數字化檔案的信息安全管理策略研究

楊玉明

【摘要】數字化程度隨著我國信息技術的快速發展不斷加深，并促使我國檔案管理工作也開始向數字化方向改革。數字化檔案管理不僅方便，還能在一定程度上可以減少檔案損毀的問題，

和傳統管理相比具有顯著的優勢，但存在的一些安全問題，尤其是信息安全問題也必須引起我們的注意。本文就數字化檔案及存在意義做了分析，提出了改善信息安全問題的可行性措施，以促進我國數字化檔案管理整體水平的提升。

【關鍵詞】數字化 檔案管理 信息安全管理 策略

檔案管理是社會發展中的一項重要工作，對各領域發展起著不容忽視的作用。隨著網絡和信息技術的發展，數字化程度不斷加深，檔案管理工作要取得發展也必須對管理方法進行創新，采用數字化檔案管理方法，來全面提高了檔案管理的效率。但與此同時，信息安全是其中的一個關鍵點，必須加以重視，并開展有效研究和改善，才能保證我國數字化檔案管理得到更好的發展。

一、數字化檔案

隨著科技的發展，計算機逐漸進入到各行各業的工作中，可以說現在人們的工作與生活離不開計算機。有了計算機的幫助，現今人們的工作更加的方便，就管理檔案而言，原有的紙質版的檔案雖可以完好的保存信息，但是，其存在難以保存，難以查找，占用空間等等問題，所以為了改善這種狀況，現今的檔案管理多向數字化轉變。數字化檔案的管理方式可以說是在現有技術的基礎上發展而來的，應用計算機網絡將原有的紙質版的檔案進行保存，不可否認數字化檔案是存在一定的優勢的，因為現在的數字化檔案更加容易保存，更加節省空間，也更加容易保管。數字化檔案是一種新型的檔案信息形態，它運用諸多技術，如計算機技術，掃描技術，數據庫技術等等，將檔案信息進行存檔處理與保存。但是數字化檔案技術雖然方便，仍然存在著一定的安全問題，尚需改善這些問題。

二、實施數字化檔案信息安全管理的意義

在我國現代社會科技技術手段不斷發展的過程中，對檔案信息管理也不再拘泥于傳統的管理模式，而是隨著社會需求對檔案信息管理做出了合理的更新。目前數字化檔案管理在我國社會上也取得非常廣泛的應用，其自身不僅僅能夠為檔案管理人員帶來很大便利，而且對檔案數據準確性提升也起到非常重要的作用。但是在數字化檔案管理模式發展過程中還存在一定信息安全問題，針對于此就需要對整個檔案信息管理的安全性進行深入研究，對其中存在的問題提出有效的解決策略，從根本的角度上促使數字化檔案管理得到更好的發展。

在對數字化檔案實施信息安全管理的過程中，不僅僅需要對管理手段起到高度重視，還需要對在管理過程中涉及的技術手段有一個全面的了解，只有這樣才能更好的實現信息檔案安全管理。在實施管理之前還需要制定合理的保障體系，這樣對有效提升檔案管理各個環節的合理性起到不可忽視的作用。在信息保障體制實施的時候還需要對各個環節涉及的安全信息有一個全面的了解，更好的實現信息安全運行。在進行數字化檔案信息安全管理的過程中，需要技術人員的參與，因此還需要對整個過程中技術人員自身職業素養做出合理提升，從而提升技術人員自身工作效率，有效促使數字化檔案信息安全管理得到更好的發展。

三、數字化檔案的信息安全管理策略

（一）構建完善的管理制度

想要解決數字化檔案管理中存在的信息安全問題，首先要做的就是構建完善的管理制度，在構建制度過程中，應該綜合考慮所有的因素，并建立相應的崗位安全考核制度以及培訓制度等；其次，應該對已經保存的數字信息進行加密處理，將一些重要的信息進行加密處理，并通過脫機的方式進行保存。這樣可以提高數字信息的安全等級，防止數字信息被不法分子竊取；再次，應該從系統運行方面入手，對機房的出入人員進行控制，對機房環境進行有效的管理，同時還應該做好電磁波防護等相應工作；最后，應該設置管理權限、操作權限等相關的權限管理系統，這樣只能是由規定的人員進行管理工作，同時還可以從中查看到進行管理的人員，這樣一方面可以降低數字信息被竊取的危險，另一方面若是出現問題可以在第一時間內找到負責人員，從而降低工作人員篡改數據信息這一情況出現的概率。

（二）加強數字化檔案宏觀管理

想要提高數字化檔案管理的信息安全，就應該加強宏觀管理。宏觀管理是一項對技術以及專業等要求比較高的工作，在開展此工作的過程中，領導的思想應該是統一的，而且還應該針對宏觀調控工作設置相應的組織機構，通過明確的分工來有效開展宏觀管理，進而發揮管理工作的作用，提高數字化檔案信息安全性。

（三）計算機安全管理

數字化檔案信息管理存在不安全因素和計算機出現故障有著密切的聯系，所以相關人員必須保證計算機的正常運行，盡可能減少計算機出現故障的概率。工作人員應該針對工作需求來選擇合適的計算機硬件以及軟件，在使用過程中需要按照規定流程使用，同時還應該對硬件的兼容性進行審核，從而避免數據信息丟失。與此同時，還應該定期地更新軟件，保持軟件與時俱進，這樣才能有效地保證信息安全，進而發揮數字化檔案信息管理的優勢，為相關部門的發展提供有力依據。

（四）提高數字化檔案管理人員的素質

檔案管理的工作人員是檔案管理的執行者，員工的工作水平對于數字化檔案管理的管理效率有著直接的影響，因此，提高數字化檔案管理人員的素質是非常有必要的。想要促使管理人員做好管理工作，應該讓管理人員具備以下幾點素質：第一，要了解管理方面的專業知識，對于數字化檔案管理有一定的認知，在工作中能夠具備較強的安全管理意識，這樣將安全管理工作落到實處；第二，管理人員要掌握計算機技術，能夠熟練地使用計算機，在利用計算機開展數字化檔案管理的過程中能夠做到得心應手，這樣才能用計算機有效的開展安全管理。員工想要更好地開展數字化檔案信息安全管理工作，就要具有這二方面的能力，只有這樣才能做好安全管理工作，進而發揮數字化檔案管理的作用。

四、結語

總之，檔案數字化是檔案管理的必然趨勢，要充分發揮檔案管理的作用就要將維護檔案信息安全作為一個重點工作來抓，結合數字化檔案信息系統的實際運行特點，通過制度的完善、人員素質提升及宏觀管理和計算機安全管理等措施實施，來促進我國檔案數字化安全性的提升，促進檔案管理工作整體發展。

參考文獻：

[1]翟俊海.數字化檔案的信息安全問題與管理策略[J].辦公室業務，2014.

[2]李建巧.數字化檔案信息安全管理的幾點體會[J].科技與企業，2013.