淺談新時期編制檔案的精細化管理

陳雁飛

摘 要：隨著我市經濟體制和編制制度改革的不斷深入，對編制檔案工作提出了更新、更高的要求。筆者按照大同市委、市政府提出的精細化管理先進理念的要求，結合自己在管檔實踐中的一點體會，就如何用精細化管理做好編制檔案工作談幾點拙見。

關鍵詞：編制；檔案；精細化；管理

編制檔案管理工作是黨和國家人事工作的重要組成部分，是國家人事管理走向正規化、制度化的基礎，是考察了解和正確選拔使用工作人員的重要依據，做好新形勢下編制檔案管理工作對于選準用好工作人員具有重要的意義。筆者按照大同市委、市政府提出的精細化管理先進理念的要求，結合自己在管檔實踐中的一點體會，就如何用精細化管理做好編制檔案工作談幾點拙見。

1 當前編制檔案管理中的主要問題及成因分析

近年來，由于機構編制和用人制度的改革，各單位檔案管理人員變動頻繁，編制檔案管理工作受到一定影響，不同程度地出現了一些問題。主要表現在三個方面。

1.檔案管理標準不高。大多數單位檔案管理工作質量目前還處于一個低水平狀態，已不能適應新形勢下人事工作的要求。在檔案管理手段上依舊使用以往手工填檔、人工裝檔、定柜建檔的簡單方法，計算機技術沒有得到廣泛普及和應用。在檔案管理主體上，檔案工作人員業務能力不強，對檔案工作的知識不夠熟悉、制度不夠了解、標準不夠清楚、要求不夠明白，對材料的收集、整理、歸檔、裝訂等環節心中無數。在檔案管理制度上落實不嚴格，檔案調閱率過高，時間過長，加上采用簡單的手工作業方式，造成資料紙張發黃變脆、字跡褪色，影響到檔案的完整與安全。這些都嚴重制約了檔案管理正規化建設和發展。

2.對檔案細節操作不精。一是檔案材料內容填寫前后不一。如“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別人員的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。現行的公文材料大都是A4紙，履歷表、高等院校畢業生登記表、入黨志愿書等大部分是16開紙，如將A4紙剪裁為16開大小，致使有的表格印制超過裝訂線，不利于立卷歸檔工作。三是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表未蓋組織人事部門公章。有些人員的相關學歷學位或專業技術職稱（如函授、進修班、自考等）沒有存檔，造成部分材料遺失或無法補辦的現象，還有一些人員的黨員入黨材料還不齊備就進行了存檔。

2 對加強大同編制檔案管理工作的對策和建議

隨著編制制度改革的不斷深入，人事工作對編制檔案的質量要求越來越高。為此，在編制檔案目標管理工作中，應樹立精細化理念，進行精細化管理。

（一）用制度建設精細化來健全檔案管理機制

吸收先進檔案管理經驗，圍繞建章立制深化檔案管理機制建設，構建“制度健全、管理規范、利用方便”的檔案管理機制。一是建立檔案管理責任制。按照檔案管理要求，結合檔管人員及業務特點，對檔案管理進行定崗定責，建立 “領導主抓、部門分管、專人負責、處室配合”的多層次檔案管理體系，確立“分級負責建檔，集中統一管理”的檔案管理模式。二是健全檔案管理制度。結合檔案管理的發展，進一步修訂《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案調閱利用制度》、《檔案鑒定銷毀制度》等相關制度，逐項細化檔案搜集、整理、保管、利用等各個環節的操作規范。

（二）用管理質量精細化來保證檔案齊全完整

1. 全面核對檔案資料。按照中組部檔案工作條例的要求，在做好正常整理工作的基礎上，集中力量，以填寫人員履歷表為契機，對檔案資料進行一次全面核對。在整理過程中，力求做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、嚴格把好質量關。一是在材料鑒別上，注重真實性。二是在材料分類上，注重準確性，做到卷卷檔案分類準確無誤。三是在材料裝訂和外表上，強調整齊美觀，提高編制檔案的整體質量。

2.做好編制檔案材料的收集、歸檔工作。在收集歸檔材料工作中應做到嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齊全編制檔案材料，才能不斷充實編制檔案內容，全面反映人員德、能、勤、績、廉等工作全貌，為領導決策提供可靠的原始依據，避免用人失誤。堅持“標準化”整理裝訂編制檔案，整理過程中要做到材料鑒別歸類上求準、材料加工上求精、材料切訂上求好、驗收入庫上求嚴“四個環節”，確保編制檔案規范化管理工作落到實處。

3、簡化整檔工序。一是要規范用紙。簡化整檔工序首先必須規范公文用紙，或統一調整編制檔案用紙的規格，使兩者一致。 二是要改進檔案盒。在編制檔案整理過程中，需要反復的拆裝、剪裁，不僅增加了整檔人員的工作量，而且也不可避免地使檔案本身遭受了損害，不利于編制檔案的長久保存。 因此，制作更適用編制檔案管理的檔案盒很有必要，如借鑒文件夾形式，檔案整理立卷時，不裁剪，也不裝訂，只需分類、編號、登記卷內目錄，夾入檔案夾，增加新的材料時只需把材料插入相應類別中，需要利用檔案中某個材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于檔案保密，這樣既能提高編制檔案整理質量，方便利用，便于保管、保密、延長檔案壽命，還能大大減少檔案整理繁瑣的工序，從而提高工作效率。

（三）用重點建設精細化來提高檔案管理水準。根據實際情況的發展變化，突出三個方面的建設。一是改善檔案保管條件。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設符合國家標準。二是突出審核審批檔案管理。為解決各單位辦審核審批中產生的檔案資料歸檔問題，應確定定了審核審批檔案的歸檔范圍、立卷原則、整理人員、資料排列等具體要求，并動態跟蹤新增審核審批事項情況，及時調整歸檔內容。三是突出財政檢查檔案管理。重點是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進行復核把關，明確具體操作要求。

（四）用檔案載體精細化來加快檔案現代化建設。編制檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是實現編制檔案管理現代化的必由之路。一是創新技術和手段加強人事檔案管理，提高利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技術，探索新的方法，對檔案進行合理、靈活地開發利用。運用計算機、掃描儀等現代化設備，將文字、圖片等紙質資料變成數據資料，使編制檔案無紙化、信息化，完善編制檔案管理信息系統建立編制檔案管理信息庫，利用專業管理軟件進行檔案編制目錄、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等工作，提高編制檔案信息的實效性和正確性。二是創新檔案“提前進館”的管理模式。要建立應用計算機管理編制檔案的各項制度，進一步提高編制檔案管理的現代化水平，讓編制檔案從“看堆式”的管理中解放出來。要使編制檔案工作更好地為編制工作服務，逐步適應高效率的辦公趨勢，編制檔案工作也應該走信息化建設道路。在紙質檔案的基礎上，逐步做好檔案的計算機錄入，在條件成熟時，還可以對部分重要檔案進行全文掃描錄入，逐步提高編制檔案工作的現代化管理，提高工作效率。

參考文獻

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