高校教學資料規范化管理的思考

袁雙云

摘要：高校教學資料是反映學校辦學水平和辦學能力的重要支撐材料，是各種教學評估和檢查的依據。加強高校教學資料的規范化管理有助于提高高校管理水平，也有助于高校各項檢查和考核工作的開展，使檔案資料能夠更好地為高校的教學、管理等工作服務。文章通過分析當前高校教學資料管理存在的問題，提出了規范高校教學資料管理的工作思路及兩級一體化的管理模式，并就如何開展教學資料規范化管理工作指出了幾點踐行的策略。

關鍵詞：高校；教學資料；規范化

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）12-0019-02

高校教學資料是指高校的各教學院、系、部在教育、教學、學生管理工作中形成的具體某一項工作的微觀資料，如學生考試試卷、成績登記表、普通本專科學生畢業論文、學生實驗報告、實習報告、教師聽課記錄以及各教學院系層面的統計、報表、活動材料等。這些微觀資料往往數量較多且雜，沒有納入檔案的管理范圍，但卻是學校迎接各種教學評估和檢查的依據，也是反映學校辦學水平和辦學能力的重要支撐材料，在一定時期內具有一定的參考和利用價值。

一、高校教學資料管理存在的問題

目前各高校教學資料基本都由各二級單位自行保管。由于教學資料沒有納入歸檔范圍，絕大多數檔案管理部門都不負責教學資料的管理，以致很多教學資料都閑散置于各二級單位甚至是各工作人員手中，資料管理不規范，亂堆亂放的現象嚴重。目前，高校教學資料管理存在的問題主要體現在以下三個方面：

1.資料管理人員意識不高。資料管理人員一般是各部門的工作人員，這些人員從事的事項多且雜，資料的管理工作基本都沒有納入他們的崗位職責范圍，因此很多兼職人員對檔案資料都不重視，無心管理，這就導致了很多資料存放散亂，缺失嚴重。

2.教學資料管理不規范。資料的管理不規范主要體現在：一是沒有專人統一管理和存放。各個科室甚至每個職工都有各自的資料柜，都存放有一定量的資料，這種散亂的管理方式必然導致很多資料的遺失，尤其在人員變動時，很多人在離崗時也同時帶走了在相應崗位上形成的資料。二是沒有統一的管理制度和標準。各單位自行整理和保管，以致各單位的管理都是五花八門，隨意堆放，隨意銷毀，甚至當廢紙賣掉，難以提供利用。三是沒有專業的人員提供指導和培訓。各二級單位的資料管理人員通常是些兼職人員，這些兼職人員缺乏專門的檔案資料管理知識、經驗與技能，需要有專業的人員對他們進行指導和培訓。

3.疲于制作各種迎檢支撐資料。通常，學校和各二級單位每年都要應對各種不同的工作檢查和考核。各項工作的考核指標都不一樣，為迎接這些考核，通常每來一項考核就要單獨做對應的支撐資料，以致很多高校的二級單位到年終考核時就是在不斷地做支撐資料，費時費力，工作效率極其低下。并且，很多資料由于平時沒管理好，需要時找不到，待到評估或檢查時再應急，為檢查而做資料，這種為檢查而做的資料，很多已不是原始材料，失去了應有的價值，也使得各種評估和檢查失去了意義。

二、教學資料規范化管理的思路

教學資料規范化管理是指借用教學檔案管理中的科學分類、編號、統一收集、整理、科學排架以及編制檢索目錄等的管理方法來科學管理教學資料，使教學資料能夠便于檢索、便于利用、便于管理。其中，教學資料的分類可參考教學檔案的分類法，首先按資料的領域范疇將形成于同一活動領域的資料作為一個整體歸入相同的類別，再按形成資料的特征以便于排架和管理分別不同的二級類目。例如可先根據教學工作和學生工作分成教學（JX）和學生（XS）兩大類，其中教學類又可細分為三大類，包括教學綜合類（教學管理工作中形成的資料）、試卷和實踐材料（具體的教學過程中的資料）以及普通畢業論文（學位工作中形成的資料）。同樣，教學資料的編號也可采用案卷級檔案的編號方法，可由“全宗號+年度+分類號+盒（袋）號”組成，每個二級單位分配一個全宗號。資料的排架可采用“一級類目—年度縱向排列法”，依次按類目和年度，從左至右、從上至下的順利依次排列。

三、高校教學資料兩級一體化管理模式

教學資料的規范管理可實行兩級一體化的管理模式，實現教學資料與檔案一體化管理。由學校檔案管理部門負責學校檔案的一級管理；各二級單位負責本單位教學資料的二級管理。學校設立檔案館，二級單位成立檔案資料室。檔案管理部門作為專業機構負責規范和指導二級單位教學資料的管理，制定統一的教學資料管理標準，對各二級單位進行指導、培訓和檢查。各二級單位則要按照檔案管理部門的要求對形成的檔案資料進行收集和整理，將其中具有重要價值的檔案資料移交給檔案管理部門集中保管，其余微觀教學資料由各單位按要求集中規范整理、保管、提供利用和到期銷毀。

四、教學資料規范化管理的策略

1.增強檔案資料意識。教學資料是工作中的原始記錄，反映著學校的教學管理水平，具有一定的查考價值。增強檔案資料意識就是要努力讓所有的師生都學會自覺為自己的工作和學習存檔、存資料，尤其要加強對檔案資料管理人員和相關領導的檔案意識宣傳，只有真正認識到檔案資料的重要性，才會真正地重視這項工作，做好這項工作。

2.加強教學資料管理人員的指導和培訓，實現教學資料與教學檔案一體化管理。教學資料的管理主要由各二級單位的兼職檔案資料管理人員進行管理，這些人員通常不是專業的檔案資料管理人員，往往對檔案資料認識不夠，管理經驗缺乏，同時人員變動也較頻繁，這就需要專業的檔案管理部門加強對這些兼職人員的指導和培訓，增強他們的檔案資料意識。通過組織集中培訓，再派專人進行一對一指導，既可以指導教學資料的整理存檔，又可以同時完成重要教學檔案的歸檔指導，既加強了檔案的規范化管理，也使教學資料的管理規范化，在指導的同時即完成了教學資料及教學檔案的一體化管理及歸檔。

3.強化與創新教學資料工作考核機制。將教學資料工作納入教學工作的目標考核，定期檢查教學資料工作情況并打分，對成績顯著者給予表彰，對不合格的單位，取消該單位的評優資格，扣減相應的目標管理考核項分值，同時責令限期整改。只有這樣才能讓各二級單位重視檔案資料工作，按時保質地完成工作任務，確保檔案資料工作獲得健康、持續發展。

4.實行教學資料的科室收集整理制度。高校的二級單位一般都設有內部科室，如教學科、學生科、辦公室等，每個科室都形成有大量的不同類的檔案資料，參照高校檔案管理的部門立卷制度，同樣，高校的教學資料也可以實行由材料的形成科室來負責教學資料的收集整理，如二級單位的綜合辦公室可負責教學綜合資料的收集整理，教學科可負責形成的試卷等材料的收集整理，學生科負責學生類資料的收集整理等。科室收集整理制度是各二級單位的資料管理制度，將資料的收集整理職責具體落實到各科室的人員，既減輕了二級單位的檔案資料管理員的工作負擔，也使資料在形成后就可以直接進入收集整理階段，減少了由于變換整理人員造成的材料交接不全、整理進程被拖延等問題的產生。

5.以迎檢工作為契機，簡化迎檢支撐資料制作。學校的大型迎檢工作通常是學校的重點和中心工作，而迎檢支撐資料的準備是迎檢工作中非常重要的一項，檔案資料管理部門要以學校的大型迎檢工作為契機，提高檔案資料工作地位，規范檔案資料的管理。迎檢支撐資料就是平時各種工作資料的積累，只要做好了平時資料的收集整理，迎檢時的支撐資料準備工作就變得簡單得多。由于平時形成的各種教學資料都進行了收集整理，每份資料都有相應的資料編號，因此，在迎接各種工作考核時，不再需要為迎檢而制作資料，只需要提供支撐材料目錄，標注上檔號或資料號，查閱每年收集的資料或檔案即可。

總之，高校教學資料的管理水平體現著高校的管理水平，高校教學資料的規范化管理有助于提高高校的教育教學和管理工作水平，有助于各種考核、檢查工作的開展。

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