船代外勤在操作中常見的低效率原因及業務提升

摘 要：在國際船舶代理企業中，船務代理（簡稱船代）負責代理船舶進出港的具體操作，崗位分為船代內勤和船代外勤。船代內勤以在辦公室處理船代函電類和文件打印方面的一些行政工作為主；船代外勤的工作較繁雜，以辦理船舶進出港、靠泊時的相關手續以及妥善協調船方與港口、貨主、裝卸公司等相關部門工作銜接為主，其工作效率的高低會直接影響船代企業的經營狀況。本文以“新雅”輪進出欽州港為例，分析了船代在代理業務中低效率表現及提高操作效率的舉措。

關鍵詞：貨物運輸；船舶代理；船舶入境；出境；申報；效率

“新雅”輪，航次V.2216，共18名菲律賓船員，上一港口新加坡，來欽州港卸煤焦瀝青5138.142噸，再裝船4000噸重晶石開往科威特港。該輪于2017年1月2日00：48抵達欽州港錨地。“新雅”輪船長與船代小李（欽州港某船代公司船務代理，下文簡稱小李）預計：1月2日10：06安排引水上船，12：24船泊靠欽州港9#泊位，14：00做完聯檢，14：30計量結束，16：48開始卸貨，1月3日14：06卸完貨，16：30裝4000噸重晶石上船，17：00辦完出境手續，17：00引水上船，船舶開航。然而，小李這次工作不在狀態，操作中出現了一些疏忽，導致“新雅”輪推遲兩天進港和離港，給船公司及本公司帶來了一定的損失。為了避免日后類似的情況出現，公司業務主管結合小李這次操作過程，總結了當前船代在工作中常見的低效率表現及原因，并對提高操作效率提出建議，以期給船代從業者一些經驗及啟示。

一、船代外勤在業務操作中的低效率表現及其原因

（一）船舶進港前因準備工作滯后，造成不能按時進港

與從事外貿工作的外貿業務員一樣，船代外勤提前做好充分的準備是按時按質按量完成船務代理工作的保證。但是，小李在“新雅”輪進入欽州港靠泊之前有幾方面的準備工作拖拉：1、對申請船舶進港的證件準備不足，未能及時做海事預申報；2、對“新雅”輪準備到達錨地的動態、來港任務、運輸合同相關條款和費用分擔情況沒有形成書面的記錄，因而未能及時跟欽州港碼頭報進港計劃，導致無泊位靠泊；3、未能及時向欽州港務局遞交申請安排引航員和拖輪，造成“新雅”輪無法按計劃進港，只能在錨地多等侯兩天；4、未能及時向欽州港海事交管局匯報“新雅”輪進出港計劃。這些都是造成“新雅”輪進港時一旦滯期，就永遠滯期的基本原因。

（二）船舶停港期間因跟進工作不及時，造成無法按時離港

“新雅”輪停靠欽州港期間，小李跟進工作不夠細心，例如在工作時間沒有及時根據調度日志填寫當日“新雅”輪船舶動態表，在動態表上對前24小時之內船舶的開航時間、完工時間、裝（卸）貨的數量、開往港、在節假日期間開航的船舶、今后24小時內預抵的船舶的來港任務、預抵時間、當日港口作業情況和船泊的作業進度和錨地船舶情況等內容沒有及時更新。另外，“新雅”輪在錨地期間或在港口停泊后，小李沒有及時辦理船長和船員上岸證，也沒有及時通知欽州安達船舶服務有限公司為“新雅”輪加油加水、補充蔬菜、米、肉類等物料，從而導致了該輪超過24小時未能離港。

（三）船舶離港前因對主要事項未能確認，造成船方工作被動

船代外勤大多數都是事務性工作，很瑣碎，每天穿梭于船上和碼頭現場，既要幫船東和船員代辦一些雜事，又要協調好船，港，貨三方的關系。為此，船代外勤在工作中容易忽略一些主要事項。本案例中的小李沒能及時按欽州港習慣，與港務局確定船舶離港的聯檢時間及落實引航員和拖輪事宜，也沒有向船長落實船員是否盡數回船，所需燃油淡水物品等是否辦妥，貨主委托的代辦事項是否完成，相關業務單據船長大副等是否簽署完畢，隨船單證是否備齊，聯檢單證是否齊全，這些事項也導致了“新雅”輪無法如期離港。

（四）船代不熟悉辦理聯檢手續所需要的單證，造成辦理手續的低效率

船舶和貨物的出入境都要經過聯檢部門批準同意才能通行。船代外勤既要熟悉船舶進出港口各種申報手續流程，對申報需要提交的單證也一定要熟悉。本案例中，小李不但在安排辦理邊防、衛檢、海事、海關出港手續時間上拖拉，而且在申報中要提交的單證或證件種類和份數不熟悉，出現了交單份數不夠或者漏了某單或證的情況，以致為補齊單證浪費了很多時間，導致工作低效率。

（五）船代業務善后工作滯后，造成船代公司各部門工作的低效率

船舶離港后，船代外勤要以每條船為單位，及時把業務資料和單證復印件或掃描件交給內勤完成電子版和紙質兩方面的整理歸檔。但本案例中的小李在資料轉交內勤存檔方面較拖拉，對業務單據及財務單據等送交公司相關部門存檔結算也不及時，以致于公司財務部門無法及時完成清帳手續和航次結算等工作，這不但降低了他在船代操作中的低效率，也降低了公司相關部門的整體工作效率。

二、提前做好船舶進港前的各項預報工作

（一）持正確的文件向海事局預申報船舶入境

與貨物一樣，船舶進出港口需要船代向有關部門申請同意后才能通行。但船代辦理船舶的通關不是向海關申請，而是向當地的海事局預申請。為此，本案例中，小李首先要弄清楚辦理“新雅”輪進港手續需要提交哪些文件。按照港口習慣，“新雅”輪到達錨地前的一個星期，小李要向欽州港海事局預申請“新雅”輪進欽州港，預申請的文件包括：進出口岸審批工作單、國際航行船舶行進口岸申報書、國際航行船舶標準保安信息、船員名單、燃油證書、油污證書、油污證書附件和適航證書共8種，其中國際航行船舶行進口岸申報書需要準備一式三聯，而其他證件都只需要準備一式一份。欽州港海事局在《國際航行船舶行進口岸申報書》上簽署同意、蓋章后，小李要把第二聯和第三聯取回，其中一聯給相關部門查閱證明欽州海事局已同意“新雅”輪進境之用，另一聯交船代公司存檔。

（二）危險品預申報要按程序辦理

了解裝船的貨物類別也是提高操作效率的關鍵。本案例中，“新雅”輪裝載的“煤焦瀝青”屬于危險品貨物，為此，小李要及時與負責貨物報關的報關員聯系，要求報關員提供危險品申報資料包括集裝箱裝運危險貨物裝箱證明書、危險貨物安全適運申報單（一式兩聯）和報關單。拿到這些資料后，小李要準確填寫“新雅”輪載運危險貨物適裝許可審批單、載運危險貨物申報單（一式三聯）、并附上有效《油污證書》、《油污證書附件》、《適航證書》和《適載證書》。然后持這些單證先到欽州港海事局錄入申報系統，再到柜臺交單，最后向欽州港海事局危化品申報處出示報關員提供的危險品申報資料，辦理危險品申報；申報成功后，要把海事局簽字蓋章后的《船舶載運危險貨物申報單》第二和第三聯（第一聯給海事留存）交報關部門及公司相關部門各一份。對于危險品的預申報，在報關員完成出口報關后才能向海事局提出申請。由此可見，船代與報關員在工作充分對接可提高申報及裝船效率。

（三）提前預約檢疫人員，完成衛檢預報工作

衛檢預報工作，船代可以選擇電話聯系檢疫部門，提前告知檢疫人員船舶到港的船期即可完成預報工作。本案例中，“新雅”輪卸完煤焦瀝青后，還要裝船4000噸重晶石駛往科威特，為此，如要考慮操作的效率和質量，小李在打印煤焦瀝青的進口艙單時，最好也打印一份4000噸重晶石的出口艙單，然后加蓋船代公司的公章后，再把這兩份單送到駐欽州港的CIQ（中國出入境檢驗檢疫局）碼頭科處，當面告知檢驗科值班人員“新雅”輪的船期、船員人數和貨物情況，并且要把檢疫值班人員的值班表記錄下來，以便該船舶一靠港或離港前，在需要時能準確聯系到當晚值班的檢疫人員上船衛檢。

（四）利用空閑時間完成網上邊檢預報和海關船舶備案

邊檢預報和海關船舶備案工作較簡單。對于邊檢預報，小李上網登錄“公安邊防總隊”網，根據“新雅”輪資料和船員信息如實填寫申報內容后直接在網上點提交就完成了。海關船舶備案只是針對那些沒有進行過海關船舶備案的船舶，船代如果代理這類船舶，那么在辦理船舶的進境手續之前，要先登錄海關船舶備案系統網，對即將進境的船舶進行申請備案，如已備案過的船舶則無需重復備案。這兩項預報工作，如果小李不占用正常的上班時間而是利用空閑時間來完成則可以節省時間去做別的工作。

（五）向港務局預報船舶靠泊的計劃

向港務局預申報時間安排要有講究，不必提前太多。在本案例中，小李可以提前一周把《船期預報表》、《卸船計劃》、《裝船計劃》繕制好先電子存檔，然后在“新雅”輪準備到錨地等候進欽州港的前一天，再把這些表打印出來拿去欽州港務局交給碼頭集裝箱部門，并落實該輪進港后停靠的泊位號和引水上船安排事宜后，同時要把這些安排信息告知“新雅”輪船長以便船方做好接應工作。讓船方與港口方保持信息暢通是操作中高效體現之一。

（六）遞交準確的資料正式申請同意船舶進港

按欽州港習慣，要確保“新雅”輪能按時進港完成5138.142噸煤焦瀝青卸貨及4000噸重晶石裝船，小李要向報關員和貨代拿貨物的通關資料如報關單、經海關簽字蓋章的裝貨單、收貨單、裝貨通知書等，還要根據報關單內容制作重晶石的出口艙單，制作出來后要重復審核，審核無誤后打印艙單并傳真給報關員確認，收到確認后才能上傳給電子口岸（或直接拿打印的艙單交給電子口岸人員）進入錄單，錄單完成后，打印出來核對，核對無誤后才可以向海關申報，海關審批通過后再把海關艙單（帶條形碼）打印出來。一定要注意，準確錄入艙單是完成了正式申報船舶進港的第一步工作。向欽州港港務局申請“新雅”輪需要提交的單證有13種：總申報單、貨物申報單、船用物品申報、船員用品申報、出入境船舶檢驗檢疫記錄表、衛生處理申請單、航海健康申報書、健康申明卡、船舶檔案卡、集裝箱入境暫時情況表、《裝卸貨通知書》、船舶檢查確認單、檢查報告表、這些單證的正本和復印件份數多容易混亂，要特別細心，否則會出現交單時份數不夠、或者印漏了某一種單證，影響操作效率。

三、要合理安排邊防查船，及時辦理好各項必要的業務手續

本案例中，小李提高操作效率需要注意一個重要事項：與“新雅”輪的船長要保持有效的聯系，如果出現該輪不能如期到達，或者到達欽州港的時間與事先預計的相差太大的情況，必須馬上與欽州港港務局有關的部門溝通；如果該輪預計如期到達并按規定時間離港，也要及時與港口調度方面溝通該輪船靠泊和離港事宜、并按程序辦理下面的手續：

（一）船舶進口后及時上船取包并接衛檢人員上船完成檢疫、消毒的工作

“新雅”輪一靠泊，小李應該在第一時間上船向船長拿文件包，查檢包內的“隨船艙單、（提單）、離港證、船舶概況表、海關監管簿、海員證、上一航次出境船員名單（邊檢蓋章的）、邊檢簽證簿、港澳航行船舶證明書和服務簿、（海事簽證簿）”等證件是否齊全，并檢查船上人員是否已填寫《健康申明卡》。如果沒問題，就拿衛檢正檢單證給船長簽名。查包工作完成后，小李要到CIQ（中國出入境檢驗檢疫局）碼頭科提交書面申請，申請當日檢疫值班人員上船檢疫消毒。檢疫人員登輪后，小李要全力協助檢疫人員開展工作：首先叫船上業務員召集好所有船員，然后按照檢疫人員的要求檢查船舶的除鼠證、船員的健康證和健康申明證卡、給船員檢測體溫和攝像等工作，必要時配合消毒人員對船舶進行消毒工作，并把進出境的正檢單證交給檢疫人員，如果檢疫沒問題，檢疫人員會簽署《進境衛生檢疫證》，《出境衛生檢疫證》和《船舶出口岸手續聯系單》。小李在上班的時間要拿《船舶出口岸手續聯系單》到CIQ檢務科加蓋公章為辦理離港手續做準備。在本案中，小李如果把上船取包工作和接衛檢人員登船開展檢疫工作同步進行會更有效地提高操作效率。

（二）及時安排邊檢人員登船完成邊防查船、辦理正檢業務

邊防查船分為入境查船和出境查船，正檢業務主要包括船舶入境申報、海事申報等事項。入境查船是衛檢完成檢疫、消毒后才能進行。為此，衛檢后，小李要安排邊檢值班人員登船檢查所有船員的海員證、名單，檢查完畢后，邊檢人員簽署《船舶檢查確認單》，之后在上班時間要持該單去邊檢辦公室辦理邊防正檢業務。為了盡快完成船舶卸貨工作，小李在上船取包后，應盡快把三份隨船艙單送到欽州港務局的外輪代理公司蓋上外理公章，然后聯系報關員和貨代公司去辦理煤焦瀝青入境手續，以便在邊檢查完船后就能安排卸貨。為了縮短“新雅”輪在欽州港靠泊時間并能盡快離港，小李要實時了解報關員對這一票煤焦瀝青的報關進度，并隨時準備在衛檢完成檢疫、邊防查完船后，馬上申請港務局集裝箱部門進行卸貨作業和重晶石的裝船作業。

（三）及時聯系外輪理貨公司簽發理箱單證，并辦完海關處境手續

拿到外輪理貨公司簽發的理箱單證后才能辦理“新雅”輪離港手續，為此，4000噸重晶石裝上船后，小李要聯系外理簽發理箱單證。由于外理公司通常在裝完貨后才一起簽發卸、裝理箱單證，為此，如時間緊張，小李應該在外理卸完貨后就要求外理先簽發卸貨理箱單證，以便先辦理海關出境手續，待裝完貨并簽發裝貨理箱單證后再補交裝貨理箱單證。一般來說，裝或卸的理箱單證有一式兩份，但只需要拿一份去辦理海關出境手續，另一份留作存檔案用。在辦理海關出境手續時船代必須填寫《海關監管簿》、海關出境單證（包括理箱單證）以及出口貨物的報關單以備查看及拿到碼頭海關監控室辦理，辦理完畢之后要拿回海關簽字蓋章的《海關監管簿》、《船舶出口岸手續聯系單》和一份艙單，并馬上拿《船舶出口岸手續聯系單》到海事處班列《離港證》或者換回事先就辦好的《離港證》，該業務環節影響船舶是否如期離港。

（四）及時辦理船舶放行離港前的邊檢手續和單證掃描工作

小李辦妥“新雅”輪出境聯檢手續后，在離港之前要及時聯系欽州港邊防中隊派人查船，打電話到中隊值班室告知該船情況并聯系查船人員對出境船舶和船員進行查驗。在邊檢查驗時，小李要事先準備一份“新雅”輪的船員名單和收集全部的海員證給邊檢人員，這份名單最好是辦理邊檢出境手續時邊檢簽發回的那份名單的復印件，并要組織好船員以方便邊檢人員持證進行一個個對人頭。查驗完畢，讓邊檢人員在名單表和海員證上蓋章，這樣該輪就能盡快離港。放船前，小李要通知公司內勤掃描這些單證：艙單（海關簽署蓋章的出口艙單）、船員名單（邊檢蓋章的出境船員名單）、離港證、出境理箱單、集裝箱裝運危險貨物裝箱證明書（出口危險品才需提供，每票貨只需掃描交給船上的那一聯）、危險貨物安全適運申報單（出口危險品才需提供，每票貨只掃描交給船上的那一聯）、船舶載運危險貨物申報單（出口危險品才需提供，每票貨只掃描交給船上的那一聯）都要掃描，并仔細檢查應該交還給船上的單證是否已全部放回包里，確定無誤后就可以送包到船交還船上業務員，并通知船上業務員呼叫海事、港務調度室準許船舶離港開航。至此，整個放船工作結束，船代對這個環節的業務一定要熟練才能提高操作效率。

“新雅”輪離港后，小李要把有關資料轉交給內勤進行整理歸檔，包括“新雅”輪抵港和離港時間、來港任務、靠泊時間等，交待內勤要做好紙質版和電子版的存檔工作供日后的查閱，另外也要把業務單據及財務單據等送交公司財務部門，以便財務人員能及時完成清帳手續和航次結算等工作，提高公司的整體工作效率。小李要進行工作總結，以便不斷提高操作技能和效率。

現代港口的裝箱業務，盡管隨著大數據和人工智能技術的發展，更加趨向信息化、自動化方法發展，但船務代理業務中有一些仍然還依靠人工操作，其操作的效率對船代企業、甚至對整個港口的業務效率都會帶來影響，不可小視。▲

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