檔案數字化建設的研究與探討

摘要：我國檔案管理事業的不斷進步與發展，要求我國檔案管理工作將現代科學技術作為發展核心，并且通過現代科學技術，有效實現對信息與知識的高度整合，從而加強對信息資源的科學化管理。實現對檔案的數字化管理，不僅改變了傳統紙質檔案的管理弊端，更有效提高了檔案的利用效率，真正實現了檔案信息高效利用與資源共享的目的。所以，對檔案進行數字化建設與管理，是未來發展過程中勢在必行的舉動。本文就檔案數字化建設進行了探討。

關鍵詞：檔案；數字化建設；問題；措施

1 引言

隨著信息時代的發展，信息查詢速度和數量不斷提高，檔案信息工作不斷深入和推進，為使館藏檔案得到更好的利用，檔案部門迎來了館藏檔案數字化的浪潮。傳統的紙質檔案在檢索和查閱上都較為復雜，保存效果也較差，不利于檔案的開發利用，數字檔案存儲空間小、利用便捷，所以將紙質檔案數字化成為檔案工作的主流趨勢，為了節約人力、物力資源，控制成本，數字化走上舞臺。

2 檔案數字化建設的必要性

對檔案管理進行數字化建設與改進，實際上對我國社會發展以及對各行各業的發展都有一定的幫助和意義，同時也可以滿足人們對于資源高效利用的要求。

2.1 檔案數字化建設可以滿足社會發展的需要

當今時代是信息化時代，整個社會的發展都是向著信息化、科技化方向轉變。因此為了使得更多的百姓和群眾可以得到高校的社會服務，檔案實行數字化管理勢在必行。封閉的傳統檔案管理無法適應當前的社會發展要求，同時也不能對檔案資源信息實現合理配置。

2.2 是加強檔案管理工作的重要方法

一般而言，傳統的檔案管理需要對檔案原件進行翻閱，長此以往很容易導致檔案本身受到磨損。而利用數字化進行檔案管理則可以避免這些現象的出現，還可以有效避免檔案丟失現象，在一定程度上促進了我國的檔案管理水平提升。

2.3 是提升檔案管理服務水平的需要

實行檔案管理，可以使得檔案的管理者利用計算機進行相應的檔案信息管理。既滿足足不出戶的要求，也使得檔案信息提供水平逐漸提升。

3 檔案數字化建設過程中存在的問題

3.1 缺乏統一的檔案信息管理標準

我國較多單位都處于新舊檔案管理模式交替過程中，在進行檔案數據庫建設時由于經驗不足存在著名目繁多且雜亂無章等現象。首先，各個單位的文化理念和領域分工不同，而有些單位的大部分檔案仍然以紙張形式存在，無法對單位內檔案進行統一模式管理；其次，在建立單位數字化檔案管理時很難借鑒其他單位的檔案管理方案來進行規劃，而我國大部分單位數字化檔案正處于不斷建設中，從單位內部人員處獲得重要的意見和建議相對來說較少。因此在單位中無法設定統一的檔案信息管理標準，這對我國單位發展數字化檔案建設增加了難度。

3.2 部分人員無法進行數字化操作

許多單位中的檔案管理人員和錄入人員年齡偏大，思想觀念相對來說比較保守，他們對于智能化數字化技術的接受能力比較慢，甚至有些工作人員從未接受過智能系統方面的訓練，連相關知識也是一知半解，因此在進行檔案管理新舊模式更替的時候增加了難度，不利于單位檔案管理部門順利開展工作。目前，由于缺乏對檔案信息化和數字化的整體規劃，檔案管理信息系統效率較低，這嚴重阻礙了信息系統功能和效用的發揮，信息化和數字化對檔案信息的支撐作用有限，無法實現檔案的科學管理，部分檔案信息系統由于缺乏規范化和標準化的管理和維護，系統時常出現宕機現象，這在一定程度上也限制了檔案數字化建設步伐。

4 加強檔案數字化建設的措施

4.1 把檔案的標準化和規范化作為推進檔案數字化的基礎

現在，檔案信息數字化還存在很多問題。比如，檔案信息數字化不標準；檔案信息方面沒有使用統一的軟件等，這些問題都嚴重影響了信息化技術的提高。因此，檔案信息的標準化和規范化是檔案管理工作的基礎。當這些工作達到標準化和規范化的時候，檔案數字化也就取得了一定的發展。因此，這兩者是互相依存的、不可分割的。

4.2 整體水平的提高關系著數字化建設的發展

對目前的檔案數字化建設來講，應該把工作的重點放到整個系統的建設方面。努力使系統走向正規化。并經過網絡把各個節點連接在一起，發揮出系統和數字化的整體優勢。另一方面，某些節點因為各種原因會成為系統連接的障礙，在一定程度上妨礙了系統的連通性。因此，要實現所有的節點裝備水平與應用能力齊頭并進的目標對目前水平來說是不可能的，要繞過一些障礙節點，不要在某區域進行齊步并進的戰略。要不斷鼓勵和支持某些先進單位逐步提升水平，也可以在某些單位實施高水平的數字化建設試點，這樣能夠獲得經驗和解決問題的策略，對檔案數字化系統建設非常有好處。

4.3 加強數據庫建設和管理

數字化信息技術的發展促進檔案管理工作不斷取得新的成績，但是，還有一部分工作做得不到位，那就是還沒有建立一個完備的數據庫。檔案數字化建設的關鍵問題就是數據庫的建設和管理，要應用當前快速發展的信息技術，不斷建設和完善數據庫。另一方面我們也要看到數據庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程，而要加強數據庫建設和管理必須要求單位上下要統一認識，領導要認識到數據庫建設的重要性，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，遇到問題共同探討和解決。建設數據庫的過程中要突出重點，打破傳統思想的束縛能夠由單一庫向系統庫發展。數據庫管理過程中要能夠重點面向應用，建立活庫，可以應用數據庫的使用頻率和使用效率考核數據庫的活性等。

4.4 要引進和應用先進的檔案管理軟件

因為目前的檔案管理軟件有許多，生成的電子文件有多種格式，造成在不同的檔案管理軟件中不能打開其他格式的電子文件情況，這就使得很多文件在其他電腦上無法顯示，給檔案信息化管理帶來一定的麻煩。為了解決這一難題，相關部門要配備專業的技術人員進行管理，幫助檔案管理人員把檔案信息化工作走向正規化，建立統一的檔案電子文檔格式。并且在電腦上要建立一個通用的數據庫，保證做到資源的共享。

4.5 提升檔案管理人員素質

提升檔案管理人員的素質，實際上也是在間接提升檔案館整體的信息服務水平。一方面需要加大力度，對檔案人員進行引進，并且配以相應的培育培訓對策，使得人才可以被廣泛培養。另一方面還需要檔案管理人員自身不斷提升學習意識，廣泛學習專業知識，還需要對計算機、攝影等新興的技術進行掌握，進而不斷完善自我。作為檔案管理部門應該為相關管理人員提供更為人性化的發展平臺，通過多種激勵制度，鼓勵其不斷發展和進步，進而將其打造成為一支高素質、高水平的專業隊伍。

5 結束語

檔案數字化建設是未來我國檔案管理發展的必然選擇，也是一項長期性的工作。這一轉型與發展具有一定的科學性和技術性，所以需要相關的從業人員不斷提升自身的專業素養與整體水平，為了更好的進行檔案數字化建設與發展而不斷努力。

參考文獻

[1]趙春暉.淺談當今檔案數字化建設[J].黑龍江科技信息，2007，20：227-228.

[2]孫寧寧.檔案數字化管理體系建設問題研究[J].黑龍江史志，2014，03：121-122.

[3]羅順明.檔案數字化建設中存在的問題及利用措施[J].蘭臺世界，2012，23：38-39.

作者簡介

解晨曉（1983-），男，山東臨沂，本科，畢業于大連理工大學，助理館員，研究方向：檔案管理。