信息環境下醫院檔案管理創新策略

徐蕓中

[摘 要] 在信息環境下，檔案管理工作在新形勢中也面臨著新問題，改革傳統檔案管理理念，創新檔案管理模式、形式、機制，構建具有創新能力及意識的人才隊伍，可以有效提高檔案管理工作效率及水平，使檔案管理工作可持續發展。

[關鍵詞] 信息環境；醫院檔案管理；創新策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 095

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）03- 0174- 01

0 前 言

信息技術的飛速發展，要求檔案管理進行全面創新，同時也為檔案管理創新提供了途徑及條件，擴展了檔案管理工作的渠道，使檔案管理工作邁向全新的領域。本文就基于此問題進行全面探討在信息環境背景下，醫院檔案管理的創新策略。

1 樹立信息化檔案理念

信息化檔案簡單來說就是電子檔案，其存儲量巨大，比傳統的紙質檔案更好管理。最常見的存儲電子檔案的載體就是U盤，其有不同規格的存儲量，并且電子檔案還可以有多種保存形式，比如文字、圖片、視頻等。由于電子檔案的便于存儲，對于外界因素沒有較大的要求。但是紙質檔案管理易受潮，也怕曬，受到了多種因素的限制，會由于存放時間的長短發生不同程度的損壞。電子檔案占用空間小，且可以長期保存，幾乎不受任何因素的影響。

2 樹立先進的檔案管理理念

在信息化的背景下，要合理運用科學的檔案管理理念，重新認識檔案管理工作并予以重視，對于傳統檔案管理工作中的形式、內容都進行重新的全面思考，積極認真的對待工作，由原先的被動服務變為主動服務。對檔案資料進行重新處理，充分挖掘其中有價值信息，提高檔案管理工作的效率。

3 創新檔案管理機制

檔案管理工作是醫院可持續發展的前提和保障，由于涉及的范圍較廣，也容易受到多方面因素的影響，所以就需要醫院對其進行全面、系統的管理，創新檔案管理工作機制，提高檔案管理工作人員的工作素養。傳統的檔案管理工作中沒有競爭機制，使得工作人員在工作中缺乏責任意識及安全意識，最嚴重的可能會泄露醫院中的機密及隱私。要想能夠全面有效的解決這些問題，就要對檔案管理機制制定高效的制度，采用競爭模式，對檔案管理工作人員進行工作考評，使用公平公正的獎勵和懲罰措施。這樣就會最大限度的提高檔案管理工作人員的積極性，檔案管理工作人員也會在工作中進行自我激勵，提高檔案管理的工作效率，從而實現檔案管理工作的目的。

4 統一檔案管理工作標準

創建檔案管理系統，將傳統的紙質管理變為網絡管理，使檔案管理變為一個信息傳輸的中心。對每一份檔案的管理不再是傳統的案卷為單位管理，而是以每份為單位進行管理。所以就要利用信息技術創建科學、合理的電子檔案管理制度。使檔案保管的價值可以最大化，使查找檔案及閱讀檔案更加方便、快捷、完整。在信息時代背景下，就要對檔案管理工作統一標準，使用的檔案管理系統、數據格式結構、檔案著錄格式的閱讀都要進行統一。創建檔案管理信息的系統，使所有檔案的運作都根據此系統進行，每一份檔案都要經過檔案管理信息系統進行控制、查閱、傳遞、歸檔，對檔案進行全程跟蹤。檔案管理工作人員可以將檔案的信息輸入到流程中，當每產生一份文件的時候，都要經過一系列的過程對其進行著錄，使每個環節都可以根據流程開展進行，最后可以歸檔，這就是一個程序化、統一的檔案管理工作流程。

5 加強電子檔案的安全性

在信息環境中創建信息檔案管理系統，首先就要加強其安全性，這是最基礎也是最重要的。其一是對計算機中檔案管理系統管理的安全性進行加強，保障檔案數據庫的安全；其二，對檔案數據庫中的信息內容進行加密，并且對其進行監管，保障其中信息數據的真實性和安全性；其三，對檔案數據庫中的信息進行備份，保障檔案是完善且安全，另外還要對檔案的調動全過程進行實時監控，并且對其進行跟蹤記錄，便于日后檢查；其四，加強檔案管理人員的安全意識，使檔案管理人員了解檔案的重要性，保障檔案數據庫中的信息不被盜用及泄露，完善檔案數據庫的安全體系。

6 創建檔案管理專業人才隊伍

加強檔案管理人才的培養，使檔案管理人才不僅具有專業知識，還要具備專業技能及職業素養，并且擁有正確的價值觀和職業道德觀；提高方案管理人才的責任意識及創新能力，保障今后在檔案管理工作中出現問題時可以及時解決這些問題并且對新事物進行出謀劃策；還要對檔案工作人員進行科學的管理，使其具有良好的道德思想，使檔案管理人才可以自覺學習，加強自身的知識及技能，提高自己的文化水平，了解社會的發展趨勢，能夠使用全新的科技。

7 結 語

總之，檔案管理工作要跟上社會的進步，對檔案管理工作進行創新與改革，改變傳統的工作模式，提高自身的工作質量及效率，使檔案管理工作可以發揮自身的作用，這也是在信息環境下醫院檔案創新的途徑。