SAP系統中的信用管理策略設計與實現*

電子科技大學成都學院 李楠楠 邱虹

SAP系統中的信用管理策略設計與實現*

電子科技大學成都學院 李楠楠 邱虹

客戶的信用等級和結算交易的歷史記錄成為現代商務交易中不可忽視的因素，信用管理也成為企業日常經營風險控制的重要環節。本文通過對于信用管理的業務流程分析，系統闡述了SAP系統的信用管理策略設計思想及信用管理模塊的具體設計。從而有效幫助企業定義信用相關的交易規則，降低企業日常交易中的風險。

信用管理 SAP 授信額度

一、引言

當前商業環境下多數企業不得不面對是否進行產品賒銷的兩難選擇。賒銷是把雙刃劍：如果不賒銷，企業很難迅速擴大銷量，影響企業的成長速度；如果賒銷，生意雖然能夠很快做大，壞帳也隨之產生，輕則降低資金周轉率和利潤率，重則導致企業資金鏈的破裂，企業的危機也就跟著出現。因此客戶的信用等級和結算交易的歷史記錄成為現代商務交易中不可忽視的因素。信用管理也成為了企業日常經營風險控制的重要環節。SAP商務套件是ERP系統的升級版本，它除了具有原有ERP系統功能以外，還集成了供應鏈管理、供應商關系管理、客戶關系管理、產品生命周期管理等功能。并且在SAP商務套件中引入了信用管理模塊，該模塊部署于財務會計和銷售分銷系統之間。本文針對目前國內外企業的信用管理特征，結合企業信用管理的業務流程分析，研究了如何將信用管理策略應用于SAP商務套件。系統的闡述了信用管理策略的設計思想及信用管理模塊的具體設計。從而有效幫助企業定義信用相關的交易規則，降低企業日常交易中的風險。

二、信用管理相關的業務流程分析

（一）信用管理的工作機制分析在客戶信用管理中企業應先根據客戶不同的分類特征，按照預先定義好的規則給客戶（或客戶組）授權一定的信用額度（如5000元）。在客戶的賒賬金額不超過這個額度的情況下可以進行正常的賒銷交易，超出此額度的交易會遇到系統的警示信息或者自動凍結。信用管理專員可以根據實際情況來解凍。

（二）企業交易過程分析為了重點研究信用管理模塊的設計思路，本文把與信用管理不太相關的業務省略。把企業之間交易過程簡化為創建銷售訂單、發貨給客戶、打印銷售票據給客戶、結轉至財務系統、收到客戶貨款5個步驟。

（三）賒賬金額核算過程分析在企業交易過程中會產生賒賬金額的變動，下面將逐步分析賒賬金額在SAP系統中的核算過程。賒賬金額=未清訂單金額+未清送貨單金額+未清銷售票據金額+銷售應收款金額+財務應收款金額。其中每個子項目的含義和核算方法如表1所示。

此外，在S AP系統中還提供了付款卡預授權、財務憑證（如商業匯票）抵押和第三方擔保等信用擔保方式。用來保證一些風險相對較高的交易的資金安全。這類交易因為有明確的擔保措施，所以不占用企業的信用額度，不計入賒賬金額。

表1 賒賬金額子項及核算方法

三、SAP系統中信用管理主數據的設計

（一）信用控制范圍設計SAP商務套件引入了信用控制范圍的概念，它定義客戶授信規則及一系列的信用檢查規則?？蛻舻慕灰鬃罱K會通過規則確定一個信用控制范圍，從而在業務過程中應用這些檢查規則。

（1）信用策略設計。信用控制范圍是一個組織單位，用于指定和控制客戶信用額度。信用控制范圍可以包含一個或多個公司代碼（分公司）。在信用控制范圍下可以通過統一或者分散的信用策略，選用哪種信用策略取決于公司信用管理的實際情況。當信用管理由分公司來操作，可以采用分散的模式，反之則采用統一的模式。例如有一跨國公司在亞太區和歐洲區有兩個分公司，并且在中國和德國都設立了銷售部門，這兩個銷售部門都可以賣產品給客戶A。采用統一的信用策略。兩個銷售部門對于客戶A共享一個授信額度，當客戶A的賒賬金額超過15,000美元時，新的訂單將會被自動凍結。該公司如采用分散的信用策略。每個分公司設置獨立的控制范圍，客戶A在兩個分公司有不同的授信額度，這兩個額度不會相互影響。當在中國區的賒賬金額超過10,000元人民幣時，無論在德國區的賒賬金額是多少，新的訂單都會被自動凍結。

（2）計量貨幣定義。每個信用控制范圍定義一種計量貨幣，不同的信用控制范圍可以定義不同的計量貨幣。對于分散模式的信用策略來說，計量貨幣是銷售組織或者公司的財務報告所用的貨幣。對于統一模式的信用策略來說，當出現客戶交易貨幣與計量貨幣不一致時，信用額度的授權和計算最終都會通過貨幣匯率換算成該計量貨幣。

（3）信用管理小組及專員設置。信用控制范圍下可以設置多個信用管理小組，這些小組可以由一個或者多個信用管理專員組成。當某項交易因為信用額度不夠而被凍結時，系統可以根據客戶所在的地區、行業或者購買的產品來分發給對應的小組。由小組專員進行信用調查后做后續處理（如解凍或者鎖定）。

（二）信用主數據設計

（1）授信額度設計。在信用控制范圍內需要定義信用賬戶，每個信用賬戶分配了對應的授信額度。授信額度是指給信用賬戶設置的一個額度，在當前的信用控制范圍內的賒賬總額高于這個額度的交易會被凍結。授信額度分為單個最大授信額度和客戶最大授信額度。單個最大授信額度是定義一個最大值，每個信用控制范圍給該客戶的授信額度均不能超過這個值。這樣從單個信用控制范圍上防止了分散管理中的管理風險。客戶最大授信額度是指對于分散信用策略，可以為客戶設定一個最大授信額度，所有的控制范圍給該客戶授信額度的總和不能超過這個匯總值，從總額度上防止了分散管理中的管理風險。

（2）客戶授信設計。對于普通公司，可以分配獨立的信用賬戶，對于集團公司可以分配同一個信用賬戶，這樣所有的子公司都在該信用控制范圍內共享同一個信用額度。在創建新客戶時，可以通過手動或者自動兩種方式為客戶授信。信用專員可以通過一定的參考規則（如從第三方機構查看信用評級等）手動維護信用賬戶的授信額度。也可以針對新客戶設定統一的風險分類，并設定具體的授信額度（如500美元），當有新用戶產生時系統會自動給這個新客戶創建該授信額度的信用賬戶。

（3）信用主數據拓展?？紤]到客戶信用情況對公司的重要性，國外很多信用評級機構會提供客戶信用的評級、查詢和上報功能。以鄧白氏公司舉例，他會給每一個公司都設置一個D-U-N-S編號，通過輸入該編號可以查詢該客戶的歷史交易信息及公司對它的評級。SAP系統中保存這種類型的數據，同時保存這類公司的業務調用接口。

四、SAP系統中的信用管理流程的設計

（一）信用檢查流程設計當有新的訂單時，銷售人員在保存訂單或者發送到下一步時，觸發信用檢查。信用檢查的過程可劃分為確定信用控制范圍、實施檢查、結果展示3個步驟。（1）確定信用控制范圍。對于客戶的日常交易，通過以下4種方式確定信用控制范圍，優先級依次增高。第一是通過公司代碼所對應的控制范圍。第二是通過負責該客戶的銷售區域對應的控制范圍。第三是通過客戶信用數據中的銷售區域劃分所對應的控制范圍。第四是通過用戶開發自定義的邏輯所提供的控制范圍。（2）實施檢查。實施檢查需要先確認該訂單值是否超過信用控制范圍設定的最大訂單值。然后檢查賒賬金額+當前訂單額是否超過此信用控制范圍的授信額度。最后檢查關鍵字段是否違規。例如付款條件（如貨到付款享受幾折、十天內支付享受幾折等）與付款相關的字段在創建訂單時被修改的情況。（3）結果展示設計。結果展示要分為檢查通過，檢查失敗兩種情況。檢查失敗又分為發出警告信息和錯誤提示兩種結果。

（二）解凍訂單流程設計當訂單被凍結時，對應的信用管理小組會收到郵件通知來處理對應的被解凍訂單。信用管理專員可以通過以下4種方式來核查客戶的信用信息。一是與賬務部門核查是否有存在該客戶已還的款項還未入賬情況。二是檢查客戶與本公司（集團）交易歷史，看能否臨時或者永久調整該用戶的授信額度。三是檢查第三方信用機構出具的該客戶的信用信息。四是其他能夠證明該訂單風險可控的因素。通過核查后，信用管理專員可以將該訂單解凍，并附注解凍的原因以備內部審計使用。未通過核查時，采取相應的策略。包括要求客戶提供這個訂單的全額或者超出授信額度部分的擔保、要求客戶針對訂單直接付款或者償還賒賬金額、鎖定訂單。

（三）賒賬金額變動設計除了創建新訂單會對賒賬金額產生變動外，以下情況也會使客戶的賒賬金額發生變動，見表2所示。

表2 賒賬金額變動情況表

本文針對目前國內外企業的信用管理特征，結合企業信用管理業務流程的分析，研究了如何將信用管理模塊應用于S AP商務套件。系統的闡述了信用管理策略的設計思想及信用管理模塊的具體設計。從而有效幫助企業定義信用相關的交易規則，降低企業日常交易中的風險。

*本文系2015年四川省教育廳哲學社會科學重點研究基地項目“現代設計評價方法研究”（項目編號：M D15E008）階段性研究成果。

［1］林少鵬：《SAP系統中的信用管理》，《信息系統工程》2011年第5期。

（編輯 張芬）