科研單位人事檔案管理的問題及對策

孟芳芳，李 穎，張 偉，孟媛媛

(1.中國科學院東北地理與農業生態研究所，哈爾濱 150081；2.聯想(北京)有限公司，哈爾濱 150090； 3.呼蘭區河道管理站，哈爾濱 150500)

科研單位人事檔案管理的問題及對策

孟芳芳1，李 穎1，張 偉2，孟媛媛3

(1.中國科學院東北地理與農業生態研究所，哈爾濱 150081；2.聯想(北京)有限公司，哈爾濱 150090； 3.呼蘭區河道管理站，哈爾濱 150500)

科研單位的人事檔案記載著科研人員重要的科研成果，是科研單位選人用人的重要依據。目前，科研單位的人事檔案管理工作中存在一些問題，針對問題，結合科研單位的實際情況，從提高檔案管理重視度、組建專業的管理人員隊伍、健全管理制度及加強配套設施建設等方面提出解決問題的對策。

科研單位；人事檔案管理；問題；對策

1 科研單位人事檔案的重要意義

人事檔案是記載個人身份履歷、思想品德、工作表現等內容的原始文件材料，它是個人人生經歷的縮影，在人力資源開發和人才政策制定等方面發揮著重要的作用[1]，也是人事管理工作的重要組成部分。對于科研單位來講，檔案管理尤為重要，科研單位是高級知識分子、科學家匯聚的地方，人事檔案記載著科研人員豐富的學習工作經歷及重要的科研成果，是挖掘人才、管理人才的重要依據。因此，加強對科研單位人事檔案的管理，確保檔案材料的規范、真實、完整性，充分發揮人事檔案的作用，是科研單位人事管理工作的一項重要內容。

2 科研單位人事檔案存在的主要問題

2.1 對檔案管理工作的重視度不足

對檔案管理工作的重視度不足主要體現在干部自身及單位領導層面：一方面，科研單位的專業技術人員業務比較繁忙，對待檔案的認識不足，檔案內容填寫不規范、信息材料更新滯后、歸檔不及時。如：姓名、出生日期、參加工作時間等在檔案材料填寫中，前后不一致[2]。在職攻讀學歷學位材料、取得的科研成果、獲得的專利、獎項等材料，往往都掌握在科研人員自己的手中，很多科研人員不能甚至不知道要及時提供給人事部門歸檔，導致信息更新滯后嚴重。另外，一些科研人員對于每年的年度考核表、評鑒等材料，認為與自身主要業務關系不大，處于一種應付了事的態度，填寫的內容大部分千篇一律，過于簡單，不能如實反映實際工作業績，使檔案的利用和參考價值大打折扣。很多科研單位領導對檔案管理工作不夠重視。由于科研單位往往“重科研，輕管理”，檔案管理相對其他管理工作，是一項看似簡單又很難見到成效的工作，部分領導對檔案管理的認識存在誤區，以為只要保管好材料，不丟失不泄密即可，對其重視度不足，以致出現檔案管理配備的人員不到位、經費不到位、管理不到位、規章制度不健全的局面，沒有真正列入科研單位的議事日程[3]。

2.2 缺少專業的檔案管理人員

近年來，受事業單位人事改革的影響，事業單位人員編制數量受到一定控制與縮減，科研單位的管理人員數量十分有限，檔案管理工作常由人事部門中一名工作人員來兼職負責，并不配備專職的檔案管理人員，工作人員往往“身兼數職”，還同時承擔著部門其他方面的工作。由于檔案管理是一項瑣碎枯燥、連續性強、保密性高、顯示度低的工作，責任重又難出業績，且往往被認為是無技術含量的重復性勞動，因此，在面對很多工作時，工作人員往往最先忽略的是檔案管理工作。

2.3 檔案管理配套制度不健全

按照《檔案法》的相關要求，科研單位應根據自身特點，建立一套符合實際、可操作性強的檔案管理制度和工作細則，從檔案分類、審核、歸檔、借閱、傳遞等各個方面提出明確、具體的工作辦法，使檔案管理工作走上規范化、制度化的軌道[4]。實際工作中，科研單位人事檔案管理的方式陳舊，單位自身配套制度建設缺失。管理制度多依照國家宏觀的制度，缺乏根據自身特點和實際情況制定的微觀的、可操作強的配套政策，導致人事檔案管理的嚴肅性、靈活性和實踐性大打折扣[5]，如：缺少配套的收集制度、歸檔制度，導致檔案材料信息更新不及時甚至材料缺失；缺少檔案的審核制度、鑒別制度，導致檔案材料的失真，等等。

2.4 檔案管理基礎設施不到位，信息化程度低

檔案管理的基礎設施與檔案關系密切，管理設施是否完備直接關系著檔案的保存質量和安全[5]，對于一些科研單位來說，往往由于辦公經費及管理權限等原因導致基礎設施配備不完善[6]，如：管理人員辦公室、檔案室、借閱室沒有嚴格分開，這些都給檔案保存工作帶來了隱患。另外，一些科研單位至今仍然沒有配套的檔案專用掃描儀、計算機等設備，檔案信息化僅僅是簡單的人員基本信息庫。信息庫中的數據多由兼職工作人員一次性錄入，缺少檔案電子掃描件的配套比對、信息更新及信息準確性審核等環節，致使人員基本信息庫中資料的完整性和準確性不夠，因此在檔案檢索、調閱檔案等方面，仍然大多采用手工操作的形式，無紙化閱檔基本沒有實現[7]。

3 科研單位人事檔案管理的主要對策建議

3.1 提高科研單位對檔案管理工作的重視度

加大對科研人員檔案重要性的宣傳，在職工中開展檔案填寫、歸檔等方面的專項講座，特別是在新入職員工培訓中增設檔案相關工作方面的培訓，提高科研人員對檔案重要性的認識。檔案管理工作離不開單位領導的支持，領導班子應高度重視人事檔案管理工作[8]，提供必要的經費支持、制度保障，盡可能建設專業的檔案管理隊伍。

3.2 加強人事檔案管理專業人員隊伍建設

首先要在選拔檔案管理人員方面下功夫，要選拔政治素養高、有責任心和敬業精神、學習能力強的管理人員來專職負責檔案管理工作，定期通過專業講座、組織參觀等形式，對人事檔案管理人員進行政策理論等方面的培訓，不斷提高其理論水平和實際業務能力。科研單位的主管部門、領導層應建立檔案管理審查小組，由專業人員定期檢查、督促檔案管理工作[9]，一旦發現業務問題，及時給予指導和糾正。

3.3 健全科研單位檔案管理配套制度

在制度建設方面，要結合科研單位自身的特點，出臺一些切實可行的工作細則，便于檔案管理人員日常工作有章可循。為確保檔案管理各項制度細則的有效落實，領導層面應起到督導的作用，明確責任，把檔案管理工作納入管理人員年終績效考評體系之中，激勵和規范檔案管理人員，推動科研單位檔案管理工作走上規范化、科學化的道路。

3.4 加強基礎設施及信息化建設

科研單位領導應加大對檔案管理工作的資金投入，提供完備的檔案管理配套設施，加強檔案管理的信息化建設。工作人員要不斷學習，更新管理理念，提高新技術的應用能力。要及時根據紙質檔案材料每年更新數據庫信息，提高人事檔案管理工作的質量和效率。

[1] 劉強.加強科研單位人事檔案的創新管理[J].人力資源管理，2016，(05)：257-258.

[2] 王楊，李林芝，張妍宇.對林業科研設計單位干部人事檔案管理工作的思考[J].林業建設，2016，(05)：32-34.

[3] 寧憲燕.對科研單位干部人事檔案管理工作的幾點建議[J].才智，2009，(10)：204-205.

[4] 何戰．重視和完善科研檔案管理制度——以廣西哲學社會科學科研檔案管理現狀為例[J]. 學術論壇，2013，(10)：113-118.

[5] 徐晴.農業科研單位人事檔案管理問題與對策[J].農業科研經濟管理，2015，(04)：43-47.

[6] 施麗雅．農業科研單位人事檔案管理問題研究[J].廣西職業技術學院學報，2008，(03)：28-31.

[7] 張艷菊.農業科研單位人事檔案管理問題及對策[J].山東檔案，2012，(05)：50-51.

[8] 李霞，陳令梅，李效賢.加強人事檔案管理為農業科技創新服務[J].山東省農業管理干部學院學報，2012，29(2)：27-30.

[9] 王佳琳.科研單位人事檔案管理工作的幾點建議[J].北京農業，2012，(03)：240-241.

Problemsandcountermeasuresofpersonnelfilesmanagementinscientificresearchunits

MENG Fang-fang1, LI Ying1, ZHANG Wei2, MENG Yuan-yuan3

(1.Northeast Institute of Geography and Agroecology, Chinese Academy of Sciences, Harbin 150081, China; 2.Lenovo (Beijing) Co., Ltd., Harbin 150090, China; 3.Channel Management Station of Hulan District, Harbin 150500, China)

The personnel file is an important basis of the selection and employment for the scientific research units, which records the scientific research achievements of the scientific research personnel. At present, there are still some problems in personnel files management of scientific research units, such as: less attention to the personnel files management, fewer professional file management staff, imperfect management system and the lack of file management facilities and so on. Based on the above problems, this paper puts forward the countermeasures to solve the problems from four aspects: paying more attention to the personnel files management, setting up a professional management team,improving the management system and strengthening the construction of supporting facilities.

Scientific research unit; Personnel files management; Problem; Countermeasure

G271

： A

： 1674-8646(2017)15-0074-02

2017-05-28