“互聯(lián)網(wǎng)+OA系統(tǒng)”在高校應用的必要性與可行性分析

馬飛+弓箭

摘 要：文章首先闡述了辦公自動化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性，然后介紹了辦公自動化信息管理系統(tǒng)發(fā)展的現(xiàn)狀，分析了辦公自動化信息管理系統(tǒng)存在的不足，以及高校因工作職責和性質(zhì)決定了辦公自動化信息管理系統(tǒng)功能的相同或相近。繼而闡釋了“互聯(lián)網(wǎng)+OA系統(tǒng)”在高校應用的可行性。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；OA；可行性

中圖分類號：G474 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2017）01 — 0146 — 03

在云計算和大數(shù)據(jù)的沖擊下，在“互聯(lián)網(wǎng) +”的大環(huán)境下，高等院校的傳統(tǒng)行政辦公模式亟待與現(xiàn)代科學技術(shù)進行接軌，產(chǎn)生新的管理與運行模式。辦公自動化（OA）就是以現(xiàn)代信息管理學為理念，通過網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)機構(gòu)內(nèi)部人員共享信息，高效地協(xié)同工作〔1〕。借助于OA 系統(tǒng)這一平臺，高校的工作人員在電腦上就可以實現(xiàn)公共信息的瀏覽，公文的傳送，網(wǎng)絡辦公與在線交流等一體化辦公。該系統(tǒng)的存在實現(xiàn)了辦公信息的共享化和辦公管理的自動化，顯著提高了辦公效率〔2〕。隨著計算機網(wǎng)絡和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，特別是“互聯(lián)網(wǎng) +”概念的提出，國內(nèi)外各方面學者把OA發(fā)展的目光投注到了互聯(lián)網(wǎng)上，基于“互聯(lián)網(wǎng) +”的OA 系統(tǒng)突破了時間和空間限制，OA 系統(tǒng)的發(fā)展更加具有前景和潛力〔3〕。而“OA 2011 辦公信息自動化國際學術(shù)研討會”的順利召開，更是為OA 系統(tǒng)的發(fā)展注入了一針強心劑，該研討會的會議主題就是“綠色、低碳和轉(zhuǎn)變經(jīng)濟發(fā)展方式” 〔4〕。鑒于國內(nèi)外的發(fā)展態(tài)勢，以及聯(lián)合國教科文組織的倡議，可見“互聯(lián)網(wǎng) +”與OA 系統(tǒng)的融合已經(jīng)成為未來機關(guān)事業(yè)單位辦公的新趨勢和新方式。該辦公自動化信息管理系統(tǒng)的推行，不僅彰顯著信息資源的最大限度共享，也代表著低碳節(jié)能工作方式的開啟。

目前OA 系統(tǒng)的專業(yè)性設(shè)計，應用環(huán)境的設(shè)置，新功能模塊的擴展，安全保障領(lǐng)域的開發(fā)等方面得到了長足的發(fā)展，而其相關(guān)技術(shù)已經(jīng)較為成熟〔5〕。在當今的“互聯(lián)網(wǎng) +”的大環(huán)境下，如何推廣和應用辦公自動化信息管理系統(tǒng)將成為業(yè)界人士今后從事研究與開發(fā)的熱點。國內(nèi)諸多學者已經(jīng)開始涉獵OA 系統(tǒng)領(lǐng)域的研究，比較有代表性的如下：薛松主要從辦公自動化信息管理系統(tǒng)運行中存在問題的和出現(xiàn)的異常情況角度，對辦公自動化信息管理系統(tǒng)的運用進行了探討，最后指出OA 系統(tǒng)是提高機關(guān)企事業(yè)單位整體工作效率的一個較為有效的方法和方式〔6〕；何姝等則鑒于漳村礦實施辦公信息管理自動化的實踐情況，對OA 系統(tǒng)在運行過程中出現(xiàn)的常見問題進行了分析和總結(jié)，并進行了進一步的理論探討，尋找出了相應的解決方法和途徑〔7〕；而鮑學陽則指出OA 系統(tǒng)就是計算機信息管理技術(shù)與現(xiàn)代管理學的完美碰撞與融合，借助于計算機技術(shù)對現(xiàn)代管理學的模式進行設(shè)計、分析和管理，以及信息的維護，OA 系統(tǒng)的應用必將成為人類日后常用的一款軟件 〔8〕；黃成亮則在OA 系統(tǒng)研發(fā)前輩的研究基礎(chǔ)上，以辦公自動化信息管理系統(tǒng)（OA）的應用，辦公自動化信息管理系統(tǒng)（OA）的系統(tǒng)設(shè)計，以及辦公自動化信息管理系統(tǒng)（OA）的網(wǎng)絡安全等方面系統(tǒng)研宄為基石，探討了OA 公務管理系統(tǒng)中如何使用印章和印 “互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”是一個融入了多方元素的綜合性技術(shù)，它吸收了計算機網(wǎng)絡技術(shù)和信息技術(shù)，納入了系統(tǒng)科學與行為科學的知識點〔11〕。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的建設(shè)可以實現(xiàn)信息資源最大化的利用，達到資源的最大化共享。這一系統(tǒng)的運用可以全面的提高各機關(guān)事業(yè)單位的工作的質(zhì)量和效率，徹底的革新了傳統(tǒng)的辦公模式，摒棄了傳統(tǒng)辦公的諸多缺點，實現(xiàn)了最大限度的辦公方式的規(guī)范化與制度化。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”構(gòu)建的思想理念是以辦公信息自動化為框架，同時融入了互聯(lián)網(wǎng)與計算機的技術(shù)手段。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的存在不再限制使用主體的工作環(huán)境與生活條件，該系統(tǒng)的構(gòu)建實現(xiàn)了與世界先進科學技術(shù)的銜接，形成了先進的管理模式，大大提高了各職能部門的辦公效率。吸收了網(wǎng)絡通訊、計算機和數(shù)據(jù)庫三大技術(shù)的“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”，具有以往辦公信息化自動化系統(tǒng)難以企及的優(yōu)勢和特點〔12〕。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”具有信息資源的高度集成性。該款辦公信息自動化系統(tǒng)既容納了多方信息，又兼納了計算機和網(wǎng)絡等諸多要素。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”具有前所未有的智能化。該系統(tǒng)的存在，讓使用主體真正體驗到了“自動化”、“便捷化”和“高新化”。 “互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的使用，既可以快捷、準確和高效的解決日常辦公問題，還可以敏銳的應對突發(fā)問題，為使用者提供強有力的技術(shù)支持與決策援助。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”與傳統(tǒng)辦公方式相比，不僅可以輕松處理數(shù)據(jù)與文字，還可以高效地、全方位的整理圖片、音頻和視頻資料，實現(xiàn)工作的最大豐富性完成。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”既可以實現(xiàn)單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)流動與交換，也可以在不同單位個體之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換與互通。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的目的就是希望借助互聯(lián)網(wǎng)這個大平臺，通過各種高科技手段，提高職能部門的辦公效率，最大限度地節(jié)省了人員和財力，真正實現(xiàn)了智能化的辦公。

回顧我國辦公信息自動化的發(fā)展歷程，可見我國的辦公信息自動化主要經(jīng)歷了三個大階段，三大演進過程。分別是電子辦公設(shè)備的投入使用，電腦的進入和打印機的出現(xiàn)，以及辦公自動化和遠程化理念的提出與應用〔13〕。網(wǎng)絡信息化的迅猛發(fā)展沖擊了傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，也對傳統(tǒng)辦公方式進行了滲透。辦公信息自動化的實現(xiàn)極大地便利了使用主體，但也存著一些常見問題。縱觀現(xiàn)有的辦公信息自動化系統(tǒng)，可見還需要簡化系統(tǒng)辦公的流程，系統(tǒng)辦公還需要科學管理，還需要進一步提高辦公效率。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的構(gòu)建既實現(xiàn)了辦公職能與責任的明確性與清晰性，更實現(xiàn)了信息資源的快速傳遞和共享。

與其他行業(yè)相比，高校 OA 系統(tǒng)的發(fā)展起步雖早，但發(fā)展速度卻相對緩慢，在“互聯(lián)網(wǎng) +”的潮流驅(qū)使下，高校 OA 系統(tǒng)的推廣與應用勢在必行。高校傳統(tǒng)的行政辦公模式必將經(jīng)歷徹底的改革，必將與 OA 系統(tǒng)的研發(fā)相關(guān)聯(lián)。

《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》明確指出，應該建立信息共享平臺，銜接各級各類教育管理機構(gòu)和信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通和互聯(lián)，構(gòu)建縱橫向關(guān)聯(lián)的教育管理信息化系統(tǒng)。《國務院關(guān)于印發(fā)深化標準化工作改革方案的通知》（國發(fā)〔2015〕13 號）則再次強調(diào)和重申了要改善傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)，提高行政管理辦公效率〔14〕。可見進行高校的“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”不僅是順應社會發(fā)展趨勢與科技發(fā)展潮流，更是積極響應和貫徹國家政策的方針路線。

“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”憑借其自身的優(yōu)勢，在高校的推廣和應用，可以有效地避免其他辦公化系統(tǒng)建設(shè)前期的調(diào)研和分析論證工作，節(jié)省了大量的人力和物力。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”具有先進性、前瞻性、科學性、必要性和全局性，從根本上避免了一些不必要的資源普鋪張和浪費，為國家財政節(jié)省了一筆可觀的的人才與財力，而且在信息技術(shù)層面上，還整體提升了各高校的信息技術(shù)化水平，為高水平、高層次和高質(zhì)量大學的建設(shè)提供了條件支持和軟件輔助。而各高等學校的辦公信息自動化管理系統(tǒng)的推進程度各不相同。這主要是因為存在著地區(qū)的差異，各地區(qū)的生活水平不同，信息化水平也有差異，同時也存在著人為因素，主要與領(lǐng)導重視程度有關(guān)，以及與各職能部門工作人員的認識程度和對辦公信息自動化管理系統(tǒng)的了解程度有重要關(guān)系。無論是各高校辦公自動化信息管理系統(tǒng)建設(shè)與推進的早晚，還是自行研發(fā)與直接購買，辦公自動化信息管理系統(tǒng)在高校的正常政務運行中，必然會出現(xiàn)一些突發(fā)問題，這些出現(xiàn)的問題具有普遍性。因此在革新傳統(tǒng)行政管理辦公模式，推行辦公自動化信息管理系統(tǒng)之前，都需要各相關(guān)部門進行需求調(diào)研和系統(tǒng)調(diào)試。涉及的部門主要包括辦公室和教育技術(shù)信息部門，辦公室主要負責辦公自動化信息管理系統(tǒng)的需求調(diào)研，系統(tǒng)模塊的按需設(shè)置，以及對辦公自動化信息管理系統(tǒng)的運行規(guī)劃流程；而教育技術(shù)信息部門主要承擔該辦公自動化信息管理系統(tǒng)的調(diào)試與功能完善。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”出現(xiàn)則可化繁為簡，各高等學校之間通過強大的互聯(lián)網(wǎng)，將存在問題和解決方法實現(xiàn)最大的共享化，這樣各高校實現(xiàn)辦公自動化就可以免去上述的諸多環(huán)節(jié)，因此各高校因工作職責和性質(zhì)，在“互聯(lián)網(wǎng) +”的幫助下，實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的互通化，實現(xiàn)辦公自動化的最大化，可見在高校推行“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”具有完全的可行性和必需性。

高校的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)，以及工作的職能與職責決定了“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的功能與職責屬性。高校的主要辦公內(nèi)容可以簡要概括為“三辦”，即辦文、辦會和辦事，具體化到詳細環(huán)節(jié)上，復制到“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”上，可以詳化為幾大服務板塊，這幾大板塊主要為、通知公告板塊、會議安排板塊、車輛出入板塊、客餐預定板塊、辦公用品管理板塊、以及郵件接發(fā)和及時通訊板塊和協(xié)同辦公板塊與電子文檔管理板塊等。這些板塊中通知公告板塊是“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的最常見和最基礎(chǔ)的管理應用，沒有技術(shù)要求指數(shù)，操作沒有技術(shù)難度；而公文 CPU 板塊、會議安排板塊、車輛出入板塊、客餐預定板塊和辦公用品管理板塊是高校職能辦公的核心內(nèi)容，更是“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的自動化處理的核心功能，這就需要編輯程序，確定規(guī)劃建設(shè)規(guī)范的流程，統(tǒng)籌安排來實現(xiàn)。無論是公文的上傳下達，還是會議安排、車輛出入、客餐預定和辦公用品管理等綜合性事物的審批流程都有相應的標準與制度。因此在“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”里編輯上述這些審批流程的程序是具有完全可行性的。尤其其中一些職能手續(xù)的簽訂都是較為簡單的，可以按照管理權(quán)限設(shè)置，猶如游戲闖關(guān)一樣，只有按照規(guī)定的順序進行逐一“闖關(guān)”，才能順利實現(xiàn)逐級審批通過。而公文的“上傳下達”在傳統(tǒng)辦公中相當?shù)膹碗s，涉及的環(huán)節(jié)與手續(xù)較多，同樣在“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”當中公文 CPU 板塊的設(shè)置也比較需要技術(shù)指數(shù)，為實現(xiàn)公文的順利“上傳下達”，“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”當中公文 CPU 板塊的設(shè)置可以參考《黨政機關(guān)公文處 理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14 號），該處理工作條例可以為公文 CPU 板塊提供基本的規(guī)劃設(shè)置。該工作條例中關(guān)于“公文辦理”這一項中已經(jīng)對收文辦理主要程序和發(fā)文辦理主要程序進行了明確的界定與制定。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”就可以參照這個條例，再結(jié)合高校自身的情況，進行符合高校情況的公文 CPU 板塊個性化設(shè)置。

高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)還應緊跟時代步伐，緊扣時代的主旋律，緊盯國家政策方針，“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的出現(xiàn)正好滿足了高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的需要。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”是一款融合了高精尖計算機網(wǎng)絡技術(shù)，具有“更新?lián)Q代快” 特征的新型高校信息辦公自動化系統(tǒng)。該辦公自動化系統(tǒng)著重規(guī)劃的前瞻性，著眼于規(guī)劃建設(shè)的全局性。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的建設(shè)可以融入高校信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中來，該辦公自動化系統(tǒng)可以與高校的人事、教務、科研、財務和檔案系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接與資源共享。“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”利用其強大的互聯(lián)網(wǎng)絡平臺，可以快捷的獲取與借鑒各高校，各機構(gòu)的政務系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗和構(gòu)建模式，還可以順應時代的發(fā)展潮流，快速適應網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展，進行系統(tǒng)的更新?lián)Q代。

“互聯(lián)網(wǎng) +OA 系統(tǒng)”的建設(shè)對高校的政務進行了系統(tǒng)化的規(guī)范，對工作的流程進行了嚴密的審核，既提升了高校的管理水平，又增強了高校的整體信息化水平，為創(chuàng)辦高水平大學提供了強有力的技術(shù)支持。

〔參 考 文 獻〕

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〔責任編輯：侯慶海〕