論時間管理①

夏慶利，羅一清

(1.黃岡師范學院 教務處，湖北 黃岡 438000；2.黃岡師范學院 商學院，湖北 黃岡 438000)

論時間管理①

夏慶利，羅一清

(1.黃岡師范學院 教務處，湖北 黃岡 438000；2.黃岡師范學院 商學院，湖北 黃岡 438000)

通過梳理管理理論的歷史沿革，認為時間管理既是邏輯起點，亦為管理的重要目標。從時間的資源屬性切入，指出時間管理的自律屬性和高成本屬性。通過分析時間管理的聚合效應、輪序效應、滴漏效應、鯰魚效應，提出時間管理的策略建議。

時間；管理；策略

干部不論大小，都在某個組織中承擔一定的管理職能。干部的執行力體現為管理的效率，效率很顯然與時間的利用有關，美國著名管理學家杜拉克說過：“時間是最稀有資源，也是一種罕見的資源。”[1]因此，如何管理好時間是我們必須關注的重點。

一、管理理論回顧

管，原意為細長而中空之物，其四周被堵塞，中央可通達，表示有堵有疏、疏堵結合。理，本義為順玉之紋而剖析，包含順規律的意思。所以，管理猶如治水，疏堵結合、順應規律。[2]管理按種類劃分，可分為行政管理、社會管理、工商企業管理、人力資源管理、情報管理等。每一種組織都需要對其事務、資金、人員、物資等所有資源進行管理。每一個人也同樣需要管理，比如管理自己的起居飲食、時間、健康、情緒、學習、職業、財富、人際關系、社會活動、精神面貌(即穿著打扮)等。對于一個群體，無論是社會還是組織，管理人是最根本的，而人的時間觀念是受到社會生產力發展水平和科學技術進步制約的，[3]隨著時代發展日新月異，對個人時間的管理提出了更高的要求。

亞當·斯密 (Adam. Smith,1723-1790) 在《國富論》(1776年)中首次提出勞動分工理論，這是管理理論的萌芽。他認為分工可以實現專業化生產，從而提高勞動熟練程度，減少工作轉換時間，利于發明專用工具、設備，最終提高勞動效率。[4]“科學管理之父”弗雷德里克·泰羅(Frederick Winslow Taylor，1856～1915) 認為：“管理就是確切地知道你要別人干什么，并使他用最好的方法去干。”[5]在泰羅看來，管理就是指揮他人能用最好的辦法去工作，最終目的是提高效率，并指出提高效率措施包括：標準化作業、標準化工作量(工作定額原理)、培訓、計件工資制。亨利·法約爾(Henri Fayol，1841～1925)認為管理由五項要素組成：計劃、組織、指揮、協調和控制。他的管理原則共十四條：分工、責權對等、紀律嚴明、統一指揮(一個下屬只接受一個上司的命令)、統一領導(目標同一的活動只能在一個領導人和一項計劃的指導下進行)、個人利益服從整體利益、薪酬激勵、集中、下級服從上級、人人有事干事事有人干、公平、人員相對穩定、鼓勵首創、團結(禁止濫用書面聯系的方式)。這實質就是健全地形成和維持組織并促進組織發揮機能的準則。[6]韋伯(Max Weber，1864-1920)的組織理論提出“理想的官僚組織體系”(Bureaucratic Model)即科層管理，其特點是：明確的分工、清晰的等級、詳盡的規章、非人格化的關系(理性意志代替個人情感)、管理人員職業化(固定的薪金和明確的升遷制度)。[7]梅奧(George Elton Myao，1880-1949)的霍桑試驗提出了著名的“人際關系學說”， 開辟了行為科學研究的道路。人際關系學說的主要內容：工人是社會人，非單純的經濟人；企業中存在著非正式組織，非正式組織與正式組織是相互依存的，對生產率的提高有很大影響；生產效率的提高，關鍵在于工人工作態度，即工作士氣的提高。而士氣的高低則主要取決于職工的滿足度，這種滿足度首先體現為人際關系，如職工在企業中的地位是否被上司、同事和社會所承認等；其次才是金錢的刺激。現代管理學之父，彼得·杜拉克(Peter F．Drucker，1909～2005)在1954年提出了一個具有劃時代意義的概念——目標管理(Management By Objectives，簡稱為MBO)，即更高的成就目標可以激勵自我做得最好而不是敷衍了事，從而使得我們能用自我控制的管理來代替由別人統治的管理。在所有組織中，90%左右的問題是共同的，不同的只有10%。優秀的管理隊伍是組織最昂貴的資源，需要多年的時間和極大的投入。[8]斯蒂芬·P·羅賓斯(Stephen P. Robbins)是當代美國著名的管理學教授，組織行為學的權威，他認為管理是同別人一起，或通過別人使活動完成得更有效的過程。即為實現預定目標而進行的計劃、組織、人員配備、領導、控制或合理組織和有效利用有限資源以達到既定目標的過程。[9]

當前管理理論強調系統化、重視人的因素、重視非正式組織、強調效率與效果的統一、 強調創新、重視戰略。未來管理理論趨勢：科技融入深(技術更新速度加快、IT的發展)；國際化(市場國際化、跨文化)；競爭性(基于資源和顧客、環境)；知識性(出現勞動雇傭資本現象)和人本性。對管理理論發展沿革的簡要回顧，不難發現管理就是為了提高效率。只不過采取的措施和路徑不同。亞當·斯密從勞動分工切入，認為專業化可以提高勞動效率；泰羅從作業切入，認為標準化可以提高勞動效率；法約爾從組織建設切入，認為組織管理可以提高勞動效率；韋伯認為官僚體系比一般組織更能夠提高勞動效率；梅奧從人的心理和行為關系切入，認為良好的精神狀態是提高勞動效率的關鍵；德魯克認為成就目標可以實現自激勵，從而自覺提高勞動生產效率；羅賓斯融合了前人成果，通過設立組織目標和組織管理提高勞動效率。現代管理借助現代通信技術和系統論的思想，將管理的視域擴大到全球，精準到每個細節，基于大數據管理，實現勞動效率的無窮大。[10]2

二、時間的資源屬性

(一)平常性和不可交易性 非洲缺水，我國廣袤的新疆缺水，整個華北平原都缺水。因為水資源的稀缺性，現代社會水越來越寶貴，從而使它具有了經濟價值。高原缺氧，所以出現了高原景區向游客兜售氧氣罐的新營生。但是時間對于非洲人民和高原居民與對歐美發達國家的富人并沒有差別，而且到目前為止還沒有交易的可能。正是這種平常性和不可交易性，通常讓人們忽視了時間的珍貴。

水資源的短缺，促使各國政府出臺了節約用水、防止水污染、強制水土保持的法律；大氣污染促使各國出臺了森林保護，節能減排的法律，國際上也正在積極推進碳排放權交易機制的建立。但是到目前為止，沒有一個國家出臺也無法出臺防止時間浪費的法律。珍惜時間全靠自律，沒有任何對等的經濟回報，因此，人們往往忽略它的流逝。

(二)稀缺性和不可替代性 王貞白(唐)在《白鹿洞二首》中寫道：“讀書不覺已春深，一寸光陰一寸金。不是道人來引笑，周情孔思正追尋。”自此“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”便成了我國家喻戶曉的古訓，教導人們珍惜時光。時間的寶貴還體現在它的邊際價值遞增效應，即時間的價值和作用隨著社會的發展和科學技術的進步而日趨增大。在不同生產力水平時期，時間投入與產出比例有較大差異。社會越進步，每一單位的時間的邊際價值就越大。每浪費一分鐘，將付出更大的機會成本。

網絡上有個趣味測算，如果一個人可以活到80歲，真正用于創造價值的時間只有3.3年，盡管這個測算不很科學，但是令人警醒，所以成功學里有個通行的說法，一個人的成就有多大，完全取決于他怎樣利用自己每一分鐘的時間。

(三)公平性和不可再生性 人的壽命是有限的，生命終結意味著這個生命體的時間資源耗竭。盡管世間每時每刻都在誕生新的生命，但絕不意味著任何生命體時間的再生，只不過是一個新生命體的時間耗散的開始。乞丐一天24小時，精英一天也是24小時，他們的不同在于對時間的規劃。杜拉克曾經說過：“不能管理好時間，你就什么也不能管理”。成功的人善于合理規劃時間，用有限的時間創造更大的價值。

胡潤研究院曾走訪了逾500名千萬級別的富豪，他們平均工作日睡眠6.6個小時，三成億萬富豪工作日睡眠不足6個小時。騰訊董事會主席兼CEO馬化騰經常凌晨下班，華為有種“床墊文化”——每人都有一個墊子，加班的時候用來休息使用，蘋果CEO蒂姆·庫克(Tim Cook)每天早上3點45分起床，一直工作到深夜。雅虎CEO瑪麗莎·梅耶爾(Marissa Mayer) 每周的工作時間多達130小時。

三、時間管理效應

(一)聚合效應 杜拉克提出過一個“整塊時間”的概念——就是自己可自由支配而不被打擾的幾個小時。腦力勞動的時間有零整差別，兩塊零散的時間效率不等于一個相同時長的整塊時間的效率，即1+1<2。對于管理者，由于大都屬于知識工作者，這些人的工作特性就是用腦工作，這與用手工作截然不同。凡用手工作的，就像織毛衣一樣，有空就可以接著干，而用腦工作一旦中斷就像掉線的計算機，一切都得重新來過，這就意味著前面的時間耗費低效或者完全無效。杜拉克舉了個寫報告的例子，連續做五六個小時能完成的一份報告，如果每次花15分鐘，每天兩次，兩個星期累計亦達七個小時了，結果恐怕還是一張白卷。用腦工作的人都是如此，包括科技研究人員。于是，他強調：“即使是只想獲得最低程度的有效性，管理者的絕大部分任務也需要相當多的整塊時間。如果每一次所花的時間少于這個極限，事情就做不好，所花的時間就是浪費，再做就得從頭開始。”

(二)輪序效應 時間有先后輕重差別，舉一個“石頭、沙子和水”的故事，先填石頭的人，是有大局觀的人，他們會先把自己人生框架搭建起來，然后填充沙子和水使人生完美；有的人沒有想到用大石頭搭建起大的人生框架，直接將瓶子中填滿沙子和水，這意味著瑣事占滿了人生，他的一生將碌碌無為。把時間用在刀刃上，管理學中“二八定律”指影響一件事物重要的因素只占20%，而不重要的因素占80%。學習時間管理，提高時間的利用率, 就要找出最重要的 20%的事情, 將主要時間花在最重要的 20%的事情上, 重要的事先做。[11]

(三)滴漏效應 大腦是一個喜歡接受新鮮刺激的器官，一旦搜索到超出自己理解范圍之外的信息，就會無比亢進和興奮，讓你注意感官刺激的信息。思科電子公司在2012年進行了一項調查發現，18歲到30歲的人群中，有60%會強迫性地打開智能手機查看社交網站更新。[12]現代化的信息社會恰恰就是利用了這一點，進行“博眼球營銷”，“圈粉”掙流量，提升自身市場價值。這種螞蟻搬家式的蠶食，最容易讓時間在這“看一眼，再看一眼”的過程中一點點消失，而且碎片化人們的時間，影響創造性勞動的效率，這也被稱為“科技時間陷阱”，這種陷阱最直接的受害者是黃金年齡的學習者，是時間邊際效率最高的一個群體，因而其危害更大。

(四)鯰魚效應 醫學研究認為，當一個人保持一定緊張的工作和生活節奏時，心臟往往要通過加強收縮并排出更多的血液，使人更專注，防止時間滴漏。同時，適度緊張是健康的促進劑，可延長人的壽命29%，相當于賦予人更多的時間資源。這正如暴風雨中的船，在承載能力范圍內適當的負重可以更好地抵擋暴風驟雨的侵襲，而空船時最容易傾覆。所以善于控制情緒，及時制定目標任務，保持適度緊張能獲得更大的時間產出效益。

四、時間管理策略

(一)善于整理“碎片時間” 成大事者始于時間管理。時間是無法調節、無法貯存、無法替代的資源，因此，一個有效的管理者最顯著的特點就在于珍惜并善于利用零星的時間。上班的時候，以及深夜大塊時間獨處學習的時候，要減少干擾源，包括視覺干擾源、聽覺干擾源，防止自己在多件任務之間頻繁切換。因為任務A切換到任務B是需要調整狀態的時間成本，所以要減少干擾，節約狀態調整的時間損耗，高效率地做事情。利用好上、下班途中的“碎片時間”，包括等車、乘公交、換乘、走路、買菜、做飯等，可以利用移動終端，完成零星的識記任務；或者了解重大熱點新聞事件，捕捉與自己工作、專業相關的信息；或者簡單計劃或反思一天的工作，以便更好地組織管理時間。

(二)建立有效的工作秩序 有效的工作秩序就是做好計劃。杜拉克認為，有效的管理者要善于設計有效的工作秩序，為自己設計優先秩序，并集中精力堅持這種秩序。很多中層經理人可能在勞累中持續付出無效成本，因為他沒有在提升下屬的技能、優化團隊的溝通模式、提升公司的流程改良、優化溝通成本、加速項目完成、提升產品質量等方面得到切實效益。當人們被緊急而不重要的事情綁架了注意力的時候，他們的“認知帶寬”就會下降，然后造成“執行控制力”下降，低效辦事，從而導致自己沒有多余的精力去思考長遠的事情，做出長期決策。同時需要確定明確目標，實現目標管理。帕金森在其著作《帕金森法則》說過：“你有多少時間完成一項工作，那么工作就會自動變成需要那么多時間。”[13]所以，要嚴格規定完成期限，減少干擾。

(三)重視“分享閱讀”模式 所謂“分享閱讀”模式，規則較為簡單：大家交換讀書筆記，用一個人的讀書筆記，撬動許多人的讀書筆記，這樣你就可以得到更多的讀書筆記總量。按一個人讀一本書需要一天計算，那么一年平均只能讀300多本書，但是100個人一起讀書的話，一年你就擁有多達上千本的閱讀量。因為他們的讀書筆記，很可能幫你讀完了某本書，所以這樣的讀書效率會幫助節約許多買書、選書、挑書的時間。讀書到最后有趣的是將兩本不同的書籍結合起來看共同點(即找規律)，這就是“思維認知帶寬”的擴展，你可以有各種方法去處理同一個問題，類似精通各種編程語言的開發人員，可根據項目的特點，確定用合適的開發語言，最方便、最高效地編寫程序語句。如果你只會一種語言的話，就會陷入開發困局。“分享閱讀”模式其實是“共享”理念的一種特例，只不過這種模式共享的不是實物，而是思想；其支付的不是貨幣，而是共享者的思想。效果是一樣的，即追求思想領域的“零邊際成本”狀態。[10]102

(四)積極利用“動力定型” “動力定型”是巴甫洛夫學說中的一個概念，指一種由固定程序的條件作用在大腦皮質中建立的暫時聯系系統，即自動化了的條件反射系統。“動力定型”形成后可以大大節省我們的腦力和體力上的消耗，減輕我們的負擔而提高功效。比如汽車駕駛，隨著駕駛技術的嫻熟，動作越來越流暢，操控快捷而且準確，甚至可以在駕駛過程中收聽音樂和新聞，實現“一心二用”。其實“動力定型”就是日常所謂的習慣，好的習慣終生受用，壞的習慣遺恨終生。所以要建立積極的“動力定型”，革除消極的“動力定型”，比如懶床就是典型的壞習慣，有的人知道自己懶床，不從改習慣入手，反而從定鬧鐘入手，有的手機還專門設置了懶人鬧鐘，這種消極的“動力定型”是時間管理的大敵。

(五)善用“甘特圖” “甘特圖”由亨利·勞倫斯·甘特(Henrry L. Ganntt)提出，內在思想就是運籌多個任務，優化時間管理。[14]比如，上班族早上起床后，假如要完成晨練20分鐘、洗漱15分鐘、燒開水10分鐘、蒸早點15分鐘、沏茶2分鐘、吃早餐10分鐘、喝茶2分鐘、更衣2分鐘等任務，累計耗時76分鐘。如果改用甘特思維，燒開水、蒸早點的時間可以與晨練同步，節約25分鐘，在洗漱時間里，茶水和早點可以打開蓋，降降溫，實現常溫進食和飲茶，還可以節約時間5分鐘。這樣計算下來，原來76分鐘的任務完全可以在45分鐘左右完成，而且避免過熱進食和飲茶，有利于健康。如果堅持這種習慣，形成動力定型，還可以節約更多時間。這類似于商品生產過程中的統計質量管理，把檢驗過程從生產末端移動到生產中的不同環節，及時糾正錯誤，減少無用成本。同樣由于甘特圖的特性，可以在完成一項工作中盡可能減少無用時間消耗，提高時間利用效率。

注釋：

①本文根據“黃岡師范學院第二期提升基層管理人員履職盡責能力培訓班”上的報告整理。

[1]彼得·杜拉克.杜拉克管理思想全書[M].蘇偉倫編譯. 北京:九州出版社，2003：89.

[2]張俊偉．極簡管理：中國式管理操作系統[M].北京:機械工業出版社，2013：8.

[3]馮淑文. 論時間管理──汲取我國古代時間思想的精華加強時間管理[J]. 人文雜志,1996(06)24-27.

[4]亞當·斯密.國富論[M].譯林出版社，2011：12.

[5]弗雷格利克·泰勒.科學管理原理[M].北京：機械工業出版社，2013：23.

[6]亨利·法約爾.工業管理與一般管理[M].北京：北京理工大學出版社，2014：36.

[7]馬克思·韋伯.經濟與社會[M].上海：上海人民出版社，2010：56.

[8]彼得·杜拉克.卓越成效的個人管理[M].北京：機械工業出版社， 2014：87.

[9]斯蒂芬·P·羅賓斯.管理學[M].北京：中國人民出版社 ，2012：27.

[10]杰里米·里夫金.零邊際成本社會[M].中信出版社，2014.

[11]廖新琳. 時間管理——人生最大的財富之源[J]. 現代企業,2007(05)13.

[12]http://www.92to.com/shehui/2016/04-06/2805784.html.

[13]諾斯古德·帕金森.帕金森定律[M].甘肅文化出版社，2004：82.

[14]鄔寶安. 如何應用甘特圖[J]. 經濟管理,1982(10)71-73.

責任編輯 付友華

2017-03-16

10.3969/j.issn.1003-8078.2017.04.01

夏慶利(1966-)，男，湖北麻城人，黃岡師范學院教務處，教授，管理學博士；羅一清(1997-)，女，湖北赤壁人，黃岡師范學院商學院學生。

C93-0

A

1003-8078(2017)04-0001-04