新時(shí)期科技檔案管理存在的問題及對策

馬楠

摘 要：作為一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，科技檔案管理需要深刻把握科技檔案的特性，這對于提高科技檔案的管理具有基礎(chǔ)保障作用。科技檔案是單位在生產(chǎn)建設(shè)、設(shè)備儀器管理、以及科技研發(fā)中所形成的，屬于非常具備保存價(jià)值的科技文件材料。近年來，隨著對經(jīng)濟(jì)體制改革和科技檔案工作規(guī)律認(rèn)識的深化，社會各個(gè)行業(yè)對科技檔案管理的要求也越來越高，因此科技檔案管理工作不斷得到完善，確保產(chǎn)品、科研課題、項(xiàng)目和設(shè)備儀器檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，同時(shí)也為科技檔案今后的管理和利用奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；科技檔案管理；對策

科技檔案管理工作深刻把握科技檔案的特性，屬于檔案的一大門類，是有保存價(jià)值的科技文件，包含很多類型，例如：文字材料、錄音、錄像、磁盤等。科技檔案管理工作是檔案部門按照科技檔案內(nèi)在規(guī)律和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包含很多復(fù)雜的程序，因此將他們之間的秩序合理建立起來，為科技檔案今后的管理和利用奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)正逐漸發(fā)展成熟，科技檔案管理工作呈現(xiàn)出了向著信息化管理的過程逐漸邁進(jìn)。因此，為了使科技檔案管理工作獲得更大的發(fā)展空間，我們必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)并且有效解決科技檔案管理工作中的一些不足，逐漸完善科技管理體系。

1 科技檔案管理具有經(jīng)濟(jì)效益

通過對科技檔案的運(yùn)用，可以使科技檔案信息在以盡量少的價(jià)值投入創(chuàng)造出更多的物質(zhì)財(cái)富，在這個(gè)科技生產(chǎn)活動(dòng)中所體現(xiàn)的就是科技檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益，科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益并不是以貨幣的形式展現(xiàn)在人們眼前，科技檔案所記載和反映的科技水平直接決定了其效益的大小。利用科技檔案信息獲取經(jīng)濟(jì)效益，例如通過提高生產(chǎn)率或者工作效率等方法；利用科技檔案信息降低科研和生產(chǎn)的物質(zhì)消耗；以及利用科技檔案信息創(chuàng)造更先進(jìn)的科技成果，這是科技檔案管理獲取經(jīng)濟(jì)效益的三個(gè)基本原則。因此我們需要不斷的啟發(fā)思路、開闊眼界、節(jié)約人財(cái)物以及減少不必要的勞動(dòng)力，有效利用科技檔案的各種信息，力求實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果。所以由此可知，科技檔案的管理與經(jīng)濟(jì)效益息息相關(guān)，對科技檔案的合理利用對于科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)活動(dòng)的延深擴(kuò)展具有重要幫助，利用科技檔案獲取經(jīng)濟(jì)利益是科技檔案經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)質(zhì)。

2 科技檔案管理中存在的問題

2.1 企業(yè)和科研單位忽視科技材料的作用

實(shí)際中有些企事業(yè)及科研單位只是一味看重結(jié)果，只關(guān)注科技成果的推廣和實(shí)施，關(guān)于中間過程的科技材料的生成等步驟有所忽視，很多時(shí)候科技人員都會將關(guān)鍵性材料留下，只是移交一般性材料，甚至還有自己的代碼代替可研報(bào)告中核心內(nèi)容，這對科技檔案的完整性與質(zhì)量的保證都有不良影響，科技檔案的實(shí)際價(jià)值也被大大降低。只要科技檔案的完整才是科技檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，有的企事業(yè)及科研單位，對科研課題計(jì)劃的落實(shí)非常重視，但是卻沒有考慮到科技檔案的形成是靠科技文件的平時(shí)積累這個(gè)實(shí)際情況，因此對科技文件的形成、積累和作為檔案歸檔保存卻不夠重視，由此可能會導(dǎo)致技檔案資料泄密、失密等嚴(yán)重問題，這些損失都是不可估計(jì)的。

2.2 科技檔案歸檔存在問題

由于一些單位的檔案法制觀念薄弱，工作人員的工作責(zé)任心比較差，所以存在不少科研人員總想把科研成果據(jù)為己有，當(dāng)作自己的私有財(cái)產(chǎn)，用完之后也不歸檔。有時(shí)候也存在偷梁換柱的情況，在實(shí)際歸檔時(shí)沒有被發(fā)現(xiàn)，表面上看，許多科技成果的文字資料、圖紙資料等都比較齊全，但實(shí)際上這些科研項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的尺寸、工藝、配方等方面已經(jīng)存在很多問題，被偷梁換柱的情況時(shí)有發(fā)生，真正有價(jià)值的東西散落在科研人員手中。因此檔案缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性，檔案本身的利用價(jià)值已經(jīng)大大降低，所以科技檔案的歸檔工作仍然是一個(gè)需要認(rèn)真對待的重要問題。

2.3 很多單位企業(yè)依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的逐漸提高，以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快，當(dāng)前在市場經(jīng)濟(jì)的沖擊下，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適用于當(dāng)下的新局勢，所以針對傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的弊端，企業(yè)和科研單位應(yīng)該及時(shí)意識到這一點(diǎn)，并且制定科學(xué)合理的新型檔案管理模式，使其為當(dāng)下企業(yè)以及科研機(jī)構(gòu)的檔案管理工作更加簡便的服務(wù)。但是實(shí)際上很多企業(yè)沒有意識到這一點(diǎn)，多年形成和積累的大量的科技文件，包括設(shè)計(jì)文件、科研文件和工藝文件等仍處于分散管理狀態(tài)，特別是一些民營企業(yè)普遍存在著建檔工作滯后、管理不規(guī)范的問題。

3 科技檔案管理存在問題的解決策略

3.1 加強(qiáng)科技檔案文件材料的歸檔工作

檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)或者單位的對于過去資料的總結(jié)，因此對于企業(yè)未來的發(fā)展也具有重要的導(dǎo)向作用，對于科技檔案管理人員來說，應(yīng)該充分意識科技檔案保管的目的，并且運(yùn)用到實(shí)踐中去，積極主動(dòng)地積極主動(dòng)采取各種方式，為進(jìn)一步推進(jìn)科技檔案的利用工作不斷探索，同時(shí)HIA應(yīng)該注意到科技檔案對于社會的重要性，通過科技檔案的管理和使用提升其經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。做好文件材料歸檔前的檢查工作是保證歸檔文件材料和檔案的質(zhì)量的基礎(chǔ)，在利用檔案時(shí)一定要在不泄密的前提下進(jìn)行，在文件材料歸檔之前做好檢查工作，避免發(fā)生替換或者損壞的現(xiàn)象。對于具有產(chǎn)權(quán)的科技檔案，保證其產(chǎn)權(quán)不受侵犯也是科技檔案管理工作的職責(zé)，針對應(yīng)該保密的科技檔案，應(yīng)該根據(jù)保密程度設(shè)置保密等級，從多方面確保檔案的安全性。

3.2 提高科技檔案管理水平

隨著社會的不斷進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來越快，各個(gè)企業(yè)和科研機(jī)構(gòu)應(yīng)該認(rèn)識到以往傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不再適用于當(dāng)下的形式，所以需要我們不斷轉(zhuǎn)換思維方式，不斷創(chuàng)新科技檔案管理工作中問題的處理方式，逐漸完善檔案管理過程存在的不足，使檔案管理水平逐步提高。當(dāng)下科技檔案管理部門應(yīng)該樹立發(fā)展意識、競爭意識，不斷提升自己的實(shí)力，這樣在機(jī)遇來臨之時(shí)就可以抓住機(jī)遇取得自身的突破，另外還要積極運(yùn)用當(dāng)下科技的產(chǎn)物將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理的加入到檔案管理中來，通過不斷完善檔案管理存在的不足，而提升檔案管理水平。此外，檔案管理當(dāng)前存在一個(gè)普遍的問題，就是檔案存儲空間不足的問題，對此我們可以使用微復(fù)制技術(shù)，提高檔案的存儲密度，縮小檔案的體積，在硬件配備方面選擇合適的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，做到文件的信息化處理。

3.3 有效利用科技手段為檔案管理工作服務(wù)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔相比，電子科技文件的歸檔難度較大，有一部分原因是受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多檔案管理的員工對于電子檔案的認(rèn)識有誤區(qū)，誤認(rèn)為電子科技文件不是檔案所以會忽視其歸檔，另外電子科技文件都是以計(jì)算機(jī)為媒介的，所以對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性比較強(qiáng)，因此檔案管理工作人員如果不熟悉計(jì)算機(jī)操作，在進(jìn)行電子檔案的歸檔和管理時(shí)就會很麻煩。另外傳統(tǒng)的檔案管理幾乎都是紙質(zhì)版的，所以信息的載體也較為穩(wěn)定安全，而如今的電子科技文件是以代碼形式在載體上的，而且識別時(shí)也離不開計(jì)算機(jī)，所以其載體穩(wěn)定性差為較差。因此在檔案管理時(shí)應(yīng)該利用有效的科技手段，不斷提高管理水平。

結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，將科技的成果加入到檔案管理中，逐漸解決以往傳統(tǒng)檔案管理的不足，科技檔案的管理工作越來越受到重視，當(dāng)前加強(qiáng)科技檔案的管理尤為重要，特別是在當(dāng)今走科技興國之路的時(shí)代。科技檔案管理中存在企業(yè)和科研單位忽視科技材料的作用、科技檔案歸檔存在問題、很多單位企業(yè)依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式等多方面問題，想要提高檔案管理質(zhì)量，就需要我們采取有效的措施解決。

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