醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案制度化管理分析

楊建民

摘 要：醫(yī)院管理工作中，檔案管理是十分重要的工作，其中后勤特種設(shè)備檔案的管理更是至關(guān)重要的，完善醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案的制度化管理，建立完善的管理體系，能夠及時了解后勤特種設(shè)備運行的實際情況，并對其進行的檢修，使其運行管理更加規(guī)范、科學(xué)，有健全的制度體系做保障，使得醫(yī)院后勤管理更加順利，減少醫(yī)院運行成本，減少能源消耗，實現(xiàn)醫(yī)院的整體效益，本文就醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案制度化管理的情況進行闡述與分析，保證特種設(shè)備檔案制度化管理得到有效地落實。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；后勤；特種設(shè)備；檔案；制度化管理

醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案記錄的是電梯、中央空調(diào)、壓力容器以及鍋爐等設(shè)備的采購、運行信息，這是設(shè)備管理中十分重要的內(nèi)容，在醫(yī)院醫(yī)用設(shè)備檔案管理中也占有重要的地位。醫(yī)院后勤特種設(shè)備能夠保證醫(yī)院醫(yī)療、科研以及后勤工作的順利、安全運行，維護醫(yī)院工作人員以及患者的生命安全，因此需要加強對醫(yī)院后勤特種設(shè)備的檔案管理，建立完善的檔案管理體系，使其制度化運行，實現(xiàn)特種行業(yè)的安全運行。

1 醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀分析

一直以來，醫(yī)院的后勤特種設(shè)備管理效果都不理想，缺乏完善的管理制度，安全管理不到位，有些醫(yī)院生殖不重視這一工作。主要是醫(yī)院這些后勤特種設(shè)備無法像醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備和儀器一樣能夠直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益，而且醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案管理是個盲區(qū)，重視程度不高。[1]

當(dāng)前醫(yī)院中注重臨床管理，忽視后勤管理的現(xiàn)象依然存在，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽視后勤管理工作，對于后勤人才的引進與培養(yǎng)關(guān)注力度不足，醫(yī)院后勤部門的準(zhǔn)入門檻比較低，很多后勤人員甚至是改行進來的。醫(yī)院后勤部門的管理與培訓(xùn)不足，資金投入不多，工作人員的整體素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)的后勤管理知識與技能，對于醫(yī)學(xué)和管理知識掌握不到位。當(dāng)前醫(yī)學(xué)發(fā)展不斷進步，很多高精尖設(shè)備投入到醫(yī)院的使用中，設(shè)備的先進性與后勤管理人員的維修管理水平形成強烈的對比，服務(wù)體系與醫(yī)院管理的實際需要不相適應(yīng)。

有要求規(guī)定，醫(yī)院后勤特種設(shè)備的采購需要進行論證、技術(shù)評估，[2]完善的采購制度管理下進行，使得采購來的特種設(shè)備能夠滿足醫(yī)院后勤的實際需要，這項工作是由專門的部門以及人員負責(zé)的，使得后勤特種設(shè)備的采購更加規(guī)范，渠道合法統(tǒng)一，有完備的采購手續(xù)。醫(yī)院需要嚴格按照相關(guān)的制度法規(guī)開展工作，對于特種設(shè)備的采購需要按照規(guī)范化程序進行，保證采購過程的透明、合法，減少特種設(shè)備在今后使用中出現(xiàn)安全風(fēng)險的幾率，同時減少醫(yī)院的醫(yī)療成本支出。后勤特種設(shè)備使用前或使用后的一個月內(nèi)，[3]使用單位需要到后勤特種設(shè)備安全監(jiān)督管理部門進行登記，建立健全安全監(jiān)管登記制度。

2 醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案制度化管理的有效策略

后勤特種設(shè)備檔案主要涉及采購環(huán)節(jié)的檔案、設(shè)備檢驗以及維修時的檔案。日常工作中采購檔案的建立是比較受到重視的。但是要想將醫(yī)院后勤特種設(shè)備的論證、驗收、登記、運行以及維修等內(nèi)容都體現(xiàn)在設(shè)備檔案中，[4]就需要進一步加強后勤特種設(shè)備的檔案管理工作，實現(xiàn)制度化的管理，定期、不定期的對特種設(shè)備檔案進行檢測，使得設(shè)備的質(zhì)量、運行情況以及維修等能夠真實的反應(yīng)出來，使得特種設(shè)備管理能夠貫穿于設(shè)備采購、使用的全過程中，能夠積極發(fā)揮特種設(shè)備在醫(yī)療服務(wù)中的優(yōu)勢作用。

1、建立完善的制度法規(guī)，收集特種設(shè)備檔案

依據(jù)醫(yī)院后勤特種設(shè)備使用、管理的實際情況出發(fā)，嚴格按照相關(guān)的制度法規(guī)開展工作，實現(xiàn)依法、依制度管理。將后勤特種設(shè)備檔案管理工作納入到醫(yī)院資源計劃管理系統(tǒng)中，對特種設(shè)備進行科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)的管理。積極宣傳，強化檔案管理人員的服務(wù)意識水平，能夠在特種設(shè)備檔案管理過程中樹立風(fēng)險意識，了解后勤特種設(shè)備檔案管理的內(nèi)容，有特種設(shè)備的圖紙、說明書、質(zhì)量合格出廠證書，強度計算書，省市勞動部門簽發(fā)的使用證書、檢驗報告等。[5]依照后勤特種設(shè)備管理方法，對后勤特種設(shè)備的安裝進行驗收，并對其進行約束，使得醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案收集工作順利開展。

2、確立管理職責(zé)，對檔案管理工作進行監(jiān)督

對于醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案管理需要明確相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，將后勤特種設(shè)備管理納入到考核工作中，由專門的管理人員對后勤特種設(shè)備進行管理，并有協(xié)助檔案管理人員對醫(yī)院后勤特種設(shè)備的檔案進行管理，做好登記保管的工作。技術(shù)人員對特種設(shè)備進行檢查時，需要對每一臺特種設(shè)備進行登記編號，并將其運行的實際情況進行準(zhǔn)確的記錄。醫(yī)院的檔案部門也需要對后勤特種設(shè)備進行動態(tài)化管理，完善特種設(shè)備的檢驗、維修、改造等信息記錄，使得后勤特種設(shè)備的方案內(nèi)容更加充實、豐富，使其能夠與設(shè)備的運行情況相適應(yīng)，使檔案成為特種設(shè)備使用、檢修的重要參考和依據(jù)。對醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案要進行統(tǒng)一的管理，做好設(shè)備檔案的收集、歸檔，登記、保管、移交等工作，能夠為檔案的查找以及責(zé)任查找更加順利明確。

3、特種設(shè)備檔案特殊管理，提高利用率

在醫(yī)院的經(jīng)營管理中，醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案有著很高的利用率，為了使利用更加便利，在檔案管理中應(yīng)將后勤特種設(shè)備的檔案單獨提取出來，并進行組卷、分類、編目，獨立系統(tǒng)的進行排列。可以對醫(yī)院后勤特種設(shè)備的檔案資料進行匯編，形成專門的目錄，記錄設(shè)備的名稱、制造的單位、出廠的編號、使用的證號、安裝的位置以及保管渠道等，[6]將目錄發(fā)給相關(guān)的單位，檔案管理人員以及技術(shù)人員可以進行檢索、查閱，使技術(shù)管理人員明確自己的管理范圍，使得檢查工作更加安全，分析檔案資料中的不足，對潛在的安全隱患進行處理，使得設(shè)備運行更加高效、安全，減少事故發(fā)生的幾率，使得后勤特種設(shè)備能夠正常運行生產(chǎn)。

4、充分發(fā)揮特種設(shè)備檔案管理的監(jiān)督職能

醫(yī)院后勤特種設(shè)備的檔案內(nèi)容主要就是設(shè)備的采購、驗收、使用、檢修、報廢等內(nèi)容，如果我們一直只是對這些內(nèi)容進行檔案管理，就無法與實際工作需要相適應(yīng)。后勤特種設(shè)備檔案管理的最大作用在于充分發(fā)揮其監(jiān)督職能，將檔案室中的“死”檔案變成“活”檔案，能夠為醫(yī)院的安全生產(chǎn)提供參考和服務(wù)。一般而言，特種設(shè)備的檔案主要就是設(shè)備采購的臺賬以及質(zhì)量監(jiān)督管理部門定期對特種設(shè)備進行檢查、維修的記錄。實際工作中，特種設(shè)備的日常運行狀態(tài)是最先反應(yīng)出來的記錄。因此需要對特種設(shè)備日常運行的情況進行變革的編制，管理人員交接班時需要將設(shè)備的運行情況進行登記，保證生產(chǎn)運行的安全性，明確特種設(shè)備是不是安全、可靠的運行。對特種設(shè)備日常運行的檔案記錄進行查閱就能夠指導(dǎo)每一臺設(shè)備的運行情況，比較清晰明了，而且如果特種設(shè)備出現(xiàn)故障就能夠體現(xiàn)在日常的設(shè)備數(shù)據(jù)記錄中。因此必須要做好醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案管理工作，開展設(shè)備日常運行情況的記錄，監(jiān)督設(shè)備的運行情況和狀態(tài)，管理人員能夠隨時掌握后勤特種設(shè)備的情況，為及時提醒、跟蹤服務(wù)的開展提供科學(xué)的參考。

3 結(jié)束語

現(xiàn)如今，信息化、數(shù)字化、電子化以及智能化技術(shù)手段在生產(chǎn)生活中得到了廣泛的應(yīng)用，資源設(shè)備是醫(yī)院中除人力資源外最為寶貴和重要的財富。醫(yī)院后勤特種設(shè)備運行的效果將直接對醫(yī)院的效益產(chǎn)生影響，關(guān)系到醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的節(jié)能減排，醫(yī)院工作人員以及患者的生命安全等。因此醫(yī)院必須要做好后勤特種設(shè)備的檔案管理工作，并努力實現(xiàn)制度化管理，使得后期特種設(shè)備的使用效率得到提升，避免設(shè)備隨意使用，提高其安全性和有效性，更好的為醫(yī)院發(fā)展進步作出貢獻。

參考文獻

[1]曾凡志，肖海峰，林成義，曾波.淺談醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案制度化管理[J].中國衛(wèi)生法制，2014，01：58-61.

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[6]曾冬梅，張正軍.精益管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2013，02：63-64+57.