人事檔案在醫院人力資源開發中的作用

杜振強

(福建醫科大學附屬口腔醫院，福建 福州 350002)

隨著我省醫藥衛生體制改革的全面深入，建立現代醫院管理制度是醫院衛生體制改革的重要目標之一。現代醫院管理制度的根本核心思想就是要調動人的積極性，強化醫院的獨立法人地位，落實經營自主權，逐步建立現代醫院法人治理結構。人作為第一生產力的作用愈發凸顯出來。醫院人事、財務、總務、信息、醫務等職能部門在現代醫院管理制度的建立中將承擔越來越多的任務，起著關鍵作用，其中人事部門的功用將更加重要。作為人力資源管理的有效載體—人事檔案將在現代醫院管理制度的建立和醫藥衛生體制改革中發揮著不可比擬的作用。如何在新形勢下，研討加強人事檔案的管理，更好地發揮在醫院人力資源開發中的作用，是值得我們去深究的。

1 人事檔案管理與人力資源開發利用的關系

人事檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，也是醫院發展戰略管理不可或缺的重要內容。人事檔案是醫院人力資源的重要財富，是全院廣大干部職工德、勤、績、能、廉等方面表現的原始材料體現，是醫院人力資源開發利用的重要智力源泉和蓄水池。人力資源開發利用指的是在現有的人力資源這個平臺上，根據醫院的發展目標、組織框架等實際情況，通過調查、分析、研判、規劃等方式，對人力資源要素進行重新調整、分配，達到人力資源管理的合理運轉，為醫院的發展提供更大的價值。

人事檔案管理與人力資源開發利用是相輔相成，互相促進的關系。

第一，規范的、完整的人事檔案是進行人力資源開發利用的根本前提。一份完整的人事檔案應該包括十大類。即第一類是履歷材料，包括知青、教師、職工、軍人、干部履歷表、簡歷表、黨委委員、人大常委、政協委員簡歷表等；第二類是自傳材料，其中包括領導干部個人有關事項發生變化的報告表；第三類是鑒定考核考察材料，包括鑒定材料、干部年度考核表、出國人員鑒定表、經濟責任審計結果報告等；第四類是學歷學位、專業資格考試及職務、反映個人科研學術水平、培訓材料；第五類是政治歷史情況，包括有關干部本人歷史上重要關節問題的審查材料及入黨、團、參軍、出國等各類政審表等；第六類是入黨入團材料；第七類是獎勵材料；第八類是處分材料；第九類是工資、任免、出國及其他材料；第十類是其他重要材料，包括體檢表、殘疾等級、就業報到證、干部人事檔案報送單等材料。沒有完整、詳細的人事檔案，人力資源開發利用將是無泉之水，空中樓閣，無從談起。

第二，人力資源開發利用的程度一定程度上反過來促進人事檔案管理的規范性。人力資源開發的越好，對人事檔案管理的要求就越高，要求人事檔案管理部門提供更多的信息和材料。這樣就推動著人事檔案管理部門有意識去收集、整理、分析更多的人事檔案材料，從而使得人事檔案更加齊全、豐富，有價值性。

2 人事檔案管理的現狀分析

2.1 人事檔案管理人員服務理念有待更新

傳統的人事檔案管理只是比較機械的、簡單的、單純的將人事檔案材料收集，歸檔，放進檔案盒或柜子，這樣工作算告一段落。人事檔案管理人員的工作就是坐著等，有員工需要的時候，提供查詢、檢索。人事檔案的功能就是提供查閱，沒有更多的服務功能，也更談不上開發利用。現有的人事檔案充其量就是提供簡單的查閱功能。現有查閱頻率比較高的情況大概是三種，第一是干部選拔任用；第二是干部職稱晉升評審的時候；第三是退休人員相關證明閱檔。人事檔案管理人員的工作職責自我認定就是提供查閱，做好人事檔案的保密工作，及時收集并歸檔好人事檔案材料。這與新時期的醫院發展要求遠遠不相適應，不能滿足醫院發展的需要。建立現代醫院管理制度，更加重視人、強調人的作用，挖掘出人才資源，這就要求我們的人事檔案管理人員要更新理念，改變傳統的工作模式，調整工作服務方式，重新審視人事檔案管理工作。

2.2 人事檔案管理的硬軟件有待提升

醫院的工作重心向臨床一線傾斜，注重門急診人數、醫療收入指標、科研能力指標等方面，重業務，輕管理。這就不可避免帶來了大多數醫院行政后勤管理方面工作做得不夠到位，不夠科學及規范。目前大多數醫院的檔案室都無法達標，沒有辦法做到“三室分開”，即檔案室、檔案工作人員辦公室、閱覽室。隨著門急診人數的急劇增加，診療空間越來越有限，留給行政管理部門的空間就非常少了。要實現人事檔案管理工作的規范化、科學性，就要加大對人事檔案管理的硬軟件投入。要給人事檔案管理部門足夠的空間，按照檔案規章制度要求提供空間和場所。隨著社會的發展，醫院規模的擴大，醫院臨床專業分工越來越細，同樣對行政管理部門的要求也是一樣，分工細化，職責分離，各方面的訴求愈發強烈和多樣。這對行政管理部門提出更多的挑戰、要求，人事檔案管理部門提供的服務也多樣化、復雜化。現有的人事檔案人工、手工管理模式已遠遠不能滿足醫院發展的需要，需引進先進的計算機管理模式，強調數據化時代特點。

2.3 人事檔案管理工作目標有待明確

現行的人事檔案管理工作屬于人事部門的一個工作范疇，屬于人事部門日常工作的一部分。從事人事檔案管理工作的人員大多是兼職的，一人多崗，沒有明確的工作任務和目標，都是抽空，利用業余時間整理人事檔案，存在能整理、歸檔多少就多少，可做可不做的現象。這就一定程度上使得人事檔案的功用受限。人事檔案管理的工作目標就很空泛，沒有具體化、明確化。從事人事檔案管理人員只負責做好人事檔案材料的歸檔、收集就算完成任務。人事檔案管理部門的工作職責也不明朗，沒有具體的量化指標，平時的工作就處于游離狀態，沒有統一、集中、明確的工作目標要求。這使得人事檔案資料的收集與利用開發存在脫節、不相對稱的關系。人事檔案資料的最大功用還是在于它們的利用方面，為人力資源的挖掘提供素材和依據，服務醫院人才發展的需要。

2.4 人事檔案管理考核體系有待建立

人事檔案管理有一整套的規章制度和要求，有檔案管理人員行為準則，庫房建設標準規范、檔案材料歸檔范圍條例，人事檔案工作職責、人事檔案管理規定等等制度和要求。人事檔案管理只有建立統一的、規范的、科學的管理制度和規定，才能更好地發揮人事檔案在醫院人力資源開發利用的作用。除了建立完整的人事檔案管理制度外，還應建立人事檔案管理考核體系。再好的制度，如果沒有執行的話，那充其量只能算做是空中樓閣，海市蜃樓，曇花一現，沒有多大價值。要把制度執行到位，落實到位，監督到位，責任到人，把關到位，這就需要一定的規約。無規不成方圓，建立人事檔案管理考核體系，規約人事檔案管理工作的規范、高效就呼之欲出，迫不及待了。這個考核體系也是一個系統工程，需要各方面的密切配合與執行，才能發揮實際作用。

3 加強人事檔案管理，發揮人事檔案在醫院人力資源開發中的功用

3.1 提升人事檔案管理人員服務水平

俗語說，態度決定一切。思想的高度決定行動的高度。從事人事檔案管理人員的工作理念決定著人事檔案的開發利用成效。隨著公立醫院改革的深入，人員流動，人力資源要素重新配置，強調人的作用，發揮廣大醫務人員的工作積極性，主動性，創新性，調動優質的醫療資源服務廣大患者，保證醫療事業的健康可持續發展，維護人民群眾的健康福祉，這一切的最根本來源是醫院人力資源的正確配置與開發。實現人力資源的正確配置與開發，又要得益于醫院人事檔案的規范、高效管理。作為人事檔案管理的執行者—人事檔案管理人員，其服務能力、服務水平就愈發關鍵。提升人事檔案管理人員服務水平，提供準確、有效的人事檔案信息，為醫院用人決策及人力資源開發提供強有力的抓手。

3.2 加強醫院人力資源開發調研，實現人力資源的動態把控

人作為第一生產力，現代社會的競爭歸根結底是人的競爭。不管是一個國家、一個地區或一個企業、一個單位，人才爭奪戰永無停止。人力資源作為一種重要資產，彌漫在一場場無硝煙的戰爭中。人力資源這一術語也越來越被廣泛提起，并獲得非常高的美譽度。人力資源的開發利用就被提上議事日程，誰在人力資源開發利用上下功夫，誰就能獲得成功的主動權。調研分析醫院人力資源的現狀，給予人力資源科學的分類培養(在醫療系統中，人員分類可以分為行政后勤人員、醫生、護士、醫技人員。每個類別的人員在醫院承擔的職能和作用是不一樣的，這幾類人員不能一刀切，要因人而異，根據實際進行培養，制定明確的培養目標和培養措施，才能做到人盡其才，人盡其用)，制定相應的人力資源管理開發利用政策，實現醫院人力資源的全面開發利用。人力資源配置要作為一個動態安排，才能滿足不斷變化的醫院發展實際。

3.3 加大人事檔案管理的硬軟件投入，推動人事檔案的規范化建設

人事檔案管理工作不只是一項簡單的業務工作，而是跟醫院發展大局、醫院現代化建設息息相關的。人事檔案管理工作應納入醫院工作的主要議程，與醫院醫療工作、后勤保障工作同研究、同部署、同進步。加大人事檔案管理的硬軟件投入，比如增加人事檔案管理的場所與配備專門的人事檔案管理人員，設立人事檔案管理專項資金，制定明確的人事檔案管理規章、法則，加快人事檔案管理的信息化建設，購買計算機、掃描儀等現代設備。按照檔案室建設標準，加強各方面的投入與建設。改變傳統的人事檔案管理面貌，用現代技術、現代理念武裝、建設人事檔案管理工作，建立高效、快捷、便利的人事檔案信息查詢系統，用更優質的服務、優質的質量來滿足醫院人力資源開發利用的要求，推動人事檔案的規范化建設，發展規范的、標準的人事檔案管理工作。

3.4 加強人事檔案的編研工作，更好發揮人事檔案的價值功用

現代醫院管理制度的建立，需要的是醫院各個層面、各個系統的優良組合和良性互動，對各個方面的需求愈發多樣和迫切，這里面效率、數據成為工作的常量。人力資源開發利用所需要的數據、資料是多樣且又是具體精細的，這就要求，加強人事檔案的編研工作。根據人力資源開發利用的要求，多方位、多層面做好專題、專項材料的準備，既要有母項目，又要有子項目，子項目又要再細分成各個模塊。人事檔案材料的編研工作做得越細，在工作中發揮的作用就越多。只有做到常編研，會編研，懂編研，人事檔案材料的價值功用才會用到最大化。這就要求我們的人事檔案管理者要在平時的工作中多分析、多動腦、多調研，關注醫院發展態勢，及時把握醫院發展動態，適時做好人事檔案的編研工作。

人事檔案在醫院人力資源開發中有著獨特作用，加強人事檔案管理工作方式的創新，提升人事檔案管理人員的工作水平，完善人事檔案管理的各項規章制度，為醫院的可持續健康穩定和諧發展添一份力，助一把手，這是公立醫院改革的要求，也是人事檔案自身價值體現的重要方面。