天津港辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

摘要:鑒于天津港集團(tuán)原有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的需求，因此天津港集團(tuán)對(duì)原有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。本文著重說(shuō)明了原有OA存在的問(wèn)題、新OA的開(kāi)發(fā)理念、開(kāi)發(fā)技術(shù)平臺(tái)、協(xié)同辦公功能、OA的發(fā)展方向等內(nèi)容。

關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化;協(xié)同辦公;知識(shí)管理

天津港集團(tuán)作為中國(guó)第一大人工港口，早在2001年就已開(kāi)始實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)多年的推廣使用，至今該系統(tǒng)已經(jīng)覆蓋整個(gè)集團(tuán)機(jī)關(guān)及50多家基層單位，用戶超過(guò)千人。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在天津港集團(tuán)的全面應(yīng)用，極大的提高了工作效率，為港口建設(shè)和發(fā)展提供了強(qiáng)有力的保障。

1 天津港原有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

說(shuō)到天津港使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，我們首先來(lái)了解一下什么是辦公自動(dòng)化，所謂辦公自動(dòng)化即OA(OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

近年來(lái)信息化的快速發(fā)展，原有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱“原OA系統(tǒng)“)已經(jīng)暴露出功能不夠全面，兩級(jí)系統(tǒng)操作復(fù)雜，與其他系統(tǒng)、軟件兼容性差等諸多問(wèn)題。并且隨著用戶的不斷增長(zhǎng)，需求的不斷提高，原OA系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足使用者的需要，主要存在以下問(wèn)題:

1.1 功能方面

原OA系統(tǒng)實(shí)行集團(tuán)和公司兩級(jí)管理，在公文的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，工作流和信息流不是很通暢，公文流程固化不靈活，進(jìn)而影響辦公效率。同時(shí)兩級(jí)系統(tǒng)的維護(hù)，造成組織機(jī)構(gòu)、系統(tǒng)用戶等相關(guān)數(shù)據(jù)冗余。原OA系統(tǒng)是C/S結(jié)構(gòu)，需在每臺(tái)電腦上安裝客戶端，安裝維護(hù)工作極大，對(duì)用戶的電腦硬件和操作系統(tǒng)要求比較高。除公文流轉(zhuǎn)這一主要功能之外，原OA系統(tǒng)并沒(méi)有相關(guān)的輔助功能，不能為企業(yè)提供發(fā)展所需的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、整理和決策支持等數(shù)據(jù)資料。

1.2 其他方面

原OA系統(tǒng)服務(wù)器已不能滿足向全部管理人員開(kāi)放的需要，更不能滿足管理信息化所提出的管理協(xié)同功能的需要。其操作系統(tǒng)為Windows 2000 Server，相對(duì)于Unix操作系統(tǒng)，存在穩(wěn)定性、安全性差的問(wèn)題。

原OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)是SQL Server 2000，僅適合中小系統(tǒng)的應(yīng)用，隨著系統(tǒng)用戶人數(shù)大量增長(zhǎng)，已不能滿足OA系統(tǒng)的需要。

2 現(xiàn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

面對(duì)原OA系統(tǒng)存在的諸多不足，天津港集團(tuán)協(xié)同相關(guān)軟件公司開(kāi)發(fā)了新的天津港辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱“新OA系統(tǒng)”)，新系統(tǒng)采用J2EE軟件平臺(tái)為整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)提供統(tǒng)一的底層軟平臺(tái)，上層應(yīng)用在該系統(tǒng)平臺(tái)軟件的支撐下運(yùn)行。應(yīng)用服務(wù)器安裝Unix操作系統(tǒng)并安裝Web Logic 8.1 server進(jìn)行OA的應(yīng)用部署及連接數(shù)據(jù)庫(kù);數(shù)據(jù)庫(kù)采用ORACLE 10G數(shù)據(jù)庫(kù)。

新OA系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，由網(wǎng)站首頁(yè)登陸進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登陸至外部郵箱、網(wǎng)絡(luò)傳真、數(shù)字檔案等系統(tǒng)模塊。辦公系統(tǒng)還集成了騰訊通(RTX)用于實(shí)時(shí)消息溝通、公文待辦提醒等。采購(gòu)PDA手持設(shè)備，采用移動(dòng)MOA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公功能。

功能方面。新OA系統(tǒng)完善了公文處理功能、拓展了辦公管理功能、增加了輔助辦公功能，它將成為天津港辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)平臺(tái)、溝通協(xié)調(diào)平臺(tái)、知識(shí)協(xié)同平臺(tái)。

①公文處理與加密驗(yàn)證功能。在原OA系統(tǒng)公文處理功能的基礎(chǔ)上，對(duì)原有公文流程進(jìn)行整理和優(yōu)化，進(jìn)而解決了原OA系統(tǒng)公文流程固化不靈活的問(wèn)題;增加圖形化的流程幫助，方便所有用戶尤其是新用戶及時(shí)準(zhǔn)確的了解公文流轉(zhuǎn)流程;實(shí)現(xiàn)公文格式的自動(dòng)調(diào)整和校正;擴(kuò)展附件容量;公文可以打包下載到本地機(jī)器以方便日后查詢;增加電子印章加密功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)公文文檔的保護(hù);實(shí)現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的對(duì)接。在保留原有的公文督辦、催辦、代辦功能的基礎(chǔ)上，升級(jí)后的OA系統(tǒng)工作流和信息流更加靈活通暢，集團(tuán)和公司兩級(jí)系統(tǒng)合并到一起，集團(tuán)發(fā)文可以直接轉(zhuǎn)成公司收文，極大地減輕了基層單位文書的工作量。新OA系統(tǒng)對(duì)部分重要崗位系統(tǒng)用戶增加CA登錄驗(yàn)證，CA用戶必須使用專有的U-key，經(jīng)過(guò)身份驗(yàn)證才可以登錄OA系統(tǒng)并進(jìn)行相關(guān)操作，增加了安全性。

②辦公管理功能。工作日程協(xié)同功能:日程管理主要用于員工對(duì)個(gè)人日程的管理，及時(shí)提醒每日的工作，以及及時(shí)了解部門同事或其他共有日程分組的人員的日程安排，以便更及時(shí)地完成工作、更完善的安排工作。所有用戶可起草私人日程，可查看同部門同事的部門日程，還可新建日程分類，根據(jù)不同的日程分類授權(quán)不同的用戶共享日程信息。任務(wù)管理功能:任務(wù)管理主要用于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給下級(jí)職工分配任務(wù)，任務(wù)執(zhí)行者可以根據(jù)工作完成情況隨時(shí)在OA系統(tǒng)上進(jìn)行任務(wù)相關(guān)情況的回復(fù)，如果在任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中遇到問(wèn)題，也可以申請(qǐng)對(duì)任務(wù)進(jìn)行延期、回退或者終止等相關(guān)操作。對(duì)于任務(wù)的管理非常靈活，可以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作中的所有情況。還可按照不同的任務(wù)狀態(tài)進(jìn)行查詢，分類明確。知識(shí)管理功能:由于知識(shí)資本難以量化、評(píng)估和保存，人員的離職或調(diào)動(dòng)都會(huì)造成知識(shí)的流失，所以建立企業(yè)內(nèi)部知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的共享，搭建全集團(tuán)共同積累知識(shí)的平臺(tái)，同時(shí)也搭建兩級(jí)機(jī)關(guān)之間、部室之間、管理人員之間溝通的平臺(tái)。新OA系統(tǒng)知識(shí)管理模塊分為個(gè)人知識(shí)、部室知識(shí)、共享知識(shí)幾個(gè)分類，用戶可在各分類下增設(shè)、刪除、修改專題，并將不同類型的知識(shí)上傳到不同專題內(nèi)，進(jìn)行分類管理。不同分類有不同的操作權(quán)限:個(gè)人知識(shí)僅供自己查閱;共享知識(shí)則在增設(shè)共享專題時(shí)確定專題管理員，由其統(tǒng)一對(duì)該專題下的知識(shí)和可以共享該專題知識(shí)的用戶進(jìn)行管理;部室知識(shí)則由各部室知識(shí)管理員負(fù)責(zé)，只有通過(guò)其審批的知識(shí)才能在該分類中顯示，供該部室所有用戶共享查閱。

通過(guò)知識(shí)管理這一平臺(tái)，對(duì)實(shí)現(xiàn)各單位、各部室、各崗位人員進(jìn)一步協(xié)同有效工作，對(duì)新任職人員更快熟悉本崗位工作，對(duì)提升機(jī)關(guān)為基層服務(wù)的水平，對(duì)全體管理人員的知識(shí)積累和提升都將起到非常重要的促進(jìn)作用。

③輔助辦公功能

網(wǎng)絡(luò)傳真:目前，集團(tuán)公司傳真的收發(fā)仍然沿用紙制文件，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子化，不利于規(guī)范管理、提高效率、快速檢索和存檔備查，同時(shí)還不利于耗材的節(jié)約。新OA實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)的無(wú)紙化傳真。每一個(gè)用戶都設(shè)置一個(gè)網(wǎng)絡(luò)傳真號(hào)，通過(guò)集成網(wǎng)絡(luò)傳真功能，實(shí)現(xiàn)傳真件在OA系統(tǒng)中及OA系統(tǒng)與傳真設(shè)備間的發(fā)送和接收，極大地節(jié)約了辦公耗材，節(jié)省了辦公時(shí)間。

手機(jī)短信:新OA系統(tǒng)具有實(shí)時(shí)通訊功能。具有發(fā)送手機(jī)短信權(quán)限的用戶，可以以新OA為平臺(tái)，在系統(tǒng)中手機(jī)短信功能模塊進(jìn)行短信內(nèi)容的編輯，并發(fā)送到相關(guān)人的手機(jī)上，在發(fā)送重要、緊急通知時(shí)非常的及時(shí)方便。

騰訊通(RTX):新OA系統(tǒng)集成騰訊公司實(shí)時(shí)消息軟件騰訊通，即RTX，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)消息、文件傳遞、辦文提醒等功能。用戶安裝并登陸騰訊通客戶端后，即使在未登錄OA系統(tǒng)的狀態(tài)下，也會(huì)收到待辦公文提醒，以便相關(guān)人員及時(shí)處理公文。同時(shí)日常的工作也可通過(guò)RTX實(shí)時(shí)溝通，相較電話溝通更加方便。

移動(dòng)辦公(PDA): PDA(PersonalDigitalAssistant)是個(gè)人數(shù)字助理，一種手持設(shè)備，使用該設(shè)備，安裝移動(dòng)MOA系統(tǒng)，即可通過(guò)PDA在任何地方、任何時(shí)間登陸天津港辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，進(jìn)行公文處理等相關(guān)的操作。突破了傳統(tǒng)OA系統(tǒng)對(duì)辦公地點(diǎn)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的限制。

結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由最初的文件型OA，僅僅實(shí)現(xiàn)單機(jī)版的無(wú)紙化辦公，到后來(lái)的流程型OA，實(shí)現(xiàn)以工作流程為中心，包含公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、會(huì)議管理等眾多實(shí)用功能的應(yīng)用系統(tǒng)，即原有天津港辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所處的階段，到此次升級(jí)后新OA所處的知識(shí)型OA階段，主要是以“知識(shí)管理”為思想、以“協(xié)同”為工作方式、以“門戶”為技術(shù)手段，整合組織內(nèi)的信息和資源，將知識(shí)管理的思想融入日常的辦公協(xié)同平臺(tái)軟件中去， OA系統(tǒng)已經(jīng)從日常辦公的平臺(tái)，成為一個(gè)企業(yè)知識(shí)管理的基本平臺(tái)，成為企業(yè)的管理支撐平臺(tái)。

而未來(lái)的發(fā)展將是智能型OA。 隨著科學(xué)技術(shù)和管理思想的不斷創(chuàng)新和提升，最終OA系統(tǒng)將會(huì)發(fā)展成為全新的“智能型OA”。成為企業(yè)的綜合性管理支撐平臺(tái)，提供決策支持、知識(shí)挖掘、商業(yè)智能等高級(jí)服務(wù)，為企業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大的支持。

參考文獻(xiàn)

[1] 李慧勇，鄭艷明國(guó)內(nèi)外辦公自動(dòng)化的研究現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

[2]《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)理論與實(shí)踐》 蔡紹洪 著