信息化建設在圖書館檔案管理中的必要性探析

田愛民

[摘 要]圖書館檔案的管理是圖書館日常工作當中的重要組成部分。近年來，隨著信息化的發(fā)展，圖書館檔案管理的信息化建設逐漸成為圖書館主要工作內容。相比于傳統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)信息化后的管理有著巨大的優(yōu)越性。圖書館只有充分利用當代的信息技術，才能以新觀念、新視角、新手段及新技術向著數(shù)字化、信息化的方向前進。本文主要研究了信息化在整個圖書館檔案管理中的重要意義和圖書館檔案管理的相關內容及重要的步驟，并分析信息化時代做好圖書館的檔案管理工作的方法，以期促進圖書館檔案管理水平的提升。

[關鍵詞]信息化；檔案；管理；圖書館

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.123

[中圖分類號]G273.5；G258.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

圖書檔案的管理對于圖書館來說尤為重要，檔案當中詳細記載著整個圖書館的發(fā)展軌跡和運營的狀況，具有重要的價值。伴隨著信息時代的發(fā)展，圖書館的部分檔案管理可能并不能滿足對于圖書館的發(fā)展需求，在這樣的情況下信息化的圖書館檔案管理能夠更好地實現(xiàn)整個目標，可以避免人工整理的繁瑣，并且在很大的程度上降低了整理過程中的錯誤率。隨著時代的進步和發(fā)展，圖書館檔案管理與信息化建設有著密不可分的關系，信息化建設在圖書館檔案管理中占有重要的地位。

1 圖書館檔案管理的主要內容

圖書館的檔案管理包括著人事檔案管理、文書檔案管理、業(yè)務檔案管理和設備的管理。其中的人事檔案，是指圖書館的使用用戶的資料，包括書籍的取還情況、用戶的基本信息等；文書檔案指的是圖書管理上級領導下發(fā)的相關工作文件，圖書館的會議紀要、工作總結、工作計劃以及對上級機關發(fā)送的請示文件等。業(yè)務檔案指的是檔案管理部門日常活動的開展情況及業(yè)務的完成情況。設備檔案指圖書館設備的登記、清查、核對和維修信息，以及報損、報廢物品的核實登記信息。

2 圖書檔案管理信息化建設的重要意義

圖書館的檔案管理信息化建設，就是利用現(xiàn)代的信息與網(wǎng)絡技術，依據(jù)圖書館自身的發(fā)展要求和自身的建設要求來開發(fā)和利用圖書館的各種信息資源，為圖書館讀者提供更為優(yōu)質的信息化服務。只有這樣才能更好地滿足不同的人群對圖書的相關需求。圖書檔案的信息化管理相對于傳統(tǒng)的圖書館檔案的管理模式來說，其重要性主要表現(xiàn)在下面3個方面。

第一，隨著整個信息時代的不斷進步、發(fā)展，人們圖書館檔案信息的需求越來越高，傳統(tǒng)的紙質檔案管理存在著信息流通量不高、查詢繁瑣、文檔歸檔工作的工作量較大、處理不及時、檔案容易丟失等大量的問題。此外，檔案信息的檢索不夠靈活，不能及時、精準地滿足讀者的要求。對比之下，檔案管理實現(xiàn)信息化后可以使用計算機和網(wǎng)絡技術，進行更高效的檢索和書籍的處理，使圖書館的檔案信息，在速度和準確率上都有很大的提高。正是通過網(wǎng)絡的終端，圖書館的的讀者才能更好、更快速地尋找到自己所需要的相關書籍內容，不需要像過去一樣一本本地翻開、一卷卷地查閱，從而為獲得更多的讀書時間。

第二，在傳統(tǒng)模式下各個圖書館的檔案都分開來管理的，所以圖書館出現(xiàn)一種半封閉的“典藏館模式”。在這樣的情況下想要實現(xiàn)信息的共享非常困難。對如果采用信息化的檔案管理系統(tǒng)，就可以很好地解決這種問題，讓圖書館變成一個開放的信息共享的平臺，與此同時，也給知識的傳播、科學的普及提供了更便捷的渠道。此外，對于每一位使用圖書館的讀者來說，在信息化的平臺上將能獲取更多的信息，讓時間得以高效利用，信息的時效性得以發(fā)揮，展示出信息化系統(tǒng)人性化的一面。

第三，在傳統(tǒng)的管理之下，儲存檔案的空間相對較大，還需要借書室、還書室、類室等相關辦公場所。另外，圖書館檔案的整理、歸檔的工作量巨大，需要大量的人力、財力來維持。一些圖書館沒有這么大空間，也很難配備這么多的工作人員。而信息化建設下的圖書管理工作只需要一個不是很大的空間，幾臺可以使用的電腦、存儲設備和服務器就可以實現(xiàn)圖書館的檔案管理工作，對于人力、財力、物力都是很大程度上的節(jié)省，并且這種情況下還可以提升圖書管理工作的效率，為社會帶來更大的效益。

3 結 語

現(xiàn)階段，信息化建設對于圖書館的檔案管理工作來說，十分重要，其能更好地提高檔案信息的利用率及檔案工作的效率，滿足圖書館用戶的多元化需求。作為圖書館管理的重要環(huán)節(jié)，圖書館的檔案管理應該更積極地吸入現(xiàn)代信息技術，大力開展圖書館的信息化建設，從而促進圖書館的長遠發(fā)展。

主要參考文獻

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