事業單位檔案管理中的電子檔案管理探討

黃鴻輝

（福建省泉州市永春縣醫院，福建泉州 362600）

在信息化大背景下，各行各業都紛紛采用了信息化技術來提高管理水平和效率，事業單位的檔案管理工作也不例外，只有推進電子檔案管理工作，才能夠進一步提高事業單位檔案管理的水平，并且推進事業單位檔案管理的信息化建設，順應時代的發展趨勢，提高事業單位檔案管理的實際效果[1]。通過推進事業單位檔案管理的電子檔案建設，不僅能夠提高檔案管理的效率，而且更加方便查閱各種信息，另外通過加強存儲，能夠有效的對各種信息進行綜合利用，同時也能夠進一步完善事業單位檔案管理的水平。

1 推進電子檔案管理的重要意義和作用

事業單位在進行檔案管理中推進電子檔案管理工作具有十分重要的現實意義和作用，主要表現在以下幾個方面：

首先，提高檔案管理的效率。事業單位在進行檔案管理的過程當中，往往出現三天打魚兩天曬網的情況，導致檔案管理工作趨于形式，尤其是電子檔案管理效率低、進度緩慢，缺乏實際效果。通過計算機等先進的信息技術對檔案進行有效的歸納、總結，能夠大大的提高檔案管理的工作效率，同時也能夠減少人為操作所造成的失誤，提高事業單位檔案管理的準確性。

其次，查處、存儲更加方便快捷。電子檔案整理相對快捷，通過對事業單位的檔案進行電子檔案管理工作，能夠將各種檔案信息及時的錄入檔案管理系統，從而自動生成目錄和文獻檢索，這樣不僅提高了檔案管理的效率，而且確保分類整理的科學性和準確性，對于日后的查找也更加方便快捷，只要輸入相關的關鍵詞，就可以迅速的找到各種檔案信息，減少了查找信息的時間，為大眾提供了更加準確便捷的服務。同時電子檔案本身存儲較為穩定，而且受外界影響相對較少，具有很大的安全性和穩定性。最后，能夠方便信息的補錄，提高管理信息化水平。檔案管理工作本身就是耗時耗力的，因此通過推進電子檔案管理工作，能夠及時的對各種檔案信息進行補錄，更加的方便快捷。同時也能夠進一步加強事業單位對人事檔案的管理，便于查找各種數據，并且進行數據的分門別類，提高事業單位檔案管理的水平和效率。

2 事業單位檔案管理中電子檔案管理工作不足和存在的問題

當下事業單位檔案管理中推進電子檔案管理存在以下的不足和漏洞：

第一，缺乏對檔案管理工作的重視程度。事業單位在檔案管理過程當中，由于缺乏重視程度，導致缺乏專門的檔案管理人員，檔案管理工作都是搞臨時突擊戰術，都是為了應付上級檢查，容易造成檔案信息資料的丟失和不完整，甚至會出現信息混亂的問題。同時由于缺乏人力、物力資金的投入，導致開展電子檔案的軟硬件條件相對欠缺，沒有配套的電子檔案管理的相關設備，缺乏專業的技術，阻礙了電子檔案工作的正常開展。

第二，缺乏科學完善的檔案管理制度和辦法。電子檔案本身作為一種先進的檔案管理辦法，卻容易被隨意的篡改或者是復制，所以電子檔案借助與互聯網，互聯網本身就是一把雙刃劍，因此，具有風險性，如果事業單位在進行電子檔案管理的過程當中缺乏有效的保護舉措，很有可能造成信息的泄露，影響到人員的隱私，不利于電子檔案的進一步發展。

第三，電子檔案管理人員相對素質欠缺[2]。在對電子檔案進行收集、歸納、總結的過程當中，需要檔案管理人員具備專業的技術，尤其是計算機操作技術，但是當下事業單位檔案管理人員年齡結構相對老化、專業技術水平不到位，直接影響到了電子檔案管理工作的正常開展。部分電子檔案管理人員監守自盜，利用職務之便，修改各類信息，影響到了電子檔案的準確性。

3 強化事業單位電子檔案管理的有效舉措

為了進一步推進事業單位的電子檔案建設，應該采取以下主要的措施：

首先，加強重視程度，配備電子檔案建設的軟硬件條件。正所謂“巧婦難為無米之炊”，為了推進電子檔案管理工作，事業單位必須要高度重視電子檔案工作，不能夠為了應付檢查而將檔案整理工作浮于表面，趨于形式，搞面子工程，確保檔案管理工作常態化。由于檔案管理工作本身是一件延續性的工作，要真正的配備專門的人力資源開展檔案管理工作，避免人員流動，造成檔案整理的中斷，以及臨時突擊造成檔案的不完整性，同時完善計算機等硬件條件，確保電子檔案整理工作的進行。

其次，要建立科學完善的電子檔案管理辦法。為了推進事業單位電子檔案工作的安全有序開展，必須要明確相關的管理辦法和制度，約束檔案管理人員的各種操作行為，對電子檔案進行規范化的管理，保證電子檔案的完整性、準確性和真實性。所以要結合檔案收集歸檔，整理以及保管等各個環節，制定出科學的管理方法和舉措，從而最大限度的規范事業單位電子檔案的管理。因此，在進行電子檔案管理整理的過程中，應該按照檔案整理的統一標準、辦法和制度，尤其是對電子檔案的整理、接收、存儲等形式要統一標準，確保事業單位電子檔案的有效性、完整性。

最后，要提高電子檔案管理人員的綜合素質，為了進一步的推動事業單位電子檔案的管理工作，有必要提高檔案管理人員的綜合素質，尤其是具備計算機操作技術，通過聘用專門的電子檔案管理人員提高事業單位檔案管理工作的科學性，同時要對現有的檔案管理人員進行綜合的培訓，確保檔案管理人員具備專業知識。最重要的是加強對電子檔案管理人員的職業道德培訓，提高其職業素質，能夠嚴格的按照檔案管理工作的制度和辦法進行檔案整理、歸納、總結等工作。為了保證電子檔案的安全性，要定期進行維護，對電子檔案整理的電腦設置安全登錄密碼，而且通過防火墻等方式，避免其他人員進行檔案資料的查詢和修改。通過技術手段和使用規定等方式來強化事業單位電子檔案管理的安全保障。

4 總結

為了順應信息化發展的趨勢，改進事業單位人事檔案管理的不足，在事業單位的檔案管理工作中，推進電子檔案管理具有十分重要的意義和作用，面對當下事業單位進行電子檔案管理過程當中存在的諸多問題，必須要進一步加強電子檔案的管理制度和辦法，建立一只復合型的檔案管理綜合隊伍，確保電子檔案信息的保密性，保證電子檔案的完整性，能夠為人才考核以及獎勵提供檔案資料，考核人才提供強有力的資料依據。

[1] 楊卉, 劉敏. 淺談事業單位檔案管理的電子化建設[J]. 辦公室業務, 2015(1):75-76.

[2] 張敏. 電子檔案在事業單位檔案管理中的價值探討[J]. 城建檔案, 2016(4):68-69.

[3] 浦曉雯, 夏開建, 張軍朝. 基于大數據驅動的醫院檔案管理數據分析方法與應用決策[J]. 山西檔案,2016(5):78-80.