大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與服務(wù)

蔡柳陽

[摘要]互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理具有挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)背景增強了檔案管理的復雜性，本文通過對大數(shù)據(jù)概念及技術(shù)的闡述，結(jié)合檔案管理與服務(wù)的現(xiàn)狀，分析了在大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，從而提升檔案管理能力和服務(wù)效率。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；檔案管理；服務(wù)；信息安全

一、引言

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化成了這個時代發(fā)展的主流，尤其是新媒體時代，只要有網(wǎng)絡(luò)和終端就可以隨時隨刻上網(wǎng)，打破了時間和空間的局限。因此互聯(lián)網(wǎng)時代，各行各業(yè)都必須適應時代的發(fā)展，同樣，檔案管理服務(wù)也需要在互聯(lián)網(wǎng)平臺上發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代是一個充滿機遇和挑戰(zhàn)的時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不再適合檔案管理工作的深度和高度，未來的檔案管理工作必將是以大數(shù)據(jù)作為背景的具有深度和廣度的檔案管理工作，互聯(lián)網(wǎng)時代要求檔案管理工作要與時俱進。要適應知識經(jīng)濟時代的要求。互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案管理工作需要有效的整合和科學的規(guī)范，大數(shù)據(jù)也為檔案管理工作帶來了便捷和科學合理的管理，能夠進一步提高管理水平和服務(wù)能力。互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理具有挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)背景也增強了檔案管理的復雜性對檔案管理的科學性有更高的要求。

2015年9月，國務(wù)院印發(fā)《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》（以下簡稱《綱要》），系統(tǒng)部署大數(shù)據(jù)發(fā)展工作。《綱要》明確提出，推動大數(shù)據(jù)發(fā)展和應用.在未來5至10年打造精準治理、多方協(xié)作的社會治理新模式，建立運行平穩(wěn)、安全高效的經(jīng)濟運行新機制，構(gòu)建以人為本、惠及全民的民生服務(wù)新體系，開啟大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的創(chuàng)新驅(qū)動新格局，培育高端智能、新興繁榮的產(chǎn)業(yè)發(fā)展新生態(tài)。

《綱要》部署三方面主要任務(wù)。一要加快政府數(shù)據(jù)開放共享，推動資源整合，提升治理能力。大力推動政府部門數(shù)據(jù)共享，穩(wěn)步推動公共數(shù)據(jù)資源開放，統(tǒng)籌規(guī)劃大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，支持宏觀調(diào)控科學化，推動政府治理精準化，推進商事服務(wù)便捷化，促進安全保障高效化，加快民生服務(wù)普惠化。二要推動產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，培育新興業(yè)態(tài)，助力經(jīng)濟轉(zhuǎn)型。發(fā)展大數(shù)據(jù)在工業(yè)、新興產(chǎn)業(yè)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村等行業(yè)領(lǐng)域應用，推動大數(shù)據(jù)發(fā)展與科研創(chuàng)新有機結(jié)合，推進基礎(chǔ)研究和核心技術(shù)攻關(guān)，形成大數(shù)據(jù)產(chǎn)品體系，完善大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)鏈。三要強化安全保障，提高管理水平，促進健康發(fā)展。健全大數(shù)據(jù)安全保障體系，強化安全支撐。

二、大數(shù)據(jù)的應用

（一）概念

大數(shù)據(jù)（big data），指無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力來適應海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。

（二）特征

在維克托·邁爾一舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時代》中大數(shù)據(jù)指不用隨機分析法（抽樣調(diào)查）這樣捷徑，而采用所有數(shù)據(jù)進行分析處理。大數(shù)據(jù)的5V特點（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）、Veracity（真實性）。

（三）應用

目前階段，大數(shù)據(jù)概念主要應用到IT操作工具產(chǎn)生的數(shù)據(jù)中，大數(shù)據(jù)可以使IT管理軟件供應商解決大而廣泛的業(yè)務(wù)決策。IT系統(tǒng)、應用和技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施每天每秒都在產(chǎn)生數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)非結(jié)構(gòu)化或者結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)都代表了所有用戶的行為、服務(wù)級別、安全、風險、欺詐行為等更多操作的絕對記錄。同時以網(wǎng)絡(luò)爬蟲的抓取技術(shù)，使得網(wǎng)絡(luò)平臺和數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)快速被獲取，以此進行利用、分析和決策，并提高相關(guān)工作的作業(yè)效率。

三、檔案管理與服務(wù)的現(xiàn)狀

服務(wù)是檔案工作的本質(zhì)屬性和目的，各級檔案館的社會價值也是通過提供檔案服務(wù)來體現(xiàn)的。

（一）檔案管理服務(wù)存在的問題

檔案部門要想完善服務(wù)功能，提高檔案部門社會認可度，就必須不斷提高其服務(wù)質(zhì)量和水平，目前我國檔案服務(wù)過程中存在的問題主要表現(xiàn)為：

1.利用手續(xù)繁雜。受檔案保密性質(zhì)及我國長期以來形成的封閉性檔案管理體制影響，檔案利用者若想獲取相關(guān)檔案信息，需向相關(guān)部門提交申請、等待批復等繁雜手續(xù)，影響檔案信息的及時獲取和用戶對檔案利用的積極性。

2.服務(wù)內(nèi)容簡單。目前我國檔案館提供的服務(wù)很大程度上局限于檔案實體服務(wù)，忽視檔案深層次開發(fā)。這種提供原始檔案信息的簡單服務(wù)很難滿足信息社會條件下檔案用戶高層次、個性化的需求。

3.服務(wù)方式落后。多數(shù)檔案機構(gòu)仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，檔案數(shù)字化進程緩慢，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下軟硬件設(shè)施不完備，檔案網(wǎng)站建設(shè)不完善，用戶獲取檔案信息受時間、空間因素影響，傳統(tǒng)的手工檢索方式也制約著檔案服務(wù)水平的提高。

（二）問題產(chǎn)生的原因分析

1.服務(wù)理念滯后。檔案部門在服務(wù)觀念上“重管理，輕利用”，將檔案工作重點放在檔案資料的收集、整理上，被動提供檔案服務(wù)。檔案服務(wù)的內(nèi)容也主要以業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督檢查、咨詢、培訓館內(nèi)接待等方式進行。缺乏“以人為本”的服務(wù)理念，沒有將最大限度滿足檔案用戶個性化需求作為檔案工作的重要目標，檔案部門在深度發(fā)掘檔案信息、主動提供服務(wù)、創(chuàng)新服務(wù)方式等方面亟待改善。

2.管理體制陳舊。由于我國檔案部門長期以來受形成的封閉性管理體制制約。多數(shù)檔案館在制定和實施管理制度過程中都只是在原有的框架里做文章，在規(guī)范管理制度、簡化利用程序方面沒有實質(zhì)性的進展。利用者對改變檔案館部分現(xiàn)有制度的愿望遲遲得不到回應，檔案服務(wù)中種種限制影響了利用者對檔案資源的使用熱情，造成檔案資源的閑置和浪費，最終阻礙了檔案館的發(fā)展。

3.現(xiàn)代化水平低。受觀念、技術(shù)、資金等方面限制，計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理設(shè)備和手段在檔案管理和服務(wù)過程中利用率較低，檔案信息檢索主要以手工為主，檔案服務(wù)很大程度上還依賴于用戶跟檔案工作人員“面對面”的交流。用戶想獲取檔案信息必須親自到檔案部門查閱。且各檔案館之間檔案資源處于封閉狀態(tài)，不能實現(xiàn)共享，造成人力、物力、財力及資源的巨大浪費。

四、機遇與挑戰(zhàn)

（一）信息資源就是生產(chǎn)力、強化服務(wù)思維

信息資源就是生產(chǎn)力，主要體現(xiàn)在高度智能化與網(wǎng)絡(luò)化相結(jié)合，使得信息資源得以快速的傳輸和查詢獲取。信息生產(chǎn)力階段，信息技術(shù)的發(fā)展使勞動工具變成了自動化、智能化的機器體系，其效用的發(fā)揮需要現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支撐，以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，各種信息資源連成了一個具有正負反饋功能的、網(wǎng)絡(luò)化節(jié)點式的、有機的互動網(wǎng)絡(luò)體系；各類檔案信息從各種有形的實物，如歷史檔案、書籍、報刊等轉(zhuǎn)變成數(shù)字信號在磁盤中轉(zhuǎn)化、存儲、處理和顯示，并以極快的速度在光纖網(wǎng)絡(luò)中超越時空障礙地傳輸。與傳統(tǒng)手工查詢形成鮮明相比，不僅提高了檔案調(diào)閱和查詢的效率。同時也加強了檔案利用的客戶體驗。

（二）利用APP加強檔案利用.打造檔案口袋社區(qū)

隨著智能手機的普及，政府部門、企事業(yè)單位、其他盈利部門不斷地利用微信公眾號、APP客戶端進行宣傳和推送。各級檔案館可以嘗試利用APP客戶端的形式提供各類檔案服務(wù)。

（三）搭建平臺整合資源

以數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)為支撐搭建檔案管理系統(tǒng)平臺，通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理。包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能。也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設(shè)計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

（四）信息安全與挑戰(zhàn)

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定。不同的檔案對應著不同的保密檔案密級。網(wǎng)絡(luò)時代的檔案利用更需要注重檔案信息的安全。大數(shù)據(jù)背景下，涉密的部門極易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和入侵，因此，各級檔案部門在進行網(wǎng)絡(luò)信息化運作的同時，需要重點考慮網(wǎng)絡(luò)的信息安全。

（編輯/李舶）