淺析數(shù)字檔案云存儲

馮愛民

[摘 要]云存儲以其存儲容量大、成本低廉、資源調(diào)用迅速及修改便利等特點，受到檔案管理部門的青睞。云技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠使檔案管理工作更加現(xiàn)代化、科學(xué)化。隨著社會的不斷發(fā)展，云技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用范圍也越來越廣，作用也越來越大。

[關(guān)鍵詞]云存儲；檔案；管理；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.108

[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

云計算是計算機(jī)存儲概念的延伸，側(cè)重于數(shù)據(jù)的存儲與管理，云存儲是集數(shù)據(jù)存儲與管理為核心的云計算系統(tǒng)，在檔案管理上帶來了重要的變化，使檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化變?yōu)榭赡堋?shù)字檔案主要指的是在分布式計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，利用數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建、獲取、存儲、處理及發(fā)布數(shù)字檔案信息的技術(shù)。

1 云存儲對檔案管理的影響

1.1 云存儲的海量存儲性可存儲大量的檔案信息

檔案資料存儲是一項工作量大、數(shù)據(jù)繁雜、內(nèi)容豐富的一項復(fù)雜性工作，檔案管理工作更是一項令人頭疼的問題，海量數(shù)據(jù)占據(jù)的存儲空間更多更大。而計算機(jī)云存儲具有可擴(kuò)容性，通過容量的擴(kuò)展，可以存儲海量信息及緩解計算機(jī)存儲空間不足的現(xiàn)狀。

1.2 云存儲資源共享性有利于各部門利用檔案信息

檔案管理單位，將檔案資源存入云存儲中，通過云技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)不同機(jī)構(gòu)間的信息調(diào)用與資源共享，避免了檔案信息數(shù)據(jù)的重復(fù)存取，避免了大量繁復(fù)的勞動。云存儲的資源共享性，不僅包括檔案的數(shù)據(jù)存儲，還包括各種部門對各種數(shù)據(jù)的調(diào)用與存儲，有利于對固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，包括企業(yè)固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)、資產(chǎn)明細(xì)、資產(chǎn)盤點情況數(shù)據(jù)及月度資產(chǎn)變動數(shù)據(jù)。所有的有關(guān)固定資產(chǎn)情況數(shù)據(jù)，量大且繁雜，歸類存儲以后，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享，其管理部門可以適時實現(xiàn)對企業(yè)固定資產(chǎn)情況的摸底與盤查；又如：在社會醫(yī)保信息查詢方面，部分醫(yī)保人員為了及時掌握自身醫(yī)保情況，往往需要對醫(yī)保信息進(jìn)行了解，實現(xiàn)醫(yī)保信息云存儲的資源共享以后，可以使醫(yī)保人員在家，或者在其他移動終端，輕易地根據(jù)個人信息情況調(diào)出醫(yī)保信息，隨時隨地掌握醫(yī)保檔案信息，即節(jié)省了時間，又節(jié)省了勞動量和社會資源；再如：在職工住房公積金的查詢方面，住房公積金信息實現(xiàn)云存儲以后，可以異地通過各種途徑，如網(wǎng)絡(luò)、移動網(wǎng)絡(luò)等載體，快速地查詢到個人公積金賬戶信息，這是云存儲資源共享性帶來的便利。

1.3 云存儲降低了紙質(zhì)檔案的維護(hù)費用

紙質(zhì)檔案在運營維護(hù)上的工作量是極其巨大的，傳統(tǒng)的檔案管理中，需要投入大量的財力、物力、人力，例如：云南省農(nóng)科院的固定資產(chǎn)、醫(yī)保信息、機(jī)關(guān)車輛、職工住房公積金及勞資系統(tǒng)等檔案資源，其數(shù)量龐大，所以占用空間較大；在管理方面資源耗費大，如檔案材料在建檔過程中，需要根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類分級進(jìn)行立檔，這即是一項十分龐大的工作量；紙質(zhì)檔案在保存上，需要防老化、防潮、防蟲等，雖然都有相應(yīng)的保存技術(shù)，但是均需要耗費人力、物力去管理。紙質(zhì)檔案保存的目的，是為了發(fā)揮檔案材料的價值，而在對檔案材料進(jìn)行翻閱與查找過程中，檔案材料隨著時間的推移，出現(xiàn)老化、脆弱現(xiàn)象，長期翻閱會加劇檔案材料的損毀與老化，針對這種情況，還需對檔案材料進(jìn)行維修與補(bǔ)救，這為檔案材料的后期維護(hù)增加了費用。而在修復(fù)上，如加膜、修裱、去污等，各種不同的修復(fù)方法，還需要專業(yè)的人員進(jìn)行檔案材料的補(bǔ)救，面對數(shù)目巨大的檔案材料，需要巨大的費用支出，紙質(zhì)檔案材料的維護(hù)耗費了大量的人力與資金。而云存儲取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案后，各部門大量的檔案信息存儲到計算機(jī)上，節(jié)省了紙質(zhì)檔案占用的空間，電子版檔案信息也節(jié)省了大量紙質(zhì)檔案的維護(hù)費用。

1.4 云存儲服務(wù)提高了計算機(jī)服務(wù)器的可靠性

檔案信息涉及個人隱私，而云存儲不僅是一臺服務(wù)器，也是一個系統(tǒng)，涵蓋了網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)、公用訪問接口、客戶端等重要部分。云存儲平臺對大量的檔案信息進(jìn)行管理，為用戶提供存儲性能。在保存數(shù)據(jù)的服務(wù)器中，存在影響服務(wù)器安全的各種因素，如異常死機(jī)、操作系統(tǒng)癱瘓、異常停電、網(wǎng)絡(luò)中斷、病毒攻擊等情況。服務(wù)器如何保證本機(jī)上的數(shù)據(jù)的安全性能，并且不丟失或者少丟失，還保持盡快恢復(fù)云存儲的功能。針對這些問題，隨著科技的發(fā)展，云存儲對上述出現(xiàn)的異常情況采取了較為穩(wěn)妥的措施，如對云存儲數(shù)據(jù)資料的備份、恢復(fù)等功能，可以避免異常死機(jī)或停電造成的數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象；對黑客攻擊采取了多種保護(hù)措施，如設(shè)置防火墻、殺毒軟件、用戶端控制登錄等辦法，保證云盤數(shù)據(jù)的安全性；對于停電等原因引起客戶端無法登錄的問題，云存儲服務(wù)器配備了穩(wěn)壓器及UPS設(shè)備，能夠在停電狀態(tài)下的持續(xù)供電，能夠避免異常停電帶來的損失；這些措施提高了服務(wù)器云存儲的可靠性。

1.5 云存儲服務(wù)提高了檔案管理效率

云存儲節(jié)省了大量的人力物力財力，同時也提高了工作人員的工作效率，其具有隨時隨地調(diào)用異地信息的功能，提高了檔案管理工作效率。云存儲除了信息調(diào)用便捷，數(shù)據(jù)的計算與排查也變得輕而易舉，例如：查驗機(jī)關(guān)車輛信息，只需滿足云存儲入口要求，就可以在千萬臺車輛中快速查找到需要查驗的車輛信息，使信息檢索十分快速準(zhǔn)確便捷，提高了檔案管理效率。

2 數(shù)字檔案的云存儲建設(shè)

2.1 數(shù)字檔案的可行性

云存儲技術(shù)在檔案管理上已應(yīng)用多年，尤其是近年來逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)。目前，我國云計算在檔案管理中的應(yīng)用前景越來越廣闊。云南省農(nóng)科院在數(shù)字檔案管理上，通過云存儲功能，全部實現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，并且建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)以及各種終端用戶登錄入口（如圖1所示），并加強(qiáng)了服務(wù)器的保密功能，使檔案管理工作精確、嚴(yán)密，方便了各部門使用檔案信息，得到了各界的認(rèn)可，使數(shù)字檔案管理更具可行性。

2.2 推進(jìn)建設(shè)的可行性

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化存儲功能越來越先進(jìn)，越來越完善，人們對檔案信息的使用也越來越便捷。大力推進(jìn)云計算技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案管理工作中，是由云計算本身的特點、由其潛在的優(yōu)勢、數(shù)字檔案云存儲的需求及各部門與廣大群眾對檔案管理的要求所決定的。數(shù)字檔案云存儲解決了傳統(tǒng)檔案管理中的系列難題，如人力、物力、財力浪費，查找搜索困難，調(diào)用不及時，受到時間、空間的限制等。

圖1 數(shù)字檔案云存儲建設(shè)程序流程圖

2.3 數(shù)字檔案云存儲發(fā)展構(gòu)想

云計算技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)對海量檔案信息的管理，這是檔案管理史上的一次巨大變革，也轉(zhuǎn)變了社會服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)方式。隨著全國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，云南省的數(shù)字檔案管理逐漸與全國檔案管理接軌，雖然具有一定的難度，但是在未來數(shù)字檔案云存儲技術(shù)發(fā)展上，這是勢在必行的一項系統(tǒng)性工程。把全國各地的檔案信息集中到一個強(qiáng)大的“云端”，即云存儲器上，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享。

3 結(jié) 語

信息技術(shù)是一項重大科技變革，每一次更新與進(jìn)步，都給檔案管理工作帶來了重大改變。云存儲作為計算機(jī)技術(shù)，被稱為網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的第三次IT業(yè)浪潮，受到各行各業(yè)的重視，廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域。在檔案館檔案資源的管理上，云存儲為檔案資源共享及高效管理提供了技術(shù)支持。