巧用“三步法”科學管理工作計劃 提升工作效率

張磊

【摘要】工作計劃是每個部門、每一位職工都會定期制定的是對即將開展的工作的設想和安排，如提出任務、指標、完成時間和步驟方法等；對于基層單位而言，全面的將全年重點工作任務分解到月和周，合理的將繁雜的工作任務按照重要層級進行排序，對于已完成的工作定期做好總結，形成良好的工作習慣。

【關鍵詞】工作計劃 科學管理

一、部門（單位）簡介

博州公司作為業務密集型單位，除了要做好電網方式安排、二次專業管理、電網事故搶修指揮、新能源廠站調度等業務工作，還要服從省調和公司其他生產管理部門的各項工作要求，工作量大、業務種類繁多，稍有計劃不周，就會出現工作任務未按時完成，造成上級部門的考核；所以工作計劃制定是否得當、科學，管理部門是否動態跟蹤基層單位工作計劃完成情況，對完成情況是否進行督辦，都是目前基層單位存在的問題。

二、具體問題描述

（一）工作計劃制定顆粒度不夠精細、全面，工作計劃制定流于形式

年度工作計劃的科學制定與否直接決定著來年各項工作任務的完成效率。基層單位的年度工作計劃應總結本年度工作中存在的問題和短板制定來年工作思路，再將上級部門下達的重點工作任務納入其中，這樣制定出的工作計劃才基本全面?？涩F實呢，往往是不結合自身實際提出下一年工作思路，等靠上級單位下發全年重點工作任務，從源頭上忽略了自身存在的短板，然而上級單位下發的重點工作往往具有廣泛性、代表性，這樣制定出的年度工作計劃不夠全面，流于形式。

目前，各部門上報的工作計劃大致有周、月、年度及專項工作計劃，除了少數部門需要上報日計劃外，工作計劃上報周期顆粒度已經比較精細，就周工作計劃來說，應該是從年度、月度工作計劃及臨時工作計劃分解而來，但現實情況很難做到這一點，更多的是制定周工作計劃時，眼光只放在下周，甚至沒有將月度計劃體現出來，更不用說臨時重點工作，周工作計劃是部門、單位的最小工作計劃顆粒，是能否完成全年重點工作任務的關鍵點，還是各部門單位進行年終總結的重要資料；工作計劃制定沒有層次，未對省公司、地州公司工作以及部門日常工作重要性進行劃分，造成基層單位工作沒有重點，沒有方向，表現為上報的工作計劃只有日常工作及不需要各部門配合完成的工作，這就是制定工作計劃時未提前謀劃引起的，在基層單位屢見不鮮，已經嚴重影響工作效率。

（二）計劃完成情況未形成監督、考核閉環管理

對于工作計劃的監督和考核應該是確保公司各項任務和指標完成的重中之重，目前并未形成閉環管理機制，往往對于工作計劃都是缺少督辦，只注重考核，對于未完成工作任務引起的考核都是隨著考核的結束而結束，未對考核原因進行分析評估，這些都是工作計劃完成情況監督、考核閉環管理體系缺失造成的，是影響計劃制定剛性、影響工作效率的主要矛盾之一。

（三）工作計劃完成情況反饋、監督處于托管狀態

工作計劃完成情況的監督是一個動態的過程?；鶎庸ぷ饔媱澒芾聿块T大多存在只注重工作安排，輕于工作任務過程管控的現象，往往造成工作計劃處于托管狀態，影響年度工作任務完成率，會對公司造成業績考核風險；工作計劃執行單位大多存在等靠思想，不主動上報、反饋工作計劃完成情況，久而久之形成了上級安排的工作只要沒人過問，只要沒有考核沒干完也沒有太大影響，極大地破壞了工作計劃的執行剛性，對形成好的工作習慣產生了非常不利的影響?；鶎庸芾聿块T對于工作計劃完成情況沒有進行持續跟蹤，不了解重點工作完成進度，沒有對未完成計劃工作的部門或單位進行考核，或者是不了解工作未完成的原因，這些都是工作計劃處于托管狀態的體現。

三、解決問題的思路和方法

（一）利用星級區分工作計劃重要層級

基層單位要在年初要對各項工作進行梳理，按照省公司重點專項工作、省公司一般工作、公司“兩會”或專項重點工作、公司一般工作或部門重點工作、部門或單位一般工作（臨時工作也按照以上等級區分），按照重要程度依次設置為五、四、三、二、一顆星，在制定計劃時就通過星級對工作的重要程度進行區分，這樣有利于基層單位有的放矢、抓住重點，將工作計劃上報至管理部門，對于管理部門也是一種提醒，形成管理部門與基層單位良好的業務溝通體系。

（二）利用24“節氣”表分解月度重點工作

各單位可以利用24“節氣”表將上級和本公司年度重點工作分解至每月，加上上一年制定的重點工作思路，再將臨時下達的重點工作任務滾動列入節氣表中，每一個“節氣”間根據實際情況安排2-3項重點工作，這樣全年的重點工作任務在年初基本制定完成，將制定好的月度工作計劃再分解到每周，這樣就達到了年度計劃分解至月、周度計劃的目的，形成了工作計劃閉環管理機制，避免了遺漏重點工作引起的風險。

（三）加強工作計劃完成情況過程及考核監督管理

管理部門對于未完成的工作任務要格外注意，一定要搞清楚工作未完成的原因，如果是由于人員責任心造成的一定要加重考核，并要求責任人限期完成工作計劃；對于少數確實由于不可抗力造成的可以不予考核，但事后一定要盡快制定后續工作措施，盡量將不利影響降到最低。基層單位、部門要主動向上級部門匯報工作進展情況，按時上報工作完成情況的佐證材料，對于工作中存在的問題要及時與上級部門溝通，爭取問題解決的時間，盡量在計劃時間內完成工作，養成良好的工作習慣。

四、效果分析和經驗總結

通過利用不同星級和24“節氣”表制定的工作計劃將更有針對性，各部門、單位在年底就開始謀劃第二年的工作思路，同時結合公司下達的年度重點工作任務，制定出各專業年度重點工作計劃，再將年度重點工作任務分解到每一個月，再將上級管理部門和公司臨時安排的工作任務補充到計劃里，列為臨時工作，這樣以來從根本上解決了基層班組沒有重點、盲目性的工作，管理部門對于基層班組的管控也變得更有針對性，提升了年度工作任務完成率。

目前，博州公司實施工作計劃管理過程中，各部門、單位均能按照工作任務的重要層級進行計劃編制工作，對于臨時工作也能按要求滾動添加的計劃中，工作完成情況佐證材料能按時上報，對于不能按期完成的工作任務也會提前向分管領導和管理部門匯報；計劃管理部門積極跟進各部門、單位工作任務完成情況，對于快要到期的或上級部門重點工作任務進行定期督辦，同時對于工作任務未完成者進行相應的考核，形成了工作計劃閉環管理機制，截至2106年10月底已完成年初公司“兩會”下達的68項重點工作任務中的60項，剩余8項工作將在11月底全部完成。通過對工作計劃的科學管理，確保了公司年初制定和年中滾動添加的各項工作任務都能按時完成。