.檔案學(xué)研究，2012.

[7]周玲.劉檔案信息化建設(shè)的思考.檔案學(xué)通訊，2009.

[8]趙小蘭.淺析醫(yī)院檔案管理存在的問題及解決的措施[J].管理學(xué)研究.2011

作者簡介

李燕霞（1978-），女，山東人，本科，畢業(yè)于山東省委黨校檔案文秘專業(yè)，中級檔案館員；研究方向：檔案管理。