機關檔案室庫房管理工作之淺見

陳盈

[摘 要]檔案保護是檔案工作重要的內容之一，庫房管理工作是檔案保護工作中最基礎、最重要的工作。機關檔案室庫房是關乎檔案利用、檔案信息化的源頭，是檔案保管的主陣地，因此，筆者就如何做好機關檔案室庫房管理工作進行了論述。

[關鍵詞]檔案；檔案室；庫房管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.122

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

檔案保護是采用一定的設備和辦法對檔案進行科學管理，以達到維護檔案的完整與安全，在最大限度上延長檔案的壽命。庫房管理工作是檔案保護工作中最基礎、最重要的工作。機關檔案室庫房是關乎檔案利用、檔案信息化的源頭，是檔案保管的主陣地。因此，機關檔案室庫房管理工作是檔案保護工作的重要內容。現筆者就機關檔案室庫房管理工作的具體措施談談一些看法。

1 配備合格的檔案工作用房

機關單位要高度重視檔案工作用房建設，在新建單位辦公業務用房時，要統籌考慮檔案工作用房規劃、設計，按照經濟、實用、安全的原則做好檔案工作用房建設。檔案用房要做到檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”，符合布局合理、便于檔案工作和檔案安全管理的要求。

在檔案室庫房建設方面，要符合有關檔案室庫房建設的國家標準。一是檔案室庫房要避免日曬，墻體要光潔、平整、不易生塵，堅固耐久，具有防水、防潮、防蟲等性能。二是檔案室庫房面積要滿足機關單位工作發展的需要，留有足夠20年自行保管運行的存儲空間。三是檔案室庫房樓層地面要滿足檔案及其裝具的承重要求。四是檔案庫房凈高不應低于2.60 m，室內比室外的地面要高出20 mm，并設置密閉排水口。五是庫房門窗既要便于通風，又要便于密閉；庫房門應具有防火、防盜功能，庫房門窗應安裝防盜網等安全防護措施。

2 健全機關檔案室庫房管理制度

科學、規范的管理制度能夠為做好機關檔案室庫房管理保駕護航。機關單位要按照“誰主管、誰負責、誰實施、誰擔責”的原則，做好檔案安全工作。分管檔案工作負責人是第一負責人，對庫房安全工作負全面責任；檔案工作人員為直接責任人，對檔案安全工作負直接責任。建立健全各項檔案安全管理制度，配備檔案安全和應急管理機制及足夠的專、兼職管理人員，形成機關檔案室庫房安全責任共同體。

3 精細化管理機關檔案室庫房

3.1 重視機關檔案室庫房日常管理工作

機關單位要高度重視對檔案庫房的日常管理，嚴格把控庫房安全。做好機關檔案室庫房日常檢查工作，并做好記錄。對有條件的單位推行“雙人進庫制度”，對進出庫房時間、事由要如實登記。

3.2 建立健全人防、物防、技防檔案室庫房安全防范體系

防盜：機關檔案室庫房出入要及時關門，離開庫房要及時關好門、窗、燈，有條件的單位可以加裝視頻監控及門禁系統。

防火：機關檔案室庫房內嚴禁明火設施，配備火災報警和消防滅火系統，庫房內要選用七氟丙烷、三氟甲烷、二氧化碳等對檔案無害的氣體滅火材料或使用細水霧滅火系統。

防雷：機關檔案室庫房要安裝建筑物防雷設施，充分考慮特殊載體檔案及實物檔案的防雷措施，防止雷入侵，必要時可以設置屏蔽層。

防震：機關檔案室用房避免設置在結構剛度突變的薄弱樓層，其所在建筑的抗震設計要符合《建筑物抗震設計規范》。

防水：機關檔案室庫房內不設置消防以外的給水點，排水管道不穿越庫區，上下水立管不安裝在與庫房相鄰的內墻上。

防潮、防高溫：機關檔案室庫房應設置獨立的溫濕度環境，庫房溫度應控制在14 ℃～24 ℃，每晝夜波動幅度不大于2 ℃；相對濕度控制在45%～60%之間，每晝夜波動幅度不大于5%。庫房內配備溫濕度儀、空調、除濕機等調溫、調濕設備。

防蟲、防霉：檔案進庫前要做好消毒，檔案裝具內放置防蛀、防霉產品，有條件的單位可以配備庫房空氣凈化系統及殺蟲設備。

防鼠：機關檔案室庫房的門要安裝防鼠板，窗戶安裝紗窗，其他墻身孔洞要采取防鼠措施。

防光：機關檔案室庫房的窗戶要配備防光和防紫外線窗簾，避免陽光直射，庫房內應選用乳白色防爆燈罩，照度不超過100勒克斯。

防塵：機關檔案室庫房及檔案裝具應保持整潔、無灰塵，地面要保持清潔，庫房內嚴禁存放雜物。

防磁：聲像檔案的儲存和保護要符合《磁性載體檔案管理與保護規范》。

防污染：機關檔案室庫房要防止有害氣體和顆粒物對檔案的危害。

防腐蝕：定期對金屬檔案裝具表面涂層進行檢查，防止因檔案裝具銹蝕，從而對檔案實體及卷盒產生腐蝕。

防輻射：對檔案工作用房環境進行防輻射檢測和治理，避免對檔案實體、設備及工作人員造成影響。

防汛、防臺風：汛期和臺風期間，要做好機關檔案室庫房防汛、防臺風措施，對可能遭遇洪澇災害風險大的檔案工作用房，要提前做好檔案安全轉移工作。

防失泄密：切實做好檔案實體及管理系統安全保密工作，加強對涉密檔案信息系統的安全保密管理，對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等安全隱患要采取有效的防范對策，按照涉及國家秘密的信息系統分級保護要求，嚴防檔案在傳輸過程中失泄密，且涉密檔案要專門管理。

3.3 做好機關檔案室庫房組織與排架

庫房中的檔案裝具應排列有序，統一編號。排列要有利于檔案的搬運與存放，有利于通風與避光，有利于提供利用。庫房內檔案裝具布置要成行地垂直于有窗的墻面，外墻窗戶與檔案裝具間的通道相對應。檔案柜、架安裝要求為：主通道凈寬不小于1 m，兩行裝具間凈寬不小于0.8 m，裝具端部與墻的間隔不小于0.6 m。如果機關檔案室只保存一個單位內部的檔案，可以按照檔案門類結合內設機構、保管期限及檔案形成時間上架排列。但是，要注意預留不同門類檔案的保管空間，盡量避免或減少“倒柜”的現象。

主要參考文獻

[1]楊振秀.做好機關檔案是檔案庫房管理[J].邏輯學研究，2006（2）.

[2]國家檔案局.《關于進一步加強檔案安全工作的意見》的通知（粵檔發〔2016〕21號）[Z].2016.