關于檔案信息化建設的幾點思考

楊青

摘 要 知識經(jīng)濟時代，隨著數(shù)字技術的迅猛發(fā)展，信息技術在人們生活、工作和學習中起到了深遠影響，信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為時代的潮流，是社會向前發(fā)展的趨勢。由此，檔案信息化建設也必然成為時代的選擇，檔案信息化對于政務信息化有著巨大的推動和影響作用，檔案信息化的水平將直接影響著政府的競爭力和服務管理質(zhì)量。本文就檔案信息化建設的意義、特點，當前檔案信息化建設中存在的問題，對檔案信息化建設提出幾點思考。

關鍵詞 檔案管理 信息化建設 思考

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

1檔案信息化建設的意義

（1）檔案信息化是信息化建設的要求。政務信息化的發(fā)展將以電子政府成為信息化建設的重要標志，互聯(lián)網(wǎng)將成為政府職能的重要表現(xiàn)形式和媒介，政府的信息披露、網(wǎng)上辦公、政府采購與招標等活動將更多地通過網(wǎng)絡來實現(xiàn)；電子政府將成為一個跨越政府部門和管理行業(yè)的綜合平臺，將成為各級政府機關與企業(yè)和民眾的連接中心，它是社會信息化重要標志之一。

（2）檔案信息化可以極大地改變檔案管理工作的方式。一是檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力；二是檢索查詢方便。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，極大的減輕了工作人員的負擔。

（3）檔案信息化為決策提供信息支持。一是可為黨和政府決策提供可靠正確的信息，對此，檔案信息有著獨特的優(yōu)勢，可以為科學決策發(fā)揮重要作用；二是可為科學研究和知識普及提供智能化服務。

2檔案信息化建設的特點

（1）檔案信息的正確性和可靠性較高。檔案信息化建設的核心是資源建設，在資源建設過程中，保證信息的正確性、可靠性尤為關鍵。檔案信息資源包含的內(nèi)容廣泛，信息量巨大，且資源增長速度快，重構難度大，如果資源包含的信息正確性、可靠性不高，將使資源的利用困難，最終影響信息化建設的成敗。

（2）信息的安全性必須得到保證。檔案信息化建設的目的是為社會提供檔案信息服務，不可避免地借助現(xiàn)有的各種網(wǎng)絡設施，由于信息具有易傳播、易擴散、易損壞的特點，信息資產(chǎn)比傳統(tǒng)的實物資產(chǎn)更加脆弱，更容易受到損害，這樣勢必威脅檔案信息的安全性。為了保證信息的安全性，必須在信息資源建設的過程做好檔案信息的鑒定工作，在通過網(wǎng)絡為社會提供信息服務的過程中，要采取多方面的安全措施，保證檔案信息的安全。

（3）信息化建設是一項長期的系統(tǒng)工程。傳統(tǒng)的社會經(jīng)濟使檔案信息化缺乏應有的經(jīng)濟動力，檔案意識的淡薄使檔案信息化缺乏了應有的精神動力，盡管當代社會環(huán)境為檔案信息化建設提供了良好的社會基礎，有著獨到的“天時地利人和”，但檔案信息化建設與政府其他的信息化建設比較，存在著明顯的不足與落伍，甚至是滯后，欠帳太多，受財力、技術力量等因素不同程度的影響，注定檔案信息化建設時間周期長，必須采取分步實施和邊開發(fā)邊利用原則，將信息化工作穩(wěn)步推進。

（4）需要成熟、通用的技術及產(chǎn)品作保障。在檔案信息化建設的過程中，將采用多種信息處理技術和產(chǎn)品，這些技術和產(chǎn)品必須是成熟的，以保證信息資源建設和利用的可靠性。另一方面，檔案信息資源的保存利用是長期的、永久的，這樣必須要求資源建設的過程采用的技術必須是通用的、標準的，非通用的、非標準的技術會導致資源共享困難，甚至在將來無法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費。

3檔案信息化建設存在的問題

（1）檔案人員專業(yè)化水平不高。目前，相當一部分檔案專業(yè)人員在信息化方面知識缺乏，業(yè)務素質(zhì)不能適應信息化建設需要。特別是在縣一級檔案部門，畢業(yè)于檔案專業(yè)或計算機專業(yè)的人才極少，多數(shù)人員的年齡、文化知識結(jié)構不合理。尤其是一些機關檔案員，兼職過多，更迭頻繁，不僅不具備檔案信息化建設所需要的知識水平，而且連一般的檔案業(yè)務任務都難以完成。

（2）檔案信息化建設工作繁重。進行檔案信息化建設工程中，不僅要對當前存檔的檔案資源進行數(shù)據(jù)錄入處理，利用掃描等現(xiàn)代化手段將其轉(zhuǎn)化成電子格式；又要在電腦上用相關文檔軟件按照統(tǒng)一要求對錄入的數(shù)據(jù)進行編制，方便日后檢索查閱；甚至對于一些機密性的數(shù)據(jù)，還要有相關的技術人員進行數(shù)據(jù)加密保護，設置防火墻等手段阻擋黑客攻擊；這些工作完成之后，還需要不定期的對電子檔案進行維護，防止因突發(fā)情況造成的檔案資源丟失或損壞。

（3）缺乏經(jīng)費保障機制。要想搞好檔案信息化建設，需要企業(yè)投入大量資金，前期的建設需要大量經(jīng)費，而且在后期的維護和升級中還需要另一筆投入，這樣就造成了檔案信息化建設難以大規(guī)模普及。

（4）數(shù)字化檔案應用系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全性有待提高。數(shù)字化檔案信息通過網(wǎng)絡系統(tǒng)向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務，必須要采用一套完整的安全措施，保證網(wǎng)絡系統(tǒng)安全性，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，使數(shù)據(jù)和應用系統(tǒng)不被破壞，系統(tǒng)時刻保持正常運轉(zhuǎn)，信息傳輸?shù)倪^程中重要信息不泄漏或被修改。

（5）信息化建設區(qū)域發(fā)展不平衡。在區(qū)域經(jīng)濟還不夠發(fā)達的縣市，一些辦公自動化程度較高的部門，由于綜合信息化建設基礎較好，只要稍加指導和及時開展檔案業(yè)務培訓，檔案信息化建設就能很快有所作為。而在大部分單位，由于領導認識問題和信息化建設基礎條件滯約，很難在檔案信息化建設方面有效地開展工作。

4檔案信息化建設的發(fā)展趨勢

（1）因地制宜，抓好規(guī)劃。結(jié)合本地實際，要對當?shù)鼐唧w情況進行具體分析。一是在宏觀方面，要積極爭取將檔案信息化建設納入當?shù)匦畔⒒ㄔO總體規(guī)劃，使檔（下轉(zhuǎn)第158頁）（上接第155頁）案信息化建設和社會信息化建設同步發(fā)展。二是在信息化建設的技術環(huán)節(jié)上，要明確具體的建設指標和任務。三是要把檔案信息化建設列入檔案工作目標任務，并結(jié)合各自的實際，分部門、分行業(yè)進行具體要求，力爭營造良好的檔案信息化建設內(nèi)外部工作環(huán)境，保證檔案信息化建設得以全面推進。

（2）引進和培養(yǎng)信息化建設人才。從目前基層檔案人員學歷上看，大專院校畢業(yè)的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，比較簡捷的辦法就是調(diào)入大專院校畢業(yè)生，改變隊伍素質(zhì)結(jié)構，以適應新的工作需要。對有發(fā)展前途的年輕同志，要進行業(yè)務培訓，培養(yǎng)懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才，為檔案信息化建設提供必要的人才保障，促進這項工作的健康發(fā)展。

（3）做好檔案安全保障工作。做好檔案信息資源的安全體系保障，企業(yè)根據(jù)自身檔案建設情況，從實際出發(fā)制定合理的檔案信息資源保護機制和檔案管理應急預案。對于突發(fā)情況和自然災害，檔案管理人員能夠在第一時間進行組織搶救和轉(zhuǎn)移資源，最大限度的防止突發(fā)情況對檔案資料造成的損壞，提高應對各種危險情況的快速反應能力，切實保證檔案資源的安全。

（4）明確重點，尋求突破。當前，檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。這樣，有利于把數(shù)字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。目前，各地都在加快檔案信息化建設的進程。因此，要立足實際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統(tǒng)，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。

（5）規(guī)范流程，強化服務，確保檔案信息化建設實現(xiàn)常態(tài)化、合法化、穩(wěn)定化。檔案信息化的首要前提，是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合實際，對現(xiàn)有的工作進行一次梳理。對于不適應、不符合的，堅決予以整改。要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則，再好的信息化技術手段都是“擺設”。充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應用服務平臺。

當前，我國已經(jīng)把社會信息化擺在重要位置，這為檔案信息化建設提供了廣闊的發(fā)展前景。隨著科技不斷進步，檔案信息化建設的全面實行將不再遙遠，利用電子計算機等先進設備和一套完整的機制作保障，有助于加快檔案信息化現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的建設步伐。

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