試析檔案管理工作內容與模式的轉變

魏雙躍

摘要：檔案管理是每個企業中不可缺少的結構，檔案管理的發展隨著社會、經濟、科技的進步逐漸提升，尤其是檔案管理中檔案收集方式、保存方式、工作內容、管理觀念、管理制度、人員素質等各方面均以得到有效改善與提高。利用先進的科學技術，促使檔案管理越來越規范化、合理化，使得檔案管理在新時期下對企業發展有著重要的促進作用。

關鍵詞：檔案管理 工作內容 管理模式 轉變

檔案管理工作是企業管理中的重要結構，檔案管理效率以及水平與企業發展息息相關，因此，加強檔案管理工作、改善傳統的檔案管理模式是企業當前重要的決策和任務。在新時期下，科學技術的研發與廣泛應用使我國的檔案管理工作內容以及模式有了翻天動地的變化，利用現代技術的功能，可以有效地彌補傳統檔案管理中的不足，對于具體的工作內容以及管理模式的體現，本文將會進行簡單介紹。

一、工作內容的轉變

（一）檔案的收集

收集檔案是檔案管理工作中重要的工作環節，對檔案管理質量影響也非常大。傳統的檔案管理，主要是以文字記錄方式為主，在記錄好活動、議案、個人信息等相關內容后，在進行保存。大多數情況下管理員會在相關記錄人員對其記錄后再進行保管工作。由于檔案信息是一個需要長期保存的文件，在日復一日、年復一年的累積下數量越來越多。若是想從中翻找某些文件，則需要足夠的時間，對大量的文檔庫一一翻查，可以說翻查難度非常大。同時這種保存方式對文檔的安全性并沒有基本保障，一些檔案紙張的質量會隨著時間的增長質量下降，從發黃到變脆，最后就會出現破碎情況，這樣就會使文件內容有模糊不清，甚至殘缺的現象。而在記錄過程中也會因為抄錄人員手寫速度的緣故，導致信息內容不詳細，不能達到全程記錄效果。若是將重要部分內容遺漏會導致嚴重的后果發生。

隨著社會、經濟、科技不斷發展，我國目前的檔案管理方式已經由原來的手動記錄方式轉變成電子檔案記錄方式，不僅提高的記錄速度，能夠將議案全過程清楚、真實的記錄下來，同時還能夠利用計算機技術、網絡技術、信息技術等各種先進技術的應用，將議案信息進行整理與歸檔，并保存在計算機中。電子檔案具有良好的便攜性以及保存期不受時間限制等特點，這使檔案內容的翻查方便性大大提高，也能夠有效的提高檔案存儲安全性、完整性。檔案收集工作就有了明顯的方便性轉變，同時也提高了檔案管理質量。

（二）檔案的保存

有效的檔案保存方式是保證檔案安全的關鍵，目前，我國對檔案保存采用的是電子檔案保存方式。利用電子檔案可以有效的節約傳統檔案保存所需要的大面積庫房使用空間，而電子檔案只需要幾臺計算機容身的空間即可。傳統的檔案保存中會考慮到檔案容易受到鼠、蟲類對其嗑、咬、破壞等問題，而在使用電子檔案時就可以不需要考慮該類問題。同時，在使用電子檔案過程中，對查找所需信息資料的方便性大大提高，可以大量減少紙質操作的時間與人力，節省檔案紙張費用、減少勞動力。

（三）工作新內容

由于電子檔案主要是通過相關工作人員對計算機進行操控，而計算機中所涉及的系統眾多，因此，為了防止檔案信息丟失，需要對其保存在安全可靠的位置中，并加強備份。電子檔案管理中，管理要求非常嚴謹，不僅需要一定的規范性管理制度，可同時還對管理者提出更高要求，管理者的綜合素質以及專業技術一定要過硬。電子檔案所保存的數據需要具備真實、準確等特點，并做好整理、分析、歸檔、保存等工作。同時每次進行檔案管理時，都要做好備份準備，以防止計算機各種問題發生而導致檔案信息丟失。特別是對重要的信息更要加強重視，做好防火墻保護措施，提高檔案的安全性。同時對所制定的管理制度一定要嚴格遵守與執行，確保按章辦事，按規操作。

二、檔案管理模式的轉變

電子檔案的管理內容和管理手段發生了變化，那么整個管理工作模式也會發生轉變，主要包括管理觀念的改變和管理制度創新與優化。

（一）優化傳統管理思想

檔案管理中，首先要對信息資源進行全方位掌握，保證檔案資料的真實性與全面性，并能夠將這些有價值的信息資源合理歸納于保留。在保存的同時，要做好信息分類處理等工作，為日后查閱資料提供方面。尤其是對具有機密性的文件檔案更要做好安全保管工作，避免信息泄露、丟失等情況發生。要完全改變傳統的管理觀念，實現科學管理，保證信息安全，而信息化管理作為當前主要應用的管理模式，第一可以轉變管理思想，第二能夠提高工作效率，第三能夠提升服務效能。

（二）檔案資源管理制度升華

檔案信息作為企業發展過程中提供正確決策與創新生產、經營形式的重要依據，檔案的安全關系著整個企業發展，因此加強檔案安全管理意義重大。傳統的信息存檔方式基本以紙質為主，并且保存在固定庫房中，這使一些不法分子很容易對其盜取、毀滅，由此可見，利用傳統的檔案管理方式，已經不能保證檔案的安全。而檔案管理信息化，是通過電子技術、網絡技術、計算機技術等先進技術的合成而形成一種具有高保密能力、高監控能力的儲存方式，并且利用可備份功能與重要信息多份備份，預防信息丟失，滿足檔案儲存安全要求。

三、提高管理人員的素質

作為檔案管理人員，一定要熟悉業務，并努力提高自身的業務水平，通過對相關專業知識的學習，掌握計算機和多媒體技術。在進行相關電子檔案管理的時候，通過不斷的更新自身的知識，實現對檔案管理水平的提升。對于相關的部門，也要注意多方面人才的引進，逐漸對檔案管理隊伍進行人才充實，最終實現整體管理人員素質的全面提升，改變以往的管理人員僅僅只能進行管理的狀況。

四、結語

經濟技術的不斷發展促使檔案管理工作的不斷改革和轉變，傳統的紙質檔案管理方式已經不能適合現在的電子檔案管理，只有通過不斷的改革創新，通過對檔案管理工作內容和模式的不斷轉變，才能逐漸實現對新時代電子檔案管理的全面掌控。當然作為檔案管理人員，也需要不斷的提高自身的多方面素質，根據時代的發展需求，不斷的學習相關的先進知識，最終實現自身管理能力和素質的全面提升。對于電子檔案的保存，要做到保存的嚴密性，并確保檔案保存的長期性。

參考文獻：

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[2]薛小霞.試析檔案管理法治化進程中的問題及對策[J].辦公室業務，2013，（15）.

（作者單位：黑龍江省社會捐贈管理中心）