“數字記憶”視角下的明清檔案管理研究
——以第一歷史檔案館為例

喬娜

（上海大學，上海 200444）

1 數字記憶與歷史檔案的結合

“數字記憶”是社會記憶的一種形式，是后者利用計算機技術、多媒體技術，經過編碼、儲存和重新提取信息形成的電子文件，目的是永久保存歷史檔案。使用數字記憶加工后的歷史檔案，可以真實的記錄民族發展節點、還原朝代本貌，用數字化方式呈現久遠的歷史事實。明清檔案在數字時代產生的是以電子文件為主要載體的數字記憶，通過構建、維護和傳承歷史記憶可以反映該歷史時期的本質。這是檔案界銳意進取、結合時代發展不斷吸收新事物，運用網絡數字技術，把歷史檔案與數字記憶工作做得鮮活起來的典型案例。

2015年10月24到25日，在中國人民大學舉行數字記憶國際論壇暨第六屆中國電子文件管理論壇，本次會議指出：開放式、跨領域合作將成為數字記憶建設的基本路徑。記憶的功能是聯系時間節點，首先居不可無“網”的時代促生了數字記憶的出現，人們貯存信息的載體正在從現實向虛擬空間遷移。其次，數字記憶的出現也是記憶管理的要求。社會的進步使人類生活豐富，相對應產生大量記憶，人類僅靠頭腦記憶或筆記容易遺忘或記憶不全。檔案館如何參與數字記憶工程，如何研究數字記憶，檔案工作者角色在數字記憶實踐與研究中如何定位等，均需要檔案人積極應對，數字記憶為我們從專業的角度拓展研究空間和實踐領域提供了機遇。

2 一史館明清檔案數字資源建設情況

明清檔案數字化的主要內容有二，一是將前后跨越550年之久，毀損情況嚴重，形制繁多，文種涉及100多個，內容包含政治、經濟、軍事、社會發展的紙質明清檔案加工成為數字化電子檔案；二是將檔案檢索編目全部實現數字化，該館需要建立收納全宗目錄數據庫，保證該庫能夠進行關系詞檢索。

2006年10月，中國第一歷史檔案館（以下簡稱一史館）等單位集中承擔傳統紙質檔案數字化工作，開始對檔案數字化的流程、技術規則、成果保護等方面著手探索。早在1973年，一史館先后購置了縮微、照相、復制、電腦等成套設備，運用縮微技術手段對明清紙質檔案進行保護與利用，培養了一批專業技術人員，形成了一整規范的工作流水。至2005年該館共計拍攝縮微品（母片）10000余盤，完成了館藏檔案中滿、漢、蒙等多種語言的100余萬件檔案的縮微拍攝計劃。明清檔案的主體是紙質檔案，有形制復雜，容易破損等缺點，以縮微品代替原件利用，可以保護檔案原件的安全。90年代之后，一史館順應當時技術要求，采用“模轉數”即先縮微后數字化的方式對檔案進行保護與利用。近些年隨著光盤、硬盤、磁盤陣列等多種載體的相繼出現且數字技術形成規模之后，一史館及時調整加工措施，“數轉模”技術大規模應用，即與“模轉數”相反——紙質檔案首先通過數字技術加工成電子文件，再對這些電子文件檔案通過轉化為縮微品。2001年一史館網絡中心正式成立，開始了規模浩大的明清檔案數字化工程，截至2015年2月，一史館已完成文件級館藏目錄近1000萬條。

3 明清檔案數字化記憶的價值

文化遺產檔案保存的目的在于利用，將明清檔案錄入數據庫和編制目錄是為了更好地利用電子化的明清檔案。第一，明清檔案數字化對于學者的學術意義。明清檔案記錄了明清兩朝中央政府及部分區域性政府的內政外交，蘊藏豐富歷史文化信息。若學者可以利用一史館豐富的數據庫進行索引，大大拓寬明清史的研究領域，編纂更多的專題史料和其他延續性小說。第二，明清檔案數字化對全民族的文化意義。明清檔案數字化將“死檔案”的變成“思想源泉”，加深民眾對明清檔案的理解，了解當時的風土民情、政治風貌和文化內涵，加深民族認同感，努力提升其在中華文化影響力。第三，明清檔案電子化對于現實生活的指導意義。明清檔案可以成為國家政治的輔佐素材，可以對國家工作大局方面發揮歷史文獻作用。可以成為地方與行業文化建設的特色元素，如故宮、天壇、頤和園等地標性建筑。

4 一史館明清檔案的數字化難點及改進意見

在明清檔案數字化進程中出現了三個難點。第一，如何保證原件安全，“安全第一、質量至上、保障效率”為數字化圖像加工的基本原則。由于明清檔案原件文物價值珍貴，且殘損狀況嚴重，而檔案從出庫、加工到入庫，經手人員多，容易出現安全防護隱患。第二，如何破解數據長期安全備份的難題，同時又不影響數據利用優勢的充分發揮，這是包括明清檔案在內的一系列數字化檔案公同要面臨的問題。第三，如何做好減少資源重復建設且保證現有明清檔案數字化數據庫整合工作，由于缺乏組織機構的規范化管理，復雜的機構間重復建設了很多數據庫，造成了人財物的損失，并且在一定程度上，明清檔案數據庫的共享存在隔閡。隨著數字時代逐漸滲透到生活，未來會有越來越多的數字化文獻資源產生，針對以上三個問題，提出三個解決方案。第一，制定規范化的作業流水，保證人員接受正規培訓，減少檔案的破壞程度，保證檔案原件的安全；并且嚴格按照文物古籍修復辦法，擴大修損場地。第二，與時俱進，在長期探索中尋找更為安全的數據備份載體，多測試技術參考數據，關注國內外這方面的技術進步。第三，設立統一管理的分管機構，制定科學的加工歸法，建立有效的溝通機制，并且加強北京與臺灣的數據庫聯系，減少數據庫重復建設，推動明清檔案的資源整合。

如果能較好地解決以上問題，那么明清檔案數字化工作才算圓滿完成。使深深蘊含于大量的關于明清的數字化信息當中文化，在大數據、云計算等信息科技飛速發展的時代，用數字記憶的形式，發揮其構建良好的數字記憶生態的新力量。

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