煙草商業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究

路欣

摘要：近年來全國卷煙消費形勢發(fā)生明顯變化，全國及地方性控煙法規(guī)陸續(xù)出臺，卷煙消費變化更加明顯，對卷煙銷量、結構帶來雙重影響。煙草行業(yè)需要通過不斷優(yōu)化煙草企業(yè)的內(nèi)部控制體系，內(nèi)部形成更加優(yōu)化的驅(qū)動機制。文章在對煙草行業(yè)內(nèi)部控制進行優(yōu)化研究的基礎上，結合COSO控制框架，從改善支撐環(huán)境、加強風險管理、促進信息溝通、提高監(jiān)督能力四個方面進行分析總結。

關鍵詞：煙草公司；內(nèi)部控制；風險管理；責任追究

作為國有獨資經(jīng)營的煙草行業(yè)，近年來隨著“卷煙上水平”總體規(guī)劃的全面實施和有效推進，經(jīng)濟運行質(zhì)量明顯提高，整體發(fā)展取得改革新突破。但仍面臨著很多壓力，如完善體制、控煙壓力、構建和諧、國際競爭等。行業(yè)發(fā)展新的階段不斷面臨新的矛盾和問題，同時一些企業(yè)存在對內(nèi)控工作和規(guī)范工作重視不夠，基礎管理不夠扎實的問題，造成違規(guī)行為時有發(fā)生。現(xiàn)有的內(nèi)部控制體系適用性不強、執(zhí)行力度弱，行業(yè)的管理跟不上行業(yè)改革發(fā)展步伐，這些問題阻礙了煙草行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。面對行業(yè)發(fā)展新形勢下的新矛盾，對煙草企業(yè)的內(nèi)部控制進行有效研究和優(yōu)化，解決制約行業(yè)發(fā)展瓶頸，增強行業(yè)可持續(xù)發(fā)展已經(jīng)成為煙草企業(yè)發(fā)展的一項急于完成的緊迫任務。

一、煙草行業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

從總體上來說，我國煙草企業(yè)的內(nèi)部控制建設工作還處于起步階段。煙草企業(yè)的內(nèi)部控制機制需要著力優(yōu)化，以使內(nèi)部控制的效果有效發(fā)揮。

（一）內(nèi)控環(huán)境方面存在的問題

企業(yè)內(nèi)部控制的環(huán)境是企業(yè)各要素控制能否發(fā)揮其作用的基礎性因素。煙草企業(yè)有其特殊的控制環(huán)境，重點包括：一是企業(yè)文化。煙草企業(yè)的企業(yè)文化有以下特點：企業(yè)文化服務于企業(yè)的使命與戰(zhàn)略；企業(yè)領導人的價值觀和管理風格對企業(yè)文化的形成影響較大；企業(yè)員工對企業(yè)文化缺乏深入的理解。二是煙草企業(yè)的治理結構不健全主要體現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部機構職責分工不夠清晰，權責配比不緊密，相應的激勵約束不到位，內(nèi)部治理通道不順暢。三是組織結構設置不合理，內(nèi)部制衡力量較弱，公司的事務決策權力比較集中；決策鏈和信息鏈鏈條較長，決策效率降低；執(zhí)行控制權責不清，缺乏明確的責任界定，未做到全員參與，執(zhí)行動力不足。四是員工普遍存在浮躁的心理，有的部門流程不規(guī)范、不清晰、不簡潔，工作作風和工作效率有待提高。

（二）風險評估方面存在的問題

目前，全國煙草在風險評估方面存在的問題，一是風險管理意識缺失。風險管理意識薄弱，行業(yè)上下缺乏風險意識，沒有開展對內(nèi)部控制有效性的評價工作，憑腦袋決策、憑直覺決策、憑經(jīng)驗決策普遍存在，企業(yè)內(nèi)部控制制度不能及時完善。領導和職工對市場風險不分析、不研究、不評估，自持錢多盲目投資。二是風險評估的組織機構缺失。煙草行業(yè)沒有設立專門的風險評估機構，也沒有配備具有風險管理專業(yè)知識和工作經(jīng)驗的專職風險管理人員。三是風險防范預警系統(tǒng)欠缺。對煙葉生產(chǎn)經(jīng)營、專賣執(zhí)法管理、物流配送環(huán)節(jié)、重大購銷業(yè)務、資產(chǎn)管理、人力資源管理等方面缺少必要的風險評估、預測機制機制，導致行業(yè)高風險事件不斷發(fā)生，企業(yè)蒙受重大經(jīng)濟損失，行業(yè)資源配置的效率也比較低。

（三）信息溝通方面存在的問題

內(nèi)部控制體系是一套非常復雜的系統(tǒng)，需要網(wǎng)絡、計算機、信息系統(tǒng)等的支持，但目前煙草企業(yè)在實施內(nèi)部控制的管理工具和管理手段上，與一些國際上內(nèi)部控制先進的企業(yè)相比在管理工具和管理手段等方面還有很大差距。一是缺乏整體規(guī)劃。信息化建設沒有完整統(tǒng)一的規(guī)劃，行業(yè)片面看重各專業(yè)管理實用的信息體系建設，整體的信息架構管理體系還沒成型，各業(yè)務環(huán)節(jié)不能有效銜接，存在“信息孤島”現(xiàn)象，各部門之間信息相互傳導利用率低，傳遞不及時。二是信息失真。一些考核指標人為編制虛假，上級部門檢查流于形式，導致信息準確性差，利用價值低。

（四）監(jiān)督檢查方面存在的問題

沒有行為的控制，就沒有行為的規(guī)范，沒有行為的規(guī)范，就沒有行為的長期效果。管理監(jiān)控過程就是確保制度規(guī)定行為和動作的執(zhí)行，實現(xiàn)預期效果的過程。

1.內(nèi)控部門職責不清。煙草行業(yè)各單位一般均設有專賣內(nèi)部監(jiān)督、整頓規(guī)范、紀檢監(jiān)察、審計、法規(guī)等多個部門，部門之間存在職能交叉、缺乏溝通的問題，難以形成監(jiān)管合力，監(jiān)督檢查、評價認定、考核獎懲缺乏統(tǒng)一的標準。

2.違規(guī)經(jīng)營屢禁不止。超計劃種植煙葉、卷煙營銷體外循環(huán)、虛假銷售、調(diào)劑計劃等問題長期存在，專賣內(nèi)管部門不作為問題突出。對內(nèi)部監(jiān)管部門提出的問題整改重視程度尚待加強。存在邊查邊改，雖改仍犯的問題，監(jiān)管信息往往也得不到落實和運用。

二、煙草行業(yè)內(nèi)部控制問題成因分析

1.政企不分的體制是煙草企業(yè)內(nèi)部控制缺陷的癥結所在。計劃色彩濃厚，煙草行業(yè)監(jiān)管職能與經(jīng)營職能并行，行政管理和企業(yè)經(jīng)營同體的壟斷體制，無形中引導行業(yè)按計劃時期的行政方式去運營企業(yè)，造成權責不明，企業(yè)產(chǎn)權主體缺位，雖然煙草行業(yè)由中國煙草總公司代表國家行使出資人的管理職能，但只是形式上的，出資者監(jiān)管虛位問題的存在，制約了煙草行業(yè)的發(fā)展。

2.職工思想意識不高致使內(nèi)部控制環(huán)境不易形成。煙草企業(yè)作為國有企業(yè)，實行壟斷經(jīng)營、垂直管理的體制，這幾年，行業(yè)經(jīng)濟效益有了大幅提高，個別領導疏于企業(yè)經(jīng)營管理和內(nèi)部控制氛圍的營造，員工普遍有“端鐵飯碗”的思想，進取心不強，積極性不高，執(zhí)行力不強，形成貌似“一團和氣”的氛圍，造成業(yè)務流程不能及時梳理，制度不能及時的完善。

3.制度建設滯后無法適應發(fā)展的新形勢。從煙草行業(yè)建立起的20余年中，具有計劃經(jīng)濟特點的煙草行業(yè)主要依賴國家有關規(guī)章制度的管理，具有濃厚的行政管理色彩。制度建設相對落后，行業(yè)效率低下、經(jīng)營舞弊較多、不規(guī)范的事項屢禁不止。

4.責任不明造成監(jiān)管控制不嚴格。未建立有效的責任追究制度，未明確領導干部應承擔相應的直接責任、主管責任和領導責任。各監(jiān)管部門職責交叉，權責不明確。

5.人力資源管理受制于行業(yè)體制。員工錄用未與市場接軌，未實現(xiàn)企業(yè)人才的公開市場化，與企業(yè)需求不能良好接軌，企業(yè)缺少人才發(fā)展規(guī)劃，造成部分干部職工素質(zhì)低下，專業(yè)人員斷檔斷層。考核不夠深入具體，流于形式，無法充分發(fā)揮激勵員工優(yōu)化隊伍的作用。

三、優(yōu)化內(nèi)容

根據(jù)我國煙草企業(yè)的實際情況，參考COSO內(nèi)部控制框架和COSO企業(yè)風險管理框架的研究結果，煙草企業(yè)內(nèi)部控制建設應當主要從以下四個方面入手。

（一）改善支撐環(huán)境

加強公司的內(nèi)控意識，切實提高對內(nèi)部控制的重視水平。領導對公司的內(nèi)部控制制度的制定、執(zhí)行、修改和完善具有重要的影響作用，對公司內(nèi)部控制制度的執(zhí)行起到帶頭的作用。在工作中，對公司重大項目和事物的決策用科學的方法進行思考，避免僅僅用類似的工作經(jīng)驗和簡單的對現(xiàn)階段市場經(jīng)濟進行感性的判斷，可以避免公司在業(yè)務運行中可能存在的風險。強化企業(yè)文化建設，營造和諧氛圍。加強公司企業(yè)文化建設，不僅能夠增強全公司的凝聚力和工作的熱情，而且還能增強全體員工對企業(yè)共有的認同感，通過宣傳、教育和培訓的方式，把企業(yè)的價值觀、精神、宗旨等進行規(guī)范化、制度化，能夠使全體員工形成共同價值觀，更清楚的認識到自己工作的價值和意義，進而為實現(xiàn)公司的總體目標貢獻自己的力量。明確崗位職責，完善人力資源制度。根據(jù)崗位說明書明確職責和崗位人員需求，構建崗位責任體系。做到“凡是有人做，行為者充分授權，人人承擔責任”。

（二）強化風險管理

結合煙草商業(yè)經(jīng)營的特點，分析并識別煙葉生產(chǎn)經(jīng)營、專賣執(zhí)法、物流配送、物資采購、工程投資、資產(chǎn)管理六個大方面業(yè)務流程中的風險點，強化風險管理。1.面對諸多類別風險事項和因素，公司應明確有關責任部門定期或不定期進行認真詳細的風險分析，針對各風險控制點，制定風險評估和防范措施，對風險事項的類別、成因、影響程度和發(fā)生概率進行評估，各風險控制點均設置有風險防范應對緊急預案。明確具體部門和人員，確保不同層次的管理者均參與風險管理工作。2.建立健全突發(fā)事件應急機制。加強風險應急演練，確保能及時對風險預測，把風險努力控制在萌芽狀態(tài)，避免或減少風險帶來的損失。3.重視公關危機發(fā)生的可能性。公關危機做為一種外部公眾對企業(yè)產(chǎn)生信任危機的非常態(tài)公共關系狀態(tài)，要求企業(yè)要在極短時間內(nèi)做出關鍵決策和緊急回應，以維護公司形象。要制定富有彈性的處理計劃，貫徹有效的執(zhí)行力，靈活處理，事后及時總結經(jīng)驗教訓。在這個過程中，要特別注意積極溝通協(xié)商，良好的協(xié)調(diào)溝通可以在第一時間告知公眾真實信息，收集公眾評估影響，進而做出快速有效的應對決策，遏制事態(tài)的發(fā)展，縮減損失。

（三）促進信息溝通

充分利用現(xiàn)有的條件，與有關軟件公司合作，開發(fā)建立適合行業(yè)需要的信息化的信息傳遞、溝通、反饋的信息管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化信息手段，強化煙草內(nèi)部控制機制的運行。一是完善信息庫資源。橫向以系統(tǒng)、設備，縱向以項目、采購，全面梳理信息化工作職責分工，理順工作關系，劃分管理區(qū)域、管理權限、管理職責，實現(xiàn)主體明確、權責一致、落實到人。二是加強數(shù)據(jù)平臺建設。統(tǒng)籌各系統(tǒng)的聯(lián)系布局，開發(fā)各系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉換接口，消除信息孤島，強化各部門信息的融合和共享。三是實現(xiàn)多任務集成。信息平臺統(tǒng)一用戶、單點登陸和待辦集成。將多業(yè)務系統(tǒng)的待辦任務集中在一個位置展示，并可以通過單點登陸進入業(yè)務系統(tǒng)進行處理。用戶均用CA證書進行身份驗證，增強用戶登陸系統(tǒng)的安全性。四是完成運維管理系統(tǒng)建設。建立融合制度、流程、人員、技術、信息資源于一體的IT運維管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對基礎設施、IT服務的綜合管理與監(jiān)控，對出現(xiàn)的各種故障和問題做到快速響應和及時解決，確保信息系統(tǒng)正常、穩(wěn)定、高效運行，實現(xiàn)“集中運維、集中監(jiān)控、集中管理”，逐步實現(xiàn)IT運維管理的可視化和智能化。

（四）提高監(jiān)督能力

1.縮短流程，適當授權。監(jiān)督與授權是矛盾的兩個方面，過度監(jiān)督或監(jiān)督缺位都會使授權的效果弱化。而沒有監(jiān)督的授權將會導致權力的異化，使企業(yè)的決策者在應用權力決策的過程中出現(xiàn)偏差。所以完善的監(jiān)督體系是高授權的必要前提。

2.協(xié)調(diào)各監(jiān)督職責。明確內(nèi)部專賣監(jiān)督、整頓規(guī)范、內(nèi)部審計、紀檢監(jiān)察、巡視辦各自的監(jiān)督對象和工作職責，構建“五位一體”的專業(yè)監(jiān)督體系，實現(xiàn)全面監(jiān)管和自我提升改進。

3.圍繞中心工作開展審計監(jiān)督。督促落實整改，充分發(fā)揮內(nèi)部審計“免疫系統(tǒng)”功能、在行業(yè)內(nèi)部監(jiān)管格局中的關鍵作用，當好反腐倡廉工作的尖兵和利劍。傷其十指不如斷其一指。內(nèi)部審計部門要調(diào)整思路，通過減少審計項目，集中審計力量將問題查深、查透、查實，并做到逐一整改落實，防止遺漏重大問題。

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（作者單位：中國煙草總公司山東省公司）